Anticipos y depósitos
2.E. Alta de Anticipos/Depósitos
En este apartado damos de alta las cantidades que nos adelantan a cuenta los clientes, o los depósitos que posteriormente serán devueltos al acabar el servicio.
Definimos en este desplegable si el anticipo corresponde a una reserva, a una estancia, o a un pago a cuenta.
Para la reserva nos solicitará el número de reserva.
Para la estancia, nos pedirá el número de habitación.
Para el pago a cuenta, el código de la empresa o el nombre del cliente directo.
Elegimos el anticipo o depósito.
Seleccionamos el tipo de cliente, ya sea Agencia, Empresa o cliente Directo.
Completamos el resto de campos y ya tendríamos listo el anticipo.
Anticipos a grupos. Si tenemos una estancia que corresponde a dos habitaciones y le diésemos el anticipo a una de ellas no podríamos aplicarlo en la otra, por lo que debemos proceder de la siguiente forma. Ir al apartado de Anticipos y asignárselo a la Reserva (en lugar de la habitación), que aunque no exista, quedará dicho anticipo para las dos Habitaciones.
Para que no salgan los anticipos en la proforma, se debe marcar, en la opción B.8. Setup – Formatos/Interfaces -> Facturas, el bullet «No mostrar anticipos en proforma«.
A la hora de usar los anticipos en el cobro de facturas, en la configuración del Backoffice B.7. Setup – General => Parámetros opcionales => (25) Mostrar anticipos en cobro sólo de la reserva, podemos definir si queremos que a la hora del cobro de la factura sólo aparezcan los anticipos relacionados con la reserva o todos los anticipos relacionados con el titular de la reserva. Por ejemplo, si tenemos una agencia que nos hace el prepago de las reservas, activando el bullet, al cobrar una factura de una reserva, sólo nos da la opción de usar el anticipo relacionado con esa reserva. Si lo desactivamos, nos dará la opción de cobrar con cualquier anticipo que haya hecho la agencia.
¿Por qué diferenciamos Anticipos de Depósitos?
- Anticipos: Consideramos anticipo como una cantidad a cuenta que, en general, se aplicará posteriormente al pago de una factura. Se guarda un histórico de todos los anticipos al igual que de su aplicación.
El apunte contable que se genera contra la cuenta de Anticipos identifica los TRES PRIMEROS CARACTERES DE LA CUENTA DE CONTROL más los 5 ULTIMOS NUMEROS DE LA CUENTA DEL CLIENTE AL QUE SE LE APLICA EL ANTICIPO.
- Depósitos: Consideramos depósito aquellos importes que el cliente nos deja en prenda, por el préstamo de un determinado servicio (toallas, mando TV, Llave Caja Fuerte, …), y posteriormente se le devuelve dicho importe al acabar el servicio.
- No se almacena su histórico, muere en el momento en el que se le hace la devolución al cliente.
- No se pueden usar para el cobro de facturas.
Asiento de Anticipos y Depósitos
2.F Gestión de Anticipos
En esta opción podemos gestionar todos los anticipos de las fechas que hayamos filtrado en la parte izquierda.
Podemos añadir, editar, borrar o devolver.
Devolver anticipo. Por defecto nos indica la forma de pago original del anticipo. No se pueden hacer devoluciones parciales. El procedimiento es devolver el anticipo original y hacer un nuevo anticipo por el nuevo importe. Siempre contra el mismo cliente.
Pulsando el icono de Histórico, y posicionándonos encima de un anticipo determinado podemos saber toda la historia de este anticipo (trazabilidad de los anticipos), ya que los anticipos no mueren aún cuando se hayan usado.
2.G Gestión de Depósitos
El sistema de carga de depósitos es prácticamente igual que en los anticipos.
