B.7. Configuración
PROCESOS DE OFICINA (BACKOFFICE)
B.7. Registros de Control (Setup – General).
El Panel de A BORDO
Vamos a tratar ahora uno de los temas importantes de Smart Seven Stars, según customicemos los diferentes apartados el programa se comportará de diferente manera. Realmente es el punto donde el sastre le cambia el traje «prêt a porter» por su traje «a medida«.
Class One por defecto le hemos dejado unos valores que «entendemos más usuales», pero evidentemente cada Hotel es diferente.
El acceso a esta parte de programa deberá ser siempre restringido para que ningún usuario pueda cambiar los parámetros del «piloto automático» que nos conducirá todos los días a «buen aeropuerto«.
En informática «la de antes» les solíamos llamar a estos apartados «registros de Control«, a continuación exponemos cuales son y sus valores más habituales.
Es conveniente que cuando se modifique algún valor importante de estos apartados los usuarios se salgan del programa y vuelvan a entrar para que tome correctamente todos estos valores.
Podemos acceder directamente pulsando el icono de configuración, o por la opción B.7, o por el menú hamburger
Accede al manual pulsando encima de cada opción.
General
Conectividad
StarBEO
Privilegios – Menú Principal
Privilegios – Menú Alternativo
Contadores
Parámetros Condicionales
Parámetros Opcionales
Allar
Impuesto
Por defecto
Reservas
Cierre de noche
Idiomas
Business Intelligence
Programador de tareas
Triggers
Revenue
Limpieza de clientes
B.7. Setup - General General
Versión actual en la que se encuentra
Datos de Personificación.
No accesibles por el usuario. Su manipulación implicaría denuncia a BSA
- Logo,
- Color
- Fondo de la Aplicación.
- Literal de Moneda. «current»
(09) Fecha Activa. El correcto funcionamiento de Smart Seven Stars requiere un estricto control de las fechas, el sistema actuará siempre con esta fecha activa, que puede tener diferencias con respecto a la fecha del sistema. La fecha activa se actualizará incrementado un día con cada Cierre diario (proceso obligatorio)
(10-11) Fecha de Apertura / Fecha de Cierre. Cuando el Hotel empezó a utilizar Smart Seven Stars, y la de Cierre hasta donde vamos a dejar tener reservas.
(12) Datos del Hotel.
- Código analítico del Hotel. Se corresponde con el Centro de Coste del Hotel para los estudios analíticos (sistema XYZ). Se toman los «2» dos, últimos caracteres.
- Nombre del Hotel. Figurará en todas las pantallas. Importante cuando se maneja MULTI-HOTEL.
- Código para Fichas de Policía. El código que la asigna la policía al Hotel.
(13) % Máximo de Overbooking. Aunque nosotros podamos dar Reservas en overbooking, mediante esta opción se podrá limitar el máximo de overbooking que queremos en nuestro Hotel.
(14) Número de Días Facturar. Según los días que le indiquemos en este apartado, al efectuar el cierre de noche, nos avisará de aquellos clientes que llevan hospedados más días de los que se indica, para que podamos optar por facturar o no.
(15) Riesgo máximo a facturar. Según el importe que se le indique en este apartado, al efectuar el cierre de noche, nos avisará de aquellos huéspedes alojados en el hotel cuyo pendiente de facturar supere el indicado.
(16) Mínimo Habitaciones de Grupo. En una única Reserva, el número de habitaciones a partir del cual la consideramos un Grupo.
(17) Tiempo de Desconexión. Para el exhaustivo complimiento de la RGPD. Pasado el tiempo de desconexión nos solicita usuario y contraseña de nuevo.
(18) Duración Alerta. Tiempo que se visibilizan los mensajes en la parte superior derecha de la pantalla.
(19) Mostrar Chat. Si se va a usar Chat entre usuarios.
(20) HTTPS. Si usamos acceso https para acceder a los programas en “cloud”.
(21) Multimoneda. Permite trabajar con varias divisas al mismo tiempo. Ver cómo funciona AQUÍ
(22) Moneda Local. La moneda oficial del país en el que nos encontramos relacionado con la opción Multimoneda.
(23) País. Código del país en el que nos encontramos.
PCI. Relativo al uso de datos de tarjetas de créditos.
B.7. Setup - General Conectividad
Interconexión con los Web Services del resto de las Aplicaciones:
- Corporativo de Hotel (GHS)
- POS (StarPOS)
- Almacén (StarEcon)
- Token API.
- Configuración del Correo.
- Allar. Contabilidad
- SMS API.
- Configuración del Correo. Debido a que desde Smart Seven Stars se emiten diferentes correos, tanto internos como externos, debe solicitar a su proveedor que le dé los datos para este apartado, si no están debidamente configurados no les funcionarán los correos
B.7. Setup - General StarBEO
Conectividad con StarBEO: la aplicación de Banquet & Event Orders (Bodas y Banquetes, MICE)
B.7. Setup - General Privilegios
Se dispone de un total de 12 Roles o categorías que se asignaran a cada usuario. Además existe una clave superior de administrador que siempre podrá acceder a todo el sistema y que no se regula en este apartado. Dicha clave es perteneciente a la propiedad y solamente la debe saber el estamento más alto de la empresa / Hotel.
Esta opción debería ser la que tuviese máxima restricción de todas las opciones de la Aplicación, sólo el personal autorizado de mayor confianza, debería de acceder a ella, dado que regula los permisos de acceso de todas las claves de usuario a las diferentes opciones de la aplicación.
La creación de usuarios sólo la puede hacer el administrador del sistema y se realiza en la opción Menú Principal > Ficheros maestros > A.9. Fichero de usuarios
En el cuadro de opciones podemos definir el acceso a cada menú del sistema que será el mismo para los usuarios que tengan el mismo rol.
Privilegios especiales.
- Usar tarifas restringidas.
Permite usar tarifas definidas como «Restringida» en la opción A.1. SmartRate. - Permitir modificar precios.
Nos permite la modificación de precios en las reservas/estancias distintos a los programados en la tarifa. - Permitir descuento en reserva.
Permite aplicar descuentos en a la tarifa de la reserva/estancia. - Permitir descuento en facturas.
Permite aplicar descuento al emitir una factura. - Permitir condiciones especiales.
Permite usar las condiciones especiales definidas en la opción A.G. Condiciones especiales - «Abrir» Tarifas en reservas.
Permite cambiar la tarifa de una reserva en la opción 1.4. Modificación de Reservas. Si no está marcada se puede elegir sólo la tarifa definida en la opción B.7. Setup – General => Por defecto => (01) Tarifa - Deshabilitar factura de abono.
Si está marcado, no aparece el botón «Factura Abono» en la opción 3.1. Facturación clientes directos. - Generar anulación de factura.
Si está marcado nos muestra el signo menos (-) en la opción 3.3. Modificación de facturas. - Permitir invitación.
Permite usar formas de pago configuradas en la opción A.D. Fichero de formas de pago como Tipo = 3. Invitación. - Acceso al histórico del cliente (Cárdex).
Permite ver las pestañas de históricos y estadísticas de cada cliente. - Acceso a observaciones del cliente (Cárdex).
Permite ver la pestaña de Observaciones Cliente del Cárdex. - Mostrar nombres completos.
Permite que en ciertos listados, como listado de estancias, habitaciones a limpiar, entradas previstas, etc. se muestren los nombres completos de los huéspedes, por protección de datos. - Acceder datos de la tarjeta.
Permite acceder a los datos de la tarjeta de la reserva mediante clave de usuario. - No permitir cambiar privilegios.
Si está marcada no permite cambiar los privilegios de los roles. - Permitir cambiar entre menú gráfico/jerárquico.
Permite navegar por el programa en menú tipo «hamburguesa» o por jerarquía de menús (Menú clásico). - Mostrar notificaciones CWM.
Permite ver las notificaciones que llegan de la aplicación Customer Web Mobile. - Permitir cambiar fecha cobros.
Permite el cambio de fecha en los cobros de facturas en la opción 3.C. Modificación de cobros. - Permitir bloquear habitación al añadir una avería.
Permite bloquear una habitación a la que le hemos asignado una avería. - Permitir gestionar Shuttles.
Permite la gestión de shuttles en la opción F.G. Gestión de Shuttle. - Añadir cargos a estancia con factura anticipada.
Permite añadir cargos y servicios a una estancia a la que se le ha emitido factura anticipada.
Para los Privilegios – Menú Alternativo el funcionamiento es el mismo.
B.7. Setup - General Contadores
Contadores necesarios para el buen funcionamiento de la Aplicación. Todos los contadores se actualizan automáticamente, siendo imposible su duplicidad por los controles internos de la Aplicación, lógicamente siempre y cuando no exista una manipulación incontrolada de los mismos .
Se accederá en dos ocasiones importantes:
- Cuando se comienza una nueva instalación para que se empiece a numerar a partir de la última factura, reserva, etc., que se hubiese hecho en el procedimiento anterior.
- Al comenzar el año nuevo, si se desea empezar con numeración nueva 202100000 todas las facturas de 2021 …
B.7. Setup - General Parámetros Condicionales
(01)(02) Descuento en Habitación / Descuento en Régimen . Se indicará si para el cálculo del Descuento máximo a la hora de facturar se computa el importe de la Habitación/Régimen.
(03) Vaciar la Habitación al Facturar. Indica si se marcarán las habitaciones como vacías tras facturarlas..
(04) Control de Turnos. Si se habilita esta opción, al entrar en la aplicación, además de solicitar el operario también se solicita el turno. ATENCION: Si está habilitada, es imprescindible efectuar mediante la pulsación del icono correspondiente (parte superior derecha de la pantalla) un cambio de operador y turno al iniciarse el mismo.
(05) Obligatorio Observaciones en Auditoría. Cada vez que se cambie o borre un cargo, el sistema pedirá el motivo y se grabará en la opción B.2. Auditoría de Producción.
(06) Obligatorio Observaciones por cambio de Habitación. Cada vez que se cambie de habitación a un huésped el sistema pedirá el motivo, que se grabará en la opción 5.9. Diario de Cambios de Habitación
(07) No pedir Ficha de Policía . Se omitirá la Ficha de policía al efectuar el Check-In.
(08)(09) SW2 / SW3. Se utilizan para aplicar más de un descuento a un servicio. De aplicación en otros países (USA, Canadá, Brasil)
(10) Desglose de Pensiones. Sirve para descomponer la producción del servicio de régimen o pensión en varios servicios distintos (comidas desayuno, bebidas desayuno, etc). Es la activación para el funcionamiento de la opción A.H. Desglose de pensiones.
Ver su funcionamiento AQUÍ
(11) Re-numeración Nota Fiscal de Servicios. Sólo válido para Brasil.
(12) Restar habitaciones bloqueadas en % de ocupación. Se calculará el porcentaje de habitación ignorando o no, las habitaciones bloqueadas
B.7. Setup - General Parámetros Opcionales
(01) Modo Contabilización. Esencialmente existen dos formas diferentes de Contabilizar el Hotel.
- Contabilización por Producción. Diariamente se imputa Producido pendiente de facturar (grupo 4) contra Ventas y al realizar una factura se descarga de Pendiente de facturar contra Cliente e IVA.
Si se marca el bullet de Segmentación USA (USALI), lo que hace es que las ventas en vez de hacerlas por las cuentas contables que figuran en Habitaciones, lo hace por las que figuran en los Segmentos de mercado
- Contabilización por Facturación. Cada vez que se realiza una factura se genera el típico movimiento de Facturación: Cliente contra Ventas e IVA
(02) Condición mínima para asignación de Habitaciones. Cuando entre un huésped en el hotel a la hora de asignarle una habitación, Smart Seven Stars puede controlar que este Vacía, que esté Limpia o que esté Revisada.
(03) Número de días Reserva Tentativa. El valor que se introduzca en este apartado especifica el valor por defecto del campo Fecha Delay a la hora de hacer una reserva.
(04) Número de días aviso habitación no ocupada. Se obtiene en los cierres diarios, un listado informativo de aquellas habitaciones que llevan 7 días o más. Se utiliza para el control de la legionela, se deben abrir los grifos si están dichos días sin ocupar.
(05) Parte de viajeros, (06) Policía y Viajeros, (07-a) Contrato de Hospedaje, (07-b) Contrato de Hospedaje digital, (08) Firma del viajero Tablet, (08-a) Mostrar pdf aunque esté configurada la firma del viajero, (08-b) forzar espera por la Firma. Según los apartados que estén marcados al realizar el check-In el sistema actuará de una forma u otra. Los documentos se tiene que definir en el apartado B.8. Setup. Formatos e Interfaces.
(09) Habitación Ficticia. para comensales no alojados.
Existe el control real (chequeo) de los comensales que tienen algún tipo de régimen contratado en la opción 1.E.
Si por otros motivos hay clientes que van a usar estos servicios, debemos cargarlos en esta habitación ficticia.
(10) No precargar reservas en modificación. Siempre que hacemos una modificación se cargan todas las reservas. En hoteles de muchas habitaciones (+300), es conveniente que este bullet esté activado para que la velocidad de carga sea mayor
(11) Modo facturación antiguo. Como bien sabemos, a la hora de calcular la factura final, se pueden producir descuadres cuando los importes, línea a línea, sean con IVA incluido (lo más común). Si la suma de parciales no es igual a la suma de totales, en los desgloses de base imponible, IVA, IGI, Total, etc, podemos aplicar dos criterios diferentes:
- Si no está habilitado el bullet: Que los importes totales se correspondan con el total, con lo que el redondeo se aplica a la cuota de IVA, IGI,…
- Bullet habilitado: El redondeo se aplica en el total, con lo que las bases y las cuotas coincidirán, pero no así el total con la suma de los parciales (línea a línea)
(12) Modo facturación sin redondeo. Para aquellos clientes que deseen que las facturas cuadren perfectamente, en este caso tengan en cuenta que habrá un desfase en las producciones. Vea artículo Diferencia en Totales de Factura de Base porcentaje y cuota de IVA
(12-b) Ajuste de redondeo a la base en facturas con descuentos. Ver artículo anterior.
(13) No mostrar producción de departamentos por Formas de Pago en Cuadre de Producción. Se usa fundamentalmente cuando utilizamos las opciones Budget (Presupuestos).
(14) Fecha validez – Ficha Policía. En el País vasco predomina esta fecha en vez de la de la fecha de expedición.
(15) Mostrar pop-up de obs. Salida en facturación. Al facturar una habitación nos muestra las observaciones que tengamos en el apartado “Obs. Salida” de su estancia, tal cómo aparece en la siguiente imagen.
(16) Caracteres por planta Visual Rack. Definimos el ancho de columna que nos muestra el Visual Rack.
(17) Mostrar aviso de cumpleaños en check-in. Nos salta una ventana con el aviso de que el cliente cumple años durante su estancia.
(18) No redirigir a modificación de estancias después de check-in. Una vez terminado el chek-in no deja en la estancia recién creada o nos devuelve a la ventana en blanco a la espera de un nuevo check-in.
(19) Mostrar Botón Proforma. Para que podamos emitir una factura proforma desde una reserva o desde la estancia del cliente.
(20) Mostrar Botón Cobrar antes de facturar. Aparecerá el botón de cobro antes de emitir la factura.
(21) Pedir turno después de login. Si deseamos que cada usuario tenga que indicar el turno en el que está trabajando.
(22) Abrir reserva en pestaña nueva desde entradas previstas. Desde la opción 1.6. al abrir una reserva lo haga en una nueva pestaña.
(23) Ocultar Fijar primera columna. Para que no aparezca en algunos listados el bullet que nos permite «Fijar la primera columna».
(24) No volver atrás en facturación si quedan cargos.
(25) Mostrar anticipos en cobro sólo de la reserva o habitación. Si está marcada, en el cobro de una factura cuya reserva/estancia tiene anticipos, sólo nos muestra los que están relacionados con la reserva o habitación. No nos mostraría otros anticipos del titular de la factura.
B.7. Setup - General Allar
Unidades Dimensionales.
Allar no es un programa más de gestión contable, contempla en varios generadores la posibilidad de incluir las diferentes unidades de dimensión del Hotel (Habitaciones, Durmientes, Huespedes de Sólo Alojamiento, con Desayuno, Media Pensión, Pensión completa y Todos incluido)
Se obtienes informes de este tipo, ejemplo, en el que podemos ver valores como el GOPPAR
B.7. Setup - General Impuesto
La presencia de esta tabla facilita la inmediata adaptación del sistema a los cambios legales sobre los impuestos sin tener que interactuar en ningún otro lado.
Veamos que existen hasta tres porcentajes, es evidente que en hoteles en España no tiene objeto, sin embargo es necesario para otros países, como es el caso de USA, Canadá, Brasil, …, al ser el primer porcentaje el que se aplica al Estado (Inter-City) y el segundo es el que se aplica a todo el territorio nacional. Incluso hay un país que necesita tres como es el caso de Republica Dominicana.
No se descarta la posibilidad de que en un futuro exista un impuesto para la Comunidad económica Europea, otro para la Comunidad autónoma correspondiente y un tercero para el Estado Español.
En literal, por ejemplo en el caso de Canarias se pondrá IGIC
Definiremos los Impuestos (IVA, IGI, IGIC, TBA, VAT, ISS, GST, tax, con su nombre, tenemos la posibilidad de habilitar hasta 3 impuestos diferentes ( caso de que se utilicen el segundo y el tercero, previamente se deben de habilitar po parte de Class One)
Lo normal es utilizar Impuesto 1. donde tenemos la posibilidad de hasta 5 tasas diferentes.
Normalmente la tasa 5 suele ponerse a cero para aquellos servicios cuyo impuesto sea cero (SUPLIDOS), y es necesaria para generar correctamente los apuntes de impuestos, al igual que su contabilización
IRPF. Existen una serie de facturas especiales en algunos hoteles por alquiler de locales, para la realización de estas facturas son necesarios estos datos:
- % de IRPF,
- la cuenta de IRPF con la que se asocia,
- la serie para estas facturas
- y un contador de numeración de las mismas
Tasa Turística, Tasa ecológica, City Tax. Puede darse la circunstancia que sea doble (Tasa de la ciudad y la Tasa del país)
- Servicio al que se asocia dicha tasa (debe estar creado en el Maestro de Servicios .A.6.),
- Modo (los que figuran),
- Importe
B.7. Setup - General Valores por defecto
(01)-(09) Valores por defecto en general. En determinadas opciones, el programa asume estos valores para mayor comodidad. Siempre se pueden editar en cada opción.
En el caso del campo (01) Tarifa afectará al cálculo de Yield en los informes en los que este se calcule.
(10) Código parking. Este servicio tiene que estar creado en A.6 Fichero de servicios. Se usa para el booking de plazas de aparcamiento y en algún Bienvenido.
(11) Código Cuna. Este servicio tiene que estar creado en A.6 Fichero de servicios (Al crear el servicio debemos marcar la casilla «Houskeeping» si queremos que nos aparezca en los listados del departamento de pisos). Debemos especificar aquí el servicio para que nos lo tenga en cuenta en cada reserva que lo contrate y aparezca en los listados correspondientes.
(12) Código de país teléfono. Prefijo telefónico del país.
(13) Asunto (Anticipo). Este literal aparecerá por defecto en los recibos emitidos por este concepto. Es editable.
(14) Asunto (Depósito). Este literal aparecerá por defecto en los recibos emitidos por este concepto. Es editable.
(15) Idioma. Importante para las estadísticas del INE. Sin este dato no puede funcionar. El código debe estar creado en el A.E. Paises/Grupos/Comunidades
(16) Código Late Check-out. Este servicio tiene que estar creado en A.6 Fichero de servicios.
(17) Código Early Check-in. Este servicio tiene que estar creado en A.6 Fichero de servicios.
(18) Días fin de semana. Elegimos los días que consideramos como fin de semana: V-S o S-D
B.7. Setup - General Reservas
(01) Permitir modificar precios. Permite modificar los precios establecidos en las tarifas para cada reserva individualmente.
(02) Permitir duplicar n° vale. Esta es una buena manera de controlar las reservas duplicadas. Si damos el número de reserva-bono-voucher-localizador, etc. que nos suministra la agencia en la confirmación.
(03) N° vale automático. Para agencias y empresas. Seven Stars enumera automáticamente o no, los Voucher de agencia/empresa. Es un campo alfanumérico.
(04) Control cupos/reléase. Para agencias. Controla los cupos y reléase asignados a las agencias.
(05) Reservas en overbooking. Permite las siguientes opciones
- Permitir Se pueden hacer reservas sin disponibilidad
- No permitir: % max. Overbooking global Se pueden hacer reservas sin disponibilidad hasta un % sobre el máximo de ocupación de todos los tipos de habitación.
- No permitir: % max. Por tipo habitación Se pueden hacer reservas sin disponibilidad hasta un % sobre el máximo de ocupación de cada tipo de habitación.
(06) Reservas de blacklist. Permite o no reservas de clientes que tengan marcado el bullet de Black list en su cardex.
(07) Reservas fuera de cupo. Permite que una agencia que haya agotado su cupo/release pueda seguir haciendo reservas.
(08) Canal/Segmento/Comisión. Para que nos pida introducir estos datos en las reservas. Las opciones son autodescriptivas.
- Canal/Segmento obligatorio
- Sólo Canal
- Sólo comisionista
- Ninguno
(09) Servicio No reembolsable. Le asignamos un código identificativo para las reservas No Reemblsables. Al hacer la factura de una reserva no reembolsable nos aparecerá este concepto. Tiene que estar definido en A.6. Fichero de servicios Ver artículo http://manuales.shms.es/sstemnr/
Indemnización No Show. Ver artículo http://manuales.shms.es/sstemnr/
(10) Turnos de servicios Activo. Controla los turnos de servicio en restaurantes. Afecta a CWM. Ver http://manuales.shms.es/ssnew2290/
Customización de Reservas. Según los valores que tengamos definidos en este apartado, al cargar reservas irá pidiendo datos parándose en los campos que queramos, al igual que tomando datos por defecto si procede.
Concepto Habitación Alternativa.
En una reserva/Check-in podemos asignar un tipo de habitación (p.e. una Suite) pero que opere como si le hubiésemos asignado otro tipo (p.e. una Doble). Esto afecta sobre todo a la tarifa aplicada. En el ejemplo, si a una habitación tipo Suite le indicamos como Tipo Alt. una Doble, cobrará la tarifa de la Doble aunque el cliente haya ocupado una Suite.
B.7. Setup - General Cierre de Noche. Auditoría nocturna
El Cierre de Noche es una de las tareas que se pueden programar como «automática» en el Programador de Tareas. En el caso de que el cierre se haga manualmente antes de la hora programada, el Programador no lo volverá a hacer. Sin embargo, si el Programador de tareas ha hecho el Cierre de Noche y lo intentamos hacer de nuevo, el programa nos avisa de que ya se ha hecho un cierre.
B.7. Setup - General Idiomas
B.7. Setup - General Business Intelligence
B.7. Setup - General Programador de Tareas
Backup: Definimos la ruta local y/o remota, host, Usuario, Puerto…
En esta pestaña podemos definir las diferentes programaciones que queramos que se realicen automáticamente, por ejemplo, realizar un backup en una determinada hora y día, que el cierre de noche se haga automático, que nos exporte los datos a contabilidad, etc.
B.7. Setup - General Triggers
Triggers: Triggers o disparadores. Sirven para realizar una determinada función.
Configurado en esta pestaña, el programa nos puede avisar, por ejemplo, que nos salte una alarma al alcanzar una determinada ocupación, un determinado precio medio, que nos avise cuando el parking llegue al 80% entre otras varias.
Es totalmente configurable por parte del usuario y se pueden configurar las que deseemos.
B.7. Setup - General Revenue
Definimos los rangos y colores para cada tramo de las variables para el estudio de Revenue Management: % Ocupación, Precio Medio, RevPAR, Ingreso Medio por Habitación y Producción Total.
Estos valores son útiles para elaborar los resultados en los calendarios de la opción Alt.1.8. Mapa de calor corporativo y el la opción Alt.1.7. Forecast Ocupación / Producción, como vemos en las imágenes anteriores.
Tarifa Uso casa. Tarifa no comercial que usemos.
Tarifa Gratis. Tarifa no comercial que usemos para habitaciones gratuitas.
Ocultar Producción No reembolsable. Marcamos para que esta producción no aparezca en los informes correspondientes.
Id. Presupuesto de referencia.
Mostrar Factor Geopolítico. Para usarlo en el Calendario de Eventos.
Agrupar por País Previsión/Pickup. La activación de este parámetro afecta a los resultados de Forecast y Pickup. Ver más AQUÍ
