.B.7. Configuración

PROCESOS DE OFICINA (BACKOFFICE)

B.7. Registros de Control (Setup – General).

El Panel de A BORDO

Vamos a tratar ahora uno de los temas importantes de Smart Seven Stars, según customicemos los diferentes apartados el programa se comportará de una manera u otra, y por supuesto muy diferentes. Realmente es el punto donde el sastre le cambia el traje «prêt a porter» por su traje «a medida«.

Class One por defecto le hemos dejado unos valores «entendemos más usuales» pero evidentemente cada Hotel es diferente.

El acceso a esta parte de programa deberá ser siempre restringido, ya que no pueda ningún usuario cambiar los parámetros del «piloto automático» que nos conducirá todos los días a «buen aeropuerto«.

En informática «la de antes» les solíamos llamar a estos apartados «registros de Control«, a continuación exponemos cuales son y sus valores más habituales.

Es conveniente que cuando se modifique algún valor importante de estos apartados los usuarios se salgan del programa y vuelvan a entrar para que tome correctamente todos estos valores.

Podemos acceder directamente pulsando el icono de configuración, o por la opción B.7, o por el menú hamburger 

B.7. Setup - General General

Versión actual en la que se encuentra

Datos de Personificación.

No accesibles por el usuario. Su manipulación implicaría denuncia a BSA

  • Logo,
  • Color
  • Fondo de la Aplicación.
  • Literal de Moneda. «current»
Fecha Activa. El correcto funcionamiento de Smart Seven Stars requiere un estricto control de las fechas, el sistema actuará siempre con esta fecha activa, que puede tener diferencias con respecto a la fecha del sistema. La fecha activa se actualizará incrementado un día con cada Cierre diario (proceso obligatorio)
Fecha  de Apertura / Fecha de Cierre. Cuando el Hotel empezó a utilizar Smart Seven Stars, y la de Cierre hasta donde vamos a dejar tener reservas.
Código del HotelCódigo analítico del Hotel, se corresponde con el Centro de Coste del Hotel para los estudios analíticos (sistema XYZ).
Se toman los «2» dos, últimos caracteres.
Nombre del HotelFigurará en todas las pantallas. Importante cuando se maneja MULTI-HOTEL.
Código para Fichas de PolicíaEl código que la asigna la policía al Hotel .
% Máximo de OverbookingAunque nosotros podamos dar Reservas en overbooking, mediante esta opción se podrá limitar el máximo de overbooking que queremos en nuestro Hotel.
Número de Días FacturarSegún los días que le indiquemos en este apartado, al efectuar el cierre de noche nos avisará de aquellos clientes que llevan hospedados más días de los que se indica, para que podamos optar por facturarles o no.
Riesgo máximo a facturar. Según el importe que se le indique en este apartado, al efectuar el cierre de noche nos avisará de aquellos huespedes alojados en el hotel cuyo pendiente de facturar supere el indicado.

Mínimo Habitaciones de Grupo. En una única Reserva lo que consideramos un Grupo.

Tiempo de Desconexión. Para el exhaustivo complimiento de la RGPD.

Chat. Si se va a usar Chat entre usuarios.

HTTPS. Si usamos acceso https

B.7. Setup - General Conectividad

Interconexión con los Web Services del resto de las Aplicaciones:

  • Corporativo de Hotel (GHS)
  • POS (StarPOS)
  • Almacén (StarEcon)
  • Token API.
  • Configuración del Correo. 
  • Allar. Contabilidad
  • SMS API.
  • Configuración del Correo. Debido a que desde Smart Seven Stars se emiten diferentes correos, tanto internos como externos, debe solicitar a su proveedor que le dé los datos para este apartado, si no están debidamente configurados no les funcionarán los correos

B.7. Setup - General StarBEO

Conectividad con StarBEO: la aplicación de Banquet & Event Orders (Bodas y Banquetes, MICE)

B.7. Setup - General Privilegios

Esta opción debería ser la que tuviese máxima restricción de todas las opciones de la Aplicación, sólo el personal autorizado de mayor confianza, debería de acceder a ella, dado que regula los permisos de acceso de todas las claves de usuario a las diferentes opciones de la aplicación.

Se dispone de un total de 12 Roles o categorías que se asignaran a cada usuario. Además existe una clave superior de administrador que siempre podrá acceder a todo el sistema y que no se regula en este apartado. Dicha clave es perteneciente a la propiedad y solamente la debe saber el estamento más alto de la empresa / Hotel

B.7. Setup - General Contadores

Contadores necesarios para el buen funcionamiento de la Aplicación. Todos los contadores se actualizan automáticamente, siendo imposible su duplicidad por los controles internos de la Aplicación, lógicamente siempre y cuando no exista una manipulación incontrolada de los mismos .

Se accederá en dos ocasiones importantes:

  • Cuando se comienza una nueva instalación para que se empiece a numerar a partir de la última factura, reserva, etc., que se hubiese hecho en el procedimiento anterior.
  • Al comenzar el año nuevo, si se desea empezar con numeración nueva 202100000 todas las facturas de 2021 …

B.7. Setup - General Parámetros Condicionales

Descuento en Habitación / Descuento en Régimen . Se indicará si para el cálculo del Descuento máximo a la hora de facturar se computa el importe de la Habitación/Régimen.

Vaciar la Habitación al Facturar. Indica si se marcarán las habitaciones como vacías tras facturarlas..

Control de Turnos. Si se habilita esta opción, al entrar en la aplicación, además de solicitar el operario también se solicita el turno. ATENCION: Si está habilitada, es imprescindible efectuar mediante la pulsación del icono correspondiente (parte superior derecha de la pantalla) un cambio de operador y turno al iniciarse el mismo.

Obligatorio Observaciones en Auditoría. Cada vez que se cambie o borre un cargo, el sistema pedirá el motivo y se grabará en la opción B.2. Auditoría de Producción.

Obligatorio Observaciones por cambio de Habitación. Cada vez que se cambie de habitación a un huésped el sistema pedirá el motivo, que se grabará en la opción 5.9. Diario de Cambios de Habitación

No pedir Ficha de Policía . Se omitirá la Ficha de policía al efectuar el Check-In.

CW2 / SW3. Se utilizan para aplicar más de un descuento a un servicio. De aplicación en otros países (USA, Canadá, Brasil)

Desglose de Pensiones. Actualmente sin uso, es la activación de la opción A.9.

Re-numeración Nota Fiscal de Servicios. Sólo válido para Brasil.

Restar habitaciones bloqueadas en % de ocupación. Se calculará el porcentaje de habitación ignorando o no, las habitaciones bloqueadas

B.7. Setup - General Parámetros Opcionales

Modo Contabilización. Esencialmente existen dos formas diferentes de Contabilizar el Hotel.

  • Contabilización por Producción. Diariamente se imputa Producido pendiente de facturar (grupo 4) contra Ventas y al realizar una factura se descarga de Pendiente de facturar contra Cliente e IVA.

Si se marca el bullet de Segmentación USA (USALI), lo que hace es que las ventas en vez de hacerlas por las cuentas contables que figuran en Habitaciones, lo hace por las que figuran en los Segmentos de mercado 

  • Contabilización por Facturación. Cada vez que se realiza una factura se genera el típico movimiento de Facturación: Cliente contra Ventas e IVA

Condición mínima para asignación de Habitaciones.  Cuando entre un huésped en el hotel a la hora de asignarle una habitación, Smart Seven Stars puede controlar que este Vacía, que esté Limpia o que esté Revisada.

Número de días Reserva Tentativa. Dado que Smart Seven Stars contempla Reservas en Tentativa (Reservas no confirmadas), es posible obtener en los Cierres un Listado informativo de aquellas Reservas Pendientes de Confirmación. El valor que se introduzca en este apartado especifica el número de días de antelación para la inclusión de las Reservas en este Listado.

Número de días aviso habitación no ocupada. Se obtiene en los cierres diarios, un listado informativo de aquellas habitaciones que llevan 7 días  o más. Se utiliza para el control de la legionela, se deben abrir los grifos si están dichos días sin ocupar.

Parte de viajeros, Policía y Viajeros, Contrato de Hospedaje, Contrato de Hospedaje digital, Firma del viajero Tablet, Mostrar pdf aunque esté configurada la firma del viajero, forzar espera por la Firma. Según los apartados que estén marcados al realizar el check-In el sistema actuará de una forma u otra. Los documentos se tiene  que definir en el apartado B.8. Setup. Formatos e Interfaces.

Modo facturación sin redondeo. Para aquellos clientes que deseen que las facturas cuadren perfectamente, en este caso tengan en cuenta que habrá un desfase en las producciones. Vea artículo Diferencia en Totales de Factura de Base porcentaje y cuota de IVA

No mostrar producción de departamentos por Formas de Pago en Cuadre de Producción. Se usa fundamentalmente cuando se utilizamos las opciones Budget (Presupuestos).

Fecha validez – Ficha Policía. En el País vasco predomina esta fecha en vez de la de otra fecha.

B.7. Setup - General Allar

Unidades Dimensionales.

Allar no es un programa más de gestión contable, contempla en varios generadores la posibilidad de incluir las diferentes unidades de dimensión del Hotel (Habitaciones, Durmientes, Huespedes de Sólo Alojamiento, con Desayuno, Media Pensión, Pensión completa y Todos incluido)

Se obtienes informes de este tipo, ejemplo, en el que podemos ver valores como el GOPPAR  

B.7. Setup - General Impuesto

La presencia de esta tabla facilita la inmediata adaptación del sistema a los cambios legales sobre los impuestos sin tener que interactuar en ningún otro lado.

Veamos que existen hasta tres porcentajes, es evidente que en hoteles en España no tiene objeto, sin embargo es necesario para otros países, como es el caso de USA, Canadá, Brasil, …, al ser el primer porcentaje el que se aplica al Estado (Inter-City) y el segundo es el que se aplica a todo el territorio nacional. Incluso hay un país que necesita tres como es el caso de Republica Dominicana.

No se descarta la posibilidad de que en un futuro exista un impuesto para la Comunidad económica Europea, otro para la Comunidad autónoma correspondiente y un tercero para el Estado Español.

En literal, por ejemplo en el caso de Canarias se pondrá IGIC

Definiremos los Impuestos (IVA, IGI, IGIC, TBA, VAT, ISS, GST, tax, con su nombre, tenemos la posibilidad de habilitar hasta 3 impuestos diferentes ( caso de que se utilicen el segundo y el tercero, previamente se deben de habilitar po parte de Class One)

Lo normal es utilizar Impuesto 1.  donde tenemos la posibilidad de hasta 5 tasas diferentes.

Normalmente la tasa 5 suele ponerse a cero para aquellos servicios cuyo impuesto sea cero (SUPLIDOS), y es necesaria para generar correctamente los apuntes de impuestos, al igual que su contabilización

IRPF. Existen una serie de facturas especiales en algunos hoteles por alquiler de locales, para la realización de estas facturas son necesarios estos datos: 

  • % de IRPF,
  • la cuenta de IRPF con la que se asocia,
  • la serie para estas facturas
  • y un contador de numeración de las mismas 

Tasa Turística, Tasa ecológica, City Tax. Puede darse la circunstancia que sea doble (Tasa de la ciudad y la Tasa del país) 

  • Servicio al que se asocia dicha tasa (debe estar creado en el Maestro de Servicios .A.6.),
  • Modo (los que figuran),
  • Importe

B.7. Setup - General Valores por defecto

B.7. Setup - General Reservas

B.7. Setup - General Cierre de Noche. Auditoría nocturna

B.7. Setup - General Idiomas

B.7. Setup - General Business Intelligence

B.7. Setup - General Programador de Tareas

Backup: Definimos la ruta local y/o remota, host, Usuario, Puerto…

En esta pestaña podemos definir las diferentes programaciones que nos quiera que nos haga el programa, por ejemplo, realizar un backup en una determinada hora y día, que el cierre de noche se haga automático, que nos exporte los datos a contabilidad, etc.

B.7. Setup - General Triggers

Triggers: Triggers o disparadores. Sirven para realizar una determinada función.

Configurado en esta pestaña, el programa nos puede avisar, por ejemplo, que nos salte una alarma al alcanzar una determinada ocupación, un determinado precio medio, que nos avise cuando el parking llegue al 80% entre otras varias.

Es totalmente configurable por parte del usuario y se pueden configurar las que deseemos.

B.7. Setup - General Revenue