Smart Seven Stars - Grupo Class One

Tratamiento NO Reembolsables

Cuando un Cliente se acoge al pago de una tarifa No reembolsable, el significado inmediato para el Hotel es su cobro en el momento. También podría aplicarse una filosofía parecida al cobro anticipado de Reservas días antes de que llegue el cliente (normas descriptas en la Reserva). La legislación española, obliga que a que si es un importe superior a 300€ siempre se debe hacer factura de la misma, es decir, del cobro anticipado de la Reserva NO Reembolsable.

En Smart Seven Stars hemos diseñado un procedimiento que hace este proceso sea automático y con el menor coste posible de control y de operatoria:

Pre-Check-In

  • Desde la Propia Reserva podrá hacer una factura por importe que estime oportuno (el total de la Rserva, los 3 primeros días, …), según haya definido en las condiciones de la misma.
  • Esta factura se le enviará al Cliente para que tenga constancia de dicho pago.
  • Quedará registrada permanentemente en la Reserva efectuada.
  • Se hará una Producción de este cargo que anulará al finalizar su estancia.

Estancia/Stay

  • El cliente entrará en hotel y el importe pagado en la reserva se mantendrá en la Estancia.
  • Se harán las producciones correspondientes en cada día.

Check-Out

  • A la hora del «pago» de su estancia, se le impurá negativativamente el importe ya pagado de forma automática, quedando por lo tanto la producción de dicho concepto a cero.
  • Podría ser que se emitiese una factura a CERO, si el importe pagado anticipadamente, coincidiese con el importe a pagar a la salida.

En primer lugar se debe definir el concepto sobre el que queremos aplicar el concepto de No Reembolsable

Como vemos, podemos tener hasta dos conceptos diferentes según la interpretación contable o de producción que posteriormente le queramos dar

Cuando vayamos a efectuar la factura definitiva de dicha Reserva, es decir, ya ha pasado a ser una estancia, el sistema se acuerda de que poseía una No Reembolsable y aplica negativamente el importe cobrado

No Show

Podría darse la circunstancia de que el Cliente no viniese al Hotel, en ese caso al ser una NO Reembolsable tenemos todo el derecho a quedarnos con el cobro anteriormente efectuado. Ahora bien habría que producir el mismo correctamente, a este respecto lo lógico sería hacer una factura contra un Cargo de NO SHOW, que el mismo  puede ser SIN IVA (si se considera una indemnización) o con IVA (consultarlo con sus asesores)

IMPORTANTE

Siempre que esté marcada la casilla de activo en Indemnización NO SHOW:

  • Cuando se produce una anulación desde una OTA y estaba asociada a una NO REEMBOLSABLE, el proceso realiza automáticamente la factura de NO SHOW.
  • Cuando se produce una anulación manual de una Reserva que tenga asociada una NO REEMBOLSABLE, el proceso realiza automáticamente la factura de NO SHOW

Anticipos

Hay muchos hoteles que lo siguen haciendo a la vieja forma y hacen la imputación como si fuera un Anticipo contra dicha Reserva, al margen de lo que nos pida la legislación es un proceso que sigue igualmente funcionando.

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