Tratamiento NO Reembolsables
Cuando un Cliente se acoge al pago de una tarifa No reembolsable, el significado inmediato para el Hotel es su cobro en el momento. También podría aplicarse una filosofía parecida al cobro anticipado de Reservas días antes de que llegue el cliente (normas descritas en la Reserva). La legislación española, obliga que a que si es un importe superior a 300€ siempre se debe hacer factura de la misma, es decir, del cobro anticipado de la Reserva NO Reembolsable.
En Smart Seven Stars hemos diseñado un procedimiento que hace este proceso sea automático y con el menor coste posible de control y de operatoria.
Configuración Tarifas No Reembolsables
Existen varias formas de gestionar las tarifas No Reembolsables.
Opción 1:
1. Debemos tener creado un servicio “No Reembolsable” en A.6. Fichero de Servicios
2. En B.7. Setup => Reservas => (09) Servicio No Reembolsable indicamos el código del servicio que hemos creado.
Como vemos, podemos tener hasta dos conceptos diferentes según la interpretación contable o de producción que posteriormente le queramos dar
3. Creamos la Tarifa No Reembolsable en A.1. Smartrate => Pestaña Tarifas y la marcamos como “No Reembolsable” y “Estilo OTA”
4. Si queremos que la tarifa No Reembolsable sea derivada de una tarifa estándar (Reembolsable), editamos la tarifa No reembolsable para que nos aparezca la opción de derivarla (botón rueda dentada) y la derivamos con la tarifa que queramos relacionar. Con esto la tarifa No reembolsable tomará automáticamente los precios de su tarifa principal y le aplicará el descuento que le hayamos configurado.
5. Pulsando el botón de la «rueda dentada» junto al código de la Tarifa Derivada, abrimos un pop-up donde en la regla 0 definimos las fechas de aplicación y el porcentaje de descuento. Guardamos
6. Hacemos un recálculo de tarifas derivadas (botón “Rec. Derivadas”) Con esto damos precios a la tarifa No Reembolsable que hemos creado.
7. Mapeamos la tarifa con los canales que deseemos en 9.A. Master Connection OTA’s
De esta manera, podemos cerrar ventas de la tarifa No Reembolsable independientemente de la tarifa principal.
Opción 2:
Para configurar una tarifa No Reembolsable y mapearla en las OTAs, tenemos la opción de configurarla aplicando un descuento y un release en las tarifas que ya tenemos mapeadas.
En el espacio «Tarifa OTA» que está en el recuadro, debemos poner el código de la tarifa No Reembolsable de la OTA.
En este caso, para cerrar ventas de la tarifa No Reembolsable debemos indicar que se aplique sólo a un % del Cupo.
Opción 3:
Creamos una tarifa No Reembolsable siguiendo la operativa del punto 1 anterior y la podemos usar de manera independiente como mejor nos convenga.
La operativa en Recepción es la siguiente:
Pre-Check-In
- Desde la Propia Reserva podrá hacer una factura por importe que estime oportuno (el total de la Reserva, los 3 primeros días, …), según haya definido en las condiciones de la misma.
- Esta factura se le enviará al Cliente para que tenga constancia de dicho pago.
- Quedará registrada permanentemente en la Reserva efectuada.
- Se hará una Producción de este cargo que anulará al finalizar su estancia.
Estancia/Stay
- El cliente entrará en hotel y el importe pagado en la reserva se mantendrá en la Estancia.
- Se harán las producciones correspondientes en cada día.
Check-Out
- A la hora del «pago» de su estancia, se le imputará negativamente el importe ya pagado de forma automática, quedando por lo tanto la producción de dicho concepto a cero.
- Podría ser que se emitiese una factura a CERO, si el importe pagado anticipadamente, coincidiese con el importe a pagar a la salida.
Cuando vayamos a efectuar la factura definitiva de dicha Reserva, es decir, ya ha pasado a ser una estancia, el sistema se acuerda de que poseía una No Reembolsable y aplica negativamente el importe cobrado
No Show
Podría darse la circunstancia de que el Cliente no viniese al Hotel. En ese caso, al ser una tarifa NO Reembolsable tenemos todo el derecho a quedarnos con el cobro anteriormente efectuado. Ahora bien, habría que producir el mismo correctamente. A este respecto, lo lógico sería hacer una factura contra un Cargo de NO SHOW, que el mismo puede ser SIN IVA (si se considera una indemnización) o con IVA (consultarlo con sus asesores).
En el caso de que se considere una indemnización sin IVA, el servicio definido, por ejemplo NOSH, debe configurarse con un IVA tipo 0%.
IMPORTANTE
Siempre que esté marcada la casilla de activo en Indemnización NO SHOW:
- Cuando se produce una anulación desde una OTA y estaba asociada a una NO REEMBOLSABLE con factura, el proceso realiza automáticamente la factura de NO SHOW.
- Cuando se produce una anulación manual de una Reserva que tenga asociada una NO REEMBOLSABLE con factura, el proceso realiza automáticamente la factura de NO SHOW
¿Cómo facturar un No Show si no se dispone de los datos del cliente?
Para una reserva NO SHOW, donde se debe facturar la primera noche de la estancia que se cobra de antemano, pero no se dispone del documento de identidad del cliente para la factura, dicha factura sin DNI dará error en hacienda.
La solución es hacer una factura sin estancia con el servicio No Show que se haya definido y en el campo del nif poner menos de 4 caracteres para que se contemple como factura de contado.
No show con Anticipos
Hay muchos hoteles que lo siguen haciendo a la vieja forma y hacen la imputación como si fuera un Anticipo contra dicha Reserva, al margen de lo que nos pida la legislación es un proceso que sigue igualmente funcionando.
Para facturar un No Show que tiene un Anticipo (generado desde la opción 2.E. Alta de anticipos), el procedimiento para cobrar este no show es:
- Generar un cárdex a nombre del cliente en la opción A.C. Fichero de clientes. O en el Fichero que corresponda: A.A. o A.B.
- En la opción 2.F. Gestión de Anticipos, cambiar el Tipo de anticipo de Reserva a Pago a cuenta.
- Hacer una Factura sin estancia a nombre del mismo cliente y cobrarla con el anticipo.
