C. ENLACE CONTABLE

Primer Paso.

Se debe hacer la opción C.1. Generación Contable. Esta opción lo que hace es la que genera realmente los movimientos contables entre la fechas que les indiquemos. Si lo hacemos diariamente el sistema siempre nos propone el día anterior, pero en el caso de que haya un fin de semana, simplemente cambiaríamos la fecha desde. Por seguridad hay que pulsar el Ok, con el ratón.

Si hacemos 2 veces el mismo día o las mismas fechas, no pasa nada, ya que el sistema recuerda que se ha hecho para dichas fechas el enlace contable.

Segundo Paso.

Podremos comprobar todos los movimientos generados en los apartados C.2./3.

Tercer Paso.

Efectuar el enlace contable al borrador de la Contabilidad.
Pasar el apartado .C.4. Exportar a Contabilidad. Se dirán entre las fechas que se desea exportar.

Puede consultar este documento para ampliar información acerca de la configuración que afecta a la contabilidad.

C.1. ACTUALIZACION CONTABLE

Este proceso puede tardar, y sobre todo si usted hace periodos largos (contabiliza mensual, semanal, quincenal,…), ya que debe chequear todos los
movimientos.
Se aconseja pasar los cuatro procesos siempre juntos, aunque en caso de necesidad se podrá hacer por separado.
Producción, Facturación, Cobros y Anticipos

Proceso .C.2/3.

Comprobación de los movimientos de Apuntes y de IVA generados, tanto del proceso anterior como de otros procesos. Por defecto veremos sólo los movimientos NO CONTABILIZADOS, pero se pueden ver también todos aquellos movimientos que hayan sido contabilizados anteriormente.

Proceso .C.4. Exportación a la Contabilidad.

Le indicaremos desde fecha hasta que fecha queremos exportar

Las exportaciones de movimientos a otras contabilidades diferentes a las nuestra se programan automáticamente para que se haga a una hora determinada, son varios pasos, tanto en Hotel como el POS y otras aplicaciones:

Generación automática de las apuntes contables opción C.1.
Exportación automática a la contabilidad opción Opción C.4.
Normalmente en el programador de tareas se le indica que estas opciones se realicen automáticamente a una hora determinada
Estos movimientos van a «nuestra contabilidad» desde la que: o se quedan en la misma «Allar- Nuestra Contabilidad» o se exportan según un programador de tareas a otras contabilidades que se programa a la hora que se quiera, siendo esta constantemente fija. Exportaciones a otras contabilidades siempre se rigen por estos procedimientos no pudiéndose variar los mismos.

Por lo tanto para que se pueda hacer manualmente hay que hacer los pasos indicados anteriormente:

Generación de las apuntes contables manualmente opción C.1.Desde/hasta las fechas que se desee
Exportación a la contabilidad manualmente opción Opción C.4.Desde/hasta las fechas que se desee
Entrar en «Allar-nuestra contabilidad«, e ir manualmente a la opción Interfaces Externas (Opción .I.D) y marcar el bullet «Borrador».

Posteriormente tienes que ir a la opción 2.A Apuntes en el borrador y mover los apuntes marcados al segundo borrador para que la tarea automática no los vuelva a enviar. Es el botón que te señalamos.

Enlaces contables. Parámetros contabilidad

Proceso .C.5. Desmarcar Contabilidad

Volver a Empezar

Mediante este proceso podemos rehacer de nuevo los pasos anteriores

C.8. Juntar facturas

Lo que realmente hace esta utilidad es generar 2 anulaciones, una de cada factura, y una nueva con los cargos y cobros de las 2 originales.

C.A. Facturas PDTES. de Contabilizar

Cómo el enlace contable puede realizarse de modo que se elijan las facturas y cobros entre dos fechas, es posible que no recodemos en un momento dado que facturas quedan pendientes de enlazar contablemente. Este es precisamente el objetivo de esta opción.

C.B. Cobros PDTES. de Contabilizar

Cómo el enlace contable puede realizarse de modo que se elijan las facturas y cobros entre dos fechas, es posible que no recodemos en un momento dado que COBROS quedan pendientes de enlazar contablemente. Este es precisamente el objetivo de esta opción.

C.C. Modificar N.Cuenta en Facturas

Normalmente un HOTEL tiene definida una estrategia en cuanto a las cuentas que deben asignarse a cada Cliente. Estas cuentas se toman para el fichero de Facturas de forma que pasarán a la Contabilidad con el enlace.

En esta opción se muestran las facturas pendientes de enlace contable y se nos permite modificar las cuentas de los Clientes si es que alguna tuviera asignada una cuenta incorrecta.

Para modificar el número de Cuenta nos situaremos encima de la que queremos modificar y clicando nos aparece el popup para modificar.

C.D. Pasar clientes a contabilidad

Con esta opción pasaremos de nuestro Cardex (Agencias, Empresas y/o CLientes) sus datos a nuestra contabilidad. Hay hoteles que crean las cuentas en Recepción con los datos de los Clientes, Agencias y/o Empresas y de esta forma no hay que hacer el trabajo doble.

Consta de dos partes una primera que se seleccionan los elementos a pasar y una vez que los veamos en la pantalla y consideremos que es correcto, pulsando enviar se «migran» a la Contabilidad.

C.E. Listado Contable Producción Diaria

Nos adelanta o confirma como fueron los asientos de Producción Diaria entre las fechas que le indiquemos

C.A. Facturas PDTES. de Contabilizar

Existen Hoteles que alquilan LOCALES, por lo tanto dicha FACTURACIÓN debe llevar un concepto más que es el I.R.P.F., mediante esta opción se consigue realizar dichas facturas.

En primer lugar debe dar los datos para que se realice correctamente el encadenamiento contable y el cálculo del IRPF (actualmente del 19%), vaya a Backoffice, Setup-General.

También debe tener un SERVICIO creado para dicho fin. (Opción .A.6.).

El siguiente paso es la FACTURACIÓN PROPIAMENTE DICHA. (.D.G.).

Deben existir los valores siguientes en Configuración : % IRPF, Cuenta Contable IRPF, Serie y Contador Factura

Nos saldría una FACTURA similar a ESTA dependiendo del tipo de FACTURA que posea.

Como verá entra dentro del mismo proceso de FACTURACIÓN que el resto del HOTEL.

Especial I.R.P.F. Opción D.H. Diario de Facturación

Nos saldrán aquellas facturas que sean de IRPF