La Factura
Por ser donde se genera de una FORMA FÍSICA el DINERO, es uno de los puntos más importantes de FRONT OFICCE y a la vez más conflictivos. Está claro que el CLIENTE ha estado muy a gusto en el Hotel, todo son parabienes , pero cuando llega el momento fatídico de “cuanto debo”, es cuando se empieza a complicar “el asunto”.
Smart Seven Stars, le da una relevada importancia a este punto, es por ello que se busca la mayor versatibilidad, agilidad, eficacia y eficiencia, etc., para que RECEPCIÓN tenga a su favor cuantos mayores argumentos, útiles informáticos, mejor.
Hay que resaltar, que es también uno de los momentos en los que se tiene que poseer la mayor rapidez posible, ya que es una situación en la cual es muy fácil provocar “colas”.
Normalmente los CLIENTES, se suelen ir a primera hora de la mañana, les espera una importante gestión, el avión, por fin irse a su casa, es decir, hay “mucha prisa”.
Smart Seven Stars, es rápido, es más, analicemos el caso más usual, simplemente se da el número de la habitación y ya está la factura prácticamente hecha, inclusive en este punto se le puede preguntar: “¿ha hecho alguna consumición en el minibar?”, e imputárselo.
Claro, diréis, “si fuese así de sencillo”. Por lo menos, la razón nos la tenéis que dar en que un porcentaje elevado sí es así. De acuerdo, más adelante analizaremos una serie de casuísticas que Smart Seven Stars soluciona de una forma rápida y ágil. También es cierto que debemos poseer en la recepción una serie de reportes/Screen que nos indican QUIENES SALEN HOY, si hay que FACTURAR o NO, si son PARTICULARES, de EMPRESA y/o
AGENCIA, etc. Es decir, poseemos información, por lo tanto, ya de principio no se actúa “a ciegas”.
EN PRIMER LUGAR DEBEMOS ACLARAR QUE CUANDO SE EMITE UNA FACTURA, NO TIENE PORQUE COBRARSE O INDICAR LA FORMA DE PAGO EN ESE MOMENTO, DIGAMOS QUE SON “INSTANTES SEPARADOS”, AUNQUE AL FINALIZAR LA FACTURA, PODEMOS DECIDIR COBRARLA ANTES DE EMITIRLA.
Analizaremos varias circunstancias
a) Antes de emitir la factura
- Quiero que me cobre la HABITACIÓN mía y las …, pero no a mi nombre sino a nombre de la EMPRESA TAL, “Ah! Perdón por no habérselo dicho antes en la entrada”
- Me separa estos CARGOS a NOMBRE de la EMPRESA, estos otros a nombre de esta otra EMPRESA y estos últimos a mi nombre particular.
- Nos da dos facturas, una a MI NOMBRE, y otra al otro TITULAR de la HABITACIÓN, al cual se han hecho los cargos.
- Me voy, pero todos mis CARGOS, se los pasa a la HABITACIÓN número tal.
- Me puede hacer la factura sin que ponga DOS CAMAS.
- Me hace la factura a NOMBRE de la EMPRESA y no PARTICULAR.
- Yo había indicado que me marchaba dentro de TRES DIAS, pero me tengo que ir HOY.
- Me puede hacer una FACTURA hasta el día de HOY, para abonarle una parte o toda, pero SIGO en el HOTEL.
- Mire, acabo de llegar, voy a estar 5 DÍAS, me puede cobrar YA, es que no quiero andar con tanto DINERO EN EFECTIVO.
- Me puede hacer un ADELANTO informativo de lo que ASCIENDE mi CUENTA hasta el día de HOY.
- En que CANAL de TV, puedo consultar mi ESTADO de CUENTAS.
- Mire, es que no estoy alojado en el HOTEL, pero me podría hacer una FACTURA del alquiler del SALÓN, a nombre de mi EMPRESA.
- Mire, es que no estoy alojado en el HOTEL, me podría hacer una FACTURA del importe de las CONSUMICIONES del BAR, ya que soy CLIENTE HABITUAL y es de un IMPORTE ELEVADO, a MI nombre PARTICULAR.
- Me podría hacer UNA PROFORMA del alquiler del SALÓN para enviársela a la EMPRESA y que le hagan una TRANSFERENCIA para poderles ABONAR el ANTICIPO que me solicitan.
- Quiero que me haga la FACTURA de todas las PERSONAS de mi EMPRESA, pero no sé en que HABITACIONES están todos.
- Esta FACTURA póngala a NOMBRE de mi MUJER , ya que tengo varias a mi NOMBRE y no son mías pero si sumo TODAS figuro en el modelo 347.
- Me puede hacer una FACTURA de todas las HABITACIONES que vamos a ocupar hasta el día …, sólo de los CARGOS de HABITACIÓN y DESAYUNO, para enviarles una TRANSFERENCIA, ya que además los CARGOS EXTRAS, deben de abonarlos cada uno de mis EMPLEADOS.
- Le agradecería que me avisase y me hiciese una FACTURA, cada vez que sobrepase los 600€, voy a estar tiempo HOSPEDADO en este HOTEL, y tengo que diferir dichos PAGOS.
- Todos los CARGOS de mis EMPLEADOS, sean TELEFONO, LAVANDERÍA, etc., quiero que sean cargados a la EMPRESA.
- En mis condiciones, me han comentado que tengo tarifa especial en los FINES de SEMANA.
- Me pueden CAMBIAR de HABITACIÓN, y no hacerme una FACTURA, quiero pagar al FINAL TODO.
- No me gusta la HABITACIÓN, tienen otra. NO, pues lo siento aunque me hayan hecho el Check-In me VOY
b) A Factura ya hecha e inclusive (o no) COBRADA
- Perdón, no le había dicho que la quiero a nombre de mi EMPRESA.
- Puede ponerme que en vez de TELEFONO, me salga LAVANDERÍA, me haría un gran favor.
- Puede desglosarme esta factura en varios, pero a distintos NOMBRES (PARTICULARES, EMPRESAS, …)
- “Oiga, que este cargo de LAVANDERÍA no es mío”.
- “Oiga, que este cargo de LAVANDERÍA no es mío”, como hacemos para descontar el importe ya que TODA la FACTURA ya la he pagado con VISA.
- Me he ido a DESAYUNAR, me puede repetir la FACTURA incluyéndome este nuevo CARGO.
- En este momento no sé COMO PAGARLE, le importaría esperar hasta la UNA que vienen a recogerme.
- Si no le importa la PAGO, una parte en efectivo, otra por VISA, otra por AMEX y le dejo a crédito el RESTO.
- No me han aplicado el DESCUENTO habitual que poseo por REPRESENTANTE.
- Podría cambiarme el número de personas y poner una SOLA.
- Podría volverme a enviar la factura que me han hecho hace TRES MESES por el AQUILER del SALÓN, ya que la hemos PERDIDO.
- Podría darme otra copia de la FACTURA, ya que una es para ADMINISTRACIÓN y otra para mi DEPARTAMENTO.
Volviendo de alguna manera al paso anterior, es evidente que un RECEPCIONISTA, a veces debe utilizar la “magia” del programa Smart Seven Stars, para salir airoso de cualquiera de las situaciones nombradas anteriormente,
que se resuelven de manera satisfactoria y además para tranquilidad de la GERENCIA, todo este tipo de “manipulaciones” queda reflejado “sin coste alguno de tiempo, o dato”.
Nos podemos encontrar con que en días anteriores le hemos c argado a un Cliente unos CARGOS que al día de Hoy, sabemos no le corresponden, Smart Seven Stars, no deja darlos de baja por ser de días pasados pero el
CLIENTE no tiene culpa de nuestra equivocación.
Mediante esta opción se consigue dar unos cargos EN NEGATIVO que se corresponden con los POSITIVOS mostrados en la pantalla, pero que no figurarán en factura ni los positivos ni los negativos. Por
supuesto si estarán/permanecerán en los CUADRES de PRODUCCIÓN.
Se ha ido el CLIENTE de una habitación pero se quedan de la misma EMPRESA en otras HABITACIONES.
Un CLIENTE se cambia de una HABITACIÓN a otra y además llevaba días en el HOTEL.
…
