2. Apuntes contables

Índice de contenidos

1. Carga de Apuntes
2. Modificación de Apuntes
3. Visualización de Diario de Movimientos
4. Diario de Movimientos
5.
6. Traspaso de Movimientos al Borrador
7.
8. Localización Descuadre (Fecha)
9. Diario Mvtos por Nro. Documento

A. Apuntes en el borrador
B. Apuntes IVA en el borrador
C.
D. Anular Descuadre Ficticio
E.
F. Fichero de conceptos automáticos
G. Fichero de asientos automáticos
H. Tablas Auxiliares de Rótulos
I. Auxiliar Apuntes Automáticos IVA

1. Carga de Apuntes

Breve explicación del proceso

Código de Cuenta

ESTE ES EL PRIMER CAMPO QUE POSEEMOS EN LA CARGA DE MOVIMIENTOS, ADEMÁS EN ESTE APARTADO EXISTEN VARIAS FUNCIONES QUE SE PUEDEN SOLICITAR.

Teclearemos una Cuenta Contable, si no existiese nos solicitará que la creemos (siempre que el usuario tenga privilegios). A continuación, nos visualizará el nombre de la misma y sus Progresivos DEBE, HABER y SALDO.
Podemos teclear parte de un NOMBRE y parte de los dígitos de la cuenta y por tanto la CONSULTA.
Dando <Intro> nos asume la cuenta Anterior.
4. Dando Código de Cuenta <TAB>, se supone que es contrapartida del movimiento anterior o final del apunte múltiple.
Las cuentas contables pueden ser de 5, 8 o 9 dígitos.
Al finalizar el Apunte, si es en directo, quedan actualizados los respectivos DEBE, HABER y SALDO de dicha cuenta para el próximo apunte.

FUNCIONES

F1 = Consulta por cuenta (debe conservarse ya que sabemos que una 62 pero …)
F2 = Consulta alfabética
F3 = Modificación en propia Carga
F4 = Asientos Automáticos
F5 = Consulta Diario
F6 = Consulta Extracto
F7 = Consulta Previsiones de Pago
F8 = Consulta Cuenta Previsiones de Cobro
F9 = Carga de Facturas
F10 = Carga de Facturas especial
F12 = Consulta Parcial Nombre
Ctrl A = Poner lo que queramos en Documento
Ctrl B = Cambiar Libro
TAB = Contrapartida

F3 Modificación => Abre una nueva pestaña con la opción 2.2. Modificación de Apuntes. Al terminar la modificación pulsamos Ctrl+W para cerrar la pestaña.

F4 Asientos Automáticos => Podemos predefinir asientos con todos los apuntes necesarios de manera que, de una vez, tenemos todas las cuentas que lo componen. Se configuran en la opción 2.G. Fichero de asientos automáticos.

F5 Diario => Abre una pestaña para ver un DIARIO DE MOVIMIENTOS. Al terminar la consulta pulsamos Ctrl+W para cerrar la pestaña.
F6 Extracto => Abre una pestaña para ver EXTRACTO de CUENTA. Al terminar la consulta pulsamos Ctrl+W para cerrar la pestaña.
F7 Previsiones de pago => Abre una pestaña para ver un DIARIO de PREVISIONES de COBROS / PAGOS. Al terminar la consulta pulsamos Ctrl+W para cerrar la pestaña.
F8 Previsiones de pago de la cuenta => Abre una ventana para que podamos ver un EXTRACTO de CUENTA de PREVISIONES de COBROS / PAGOS. Al terminar la consulta pulsamos Ctrl+W para cerrar la pestaña.

F9 Facturas => Plantilla para el asiento de facturas recibidas y emitidas. En este apartado asentamos las facturas introduciendo los importes de las bases imponibles. Los porcentajes de impuestos saldrán según lo que hayamos definido en B.2. Fichero de tipos de impuesto. Previamente debemos tener correctamente estos datos en 2.I. Auxiliar Apuntes Automáticos IVA.

Primera CUENTA contrapartida (se pueden dar más en la confirmación)
Confirmación de los Movimientos. En el caso de Compras si no damos el importe total nos solicita nueva cuenta de Compras.
Cuenta para efectuar en el mismo Asiento el PAGO/COBRO de la FACTURA
Tenemos la opción de adjuntar un archivo que puede ser el PDF de la factura, el extracto del movimiento bancario del pago/cobro, etc. Estos documentos se almacenan en el apartado E.LVDE.

Vemos en el recuadro superior que podemos asentar varias facturas. El recuadro inferior izquierdo tenemos los movimientos/apuntes de IVA y a la derecha aparecerían los movimientos de Previsiones de Pagos/Cobros.

F10 Facturas especial => Plantilla para el asiento de facturas recibidas y emitidas. Similar al apartado F9, con la excepción de que es un Asiento con el IVA ya INCLUIDO.
[Ctrl]+A: Documento libre => Se parará en el DOCUMENTO, pudiendo teclear lo que nosotros deseemos como valor de DOCUMENTO, y permanecerá́ así hasta que volvamos a teclear <Ctrl> A, recuperando entonces los valores anteriores. Ver explicación de DOCUMENTO.
[Ctrl]+B: Cambiar libro => Pulsando Ctrl+B accedemos a cambiar el Libro en el que vamos a relacionar el apunte. El dato se compone de dos valores, siendo los dos primeros los que se corresponden al Libro. Imaginemos que queremos separar todos los movimientos de Bancos <BC>, o de cada puesto de trabajo, o de cada usuario… Ver explicación de LIBRO. MODIFICA la función si era automático pasa a ser MANUAL y viceversa. Por ejemplo, enumeramos correlativamente pero cuando introducimos un apunte de nóminas deseamos que sea NMxxxx (donde xxxx puede ser MMDD). Después de cargar dichos asientos deseamos de nuevo que siga correlativamente.
[Ctrl]+R: Periodificar =>Una vez situado en la cuenta en Carga de Apuntes, si se pulsa [Ctrl]+R, nos pregunta de qué cuenta queremos periodificar, es decir, el
movimiento tendría que estar dado anteriormente.

El sistema nos propone todos los apuntes que tiene dicha cuenta, para que seleccionemos el que queremos periodificar
Nos pregunta la cuenta de periodificación (propone una por defecto que estará en configuración)
El número de meses a periodificar
Genera:
- Un movimiento de “anulación” del anterior, para poder periodificarlo, en la misma fecha y con igual descripción, número de documento, …
- Un primer movimiento de periodificación en la misma fecha que el movimiento anterior
- Sucesivos movimientos hasta llegar al número de meses que se han
  propuesto
Todos estos movimiento se generan en borrador, hay que tener en cuenta algunos movimiento pueden ser de años posteriores, no pasa nada,
quedarían en el borrador y se podrían pasar perfectamente a los próximos años cuando se abrieran estos.

Carga de apuntes

Código

Introducimos la cuenta contable que deseemos.

Fecha

Es la fecha del apunte. En el caso de que al comenzar la sesión le demos un mes distinto del de la fecha “activa”, o bien, después de introducir varios movimientos, también cambiemos el mes, Allar nos avisará que hemos cambiado de mes. Tener en cuenta que para las cuentas de Bancos y de IVA, esta fecha es la fecha de Contabilización no la fecha Valor o la Fecha de la Factura que nos la solicitará posteriormente.

En el caso de que posea CIERRES PARCIALES si se da una fecha igual o anterior a la fecha del último cierre Allar no le deja introducir el movimiento.
Cuando se da contrapartida se asume la fecha del apunte anterior.

Documento (Libro)

Esencialmente se puede utilizar de DOS formas:

Una numeración correlativa y automática partiendo de un número inicial dado en su apartado correspondiente. Para utilizar esta opción se debe poseer en B.7. Setup el bullet activado y el número anterior al que vamos a numerar en contadores. Evidentemente cambia de numeración al detectar que están cuadrados los respectivos DEBE y HABER (Por introducción normal, contrapartida y Asientos Múltiples.
Relacionar los movimientos con su soporte físico (LIBRO), correlación soporte lógico con el físico, ordenador con archivos (DECRETO CONTABLE).
Archivos de Bancos BCnnnn
Archivos de Nominas NMnnnn
Archivos de Clientes 27nnnn (LUGO) 29nnnn (Málaga) …
Código de la Contrapartida a la que corresponde el apunte (4 últimos números del código de la contrapartida)
Tipificación de los apuntes (Claves de Bancos)
Número de talón, factura, recibo, …, los 4 últimos dígitos

Hay que tener en cuenta que el proceso efectúa un cuadre por el número de documento.

También, tener en cuenta que el número de documento “0000” lleva un tratamiento especial. Si se indica dicho número de documento, Allar entiende que este es un apunte que corresponde a un Saldo Inicial, por ello lo añade en el PGC en unos acumuladores especiales de Saldos Iniciales Comienzo de Ejercicio. Los apuntes generados al hacer una APERTURA o PRE- APERTURA de EJERCICIO se generan con dicho documento.

Hay otros apuntes que se generan de forma automática (de REGULARIZACION, de CIERRE, de AMORTIZACIONES, de IVAs, …), llevarán unos códigos de LIBROS particulares al igual que una numeración diferente. Lo mismo sucederá́ cuando sean apuntes importados de otras aplicaciones (Hotel, POS, BEO, …)

AM – Amortizaciones
PG – Pagos a Proveedores
IV – Apuntes de IVA (F9 / F10)
ss – Apuntes de Hotel
tp – Apuntes de POS

Descripción del Apunte

Es la descripción del concepto que identifica al movimiento. Introduciendo un número, Allar entenderá que lo que usted quiere es dar una Descripción automática (revise dicho apartado 2.F. Fichero de Conceptos Automáticos).

Tipo de Movimiento (T)

Allar nos solicita si el movimiento que estamos introduciendo es un CARGO o ABONO, para ello pulsaremos <ESC> para acceder al campo e indicamos si es D=Cargo o H=Abono.

Importe del Apunte

El operador introducirá́ sin signo para los apuntes normales y con signo (-) para las correcciones. Se hace notar que existe un apartado 2.2. Modificación de Apuntes, que se puede variar cualquier dato retrocediéndolo al momento, o bien, su anulación si así́ se necesita.

Elemento Conciliable

Si en la Cuenta correspondiente le hemos dicho que nos solicite Elemento de Conciliación, Allar nos lo solicitará.

Fecha Valor

Si en la cuenta correspondiente le hemos dicho que nos lo solicite, Allar nos solicitará la misma.

Cerrada la introducción del importe queda constituido el movimiento contable (Apunte), en pantalla a la espera de su confirmación o eliminación. Alternativas:

<Esc> (Tecla Esc)= Apunte totalmente incorrecto, tenga en cuenta que en todos los apartados anteriores pulsando <Esc> se vuelve siempre a la anterior impostación.
<CR – Enter> (Tecla Carriage Return / Retorno de carro / Intro / …) = Apunte correcto, sin previsión de Cobros y Pagos y sin ser un asiento múltiple
<C> (Letra C) = Apunte correcto pero que posee previsiones de Cobros y Pagos
<N> (Letra N) = Consideramos que el Apunte Contable introducido NO ES un movimiento Contable sino un movimiento solamente válido para Previsiones de Cobros y Pagos. Si va a utilizar Previsiones Extracontables el movimiento deberá́ ser de signo contrario al de la Cuenta, p.ej. 610xx.xxx será́ del HABER, etc.
<R> (Letra R) = Apunte de Multi-imputación. Objetivo RÓTULOS, para aquellos apuntes que llevan el mismo apunte en otros RÓTULOS, Allar solicita que demos un RÓTULO y la cuenta a la que se multi-impute este movimiento
<P> (letra P) = Está prevista la PROVISIONALIDAD de los APUNTES, en este caso, es para variar la misma. ASUME POR DEFECTO PROVISIONALIDAD “9”

FIN del APUNTE

Una vez confirmada la validez del APUNTE, la cuenta auxiliar a la que iba destinado el movimiento, así́ como todas las cuentas de niveles superiores o las llamadas de GRUPO, quedan automáticamente actualizadas con el importa anterior. Cualquier consulta sobre esta cuenta arrojará por consiguiente el saldo real de la misma. Únicamente no se tienen en cuenta los apuntes que se han confirmado con la letra eNe.

Es de significar que existe Cuadre del Diario al intentar cerrar el proceso. De todas formas, podemos salirnos sin hacer caso al mensaje dado por Allar. Para ello debemos teclear Aceptar dicha anomalía. Allar detecta de igual forma la existencia de dicho Cuadre en fase de confección del Diario Contable.

Si en algún punto determinado de la Carga de Movimientos se le indicó a Allar que existe un apunte múltiple e intentamos salirnos sin haberlo concluido, Allar nos avisa de dicha anomalía y, de igual forma, podemos no hacerle caso a dicho mensaje.

Funcionamiento Previsiones de Cobros y Pagos.

En la Carga de Apuntes, como ya hemos visto, existe la posibilidad de ampliar los apuntes en su Previsión de Cobros y Pagos. Pueden figurar en la Contabilidad o bien ser exclusivos de dicha Tabla (opción <N>).

Una vez que hemos dicho que el apunte correspondiente queremos que figure en la Tabla de Previsiones de Cobros y Pagos (siempre se sea una Previsión de Cobros y Pagos manual, no automática, sin valores en el Fichero General), Allar comprueba si existe un movimiento para dicha cuenta por un valor absoluto igual al importe total dado en la imputación del apunte. En caso afirmativo, nos da la opción de que usted pueda borrar el anterior y no archivar este. Se supone, como es lógico, que era una previsión y por tanto al dar el mismo valor (absoluto) para la misma cuenta, en un % muy elevado, se supone que sea la anulación del Cobro o del Pago.

En caso de que no suceda lo anterior (que no exista o que no sea realmente la anulación del movimiento), Allar abrirá́ un pop-up solicitándonos la primera fecha a efectuar dicha Previsión y el primer importe hasta las “n” fechas y “n” importes que deseamos. Para el último importe bastará con su confirmación, tomándonos la diferencia del total inicial menos los distintos importes que ya hemos imputado. Allar no nos dejará en ningún momento que superemos el importe total con la suma de los importes, dándonos un mensaje con la diferencia en caso de superación de la misma.

En todo momento nos indicará el RESTO que nos quedará para completar el importe del apunte dado.

Iremos viendo siempre en la pantalla las diferentes previsiones que estamos dando.

En la Carga de Movimientos de Borrador no se pueden imputar Previsiones.