Enlaces Contables
Índice de contenido
Una de las características fundamentales de los sistemas Class One Web 4.0, es su concatenación con los procesos financieros. Por ello, en cada uno de los sistemas siempre existirá una parte que generará datos suficientes e incluso auxiliares para cualquier Contabilidad. Los sistemas Class One Web 4.0, se fusionan contablemente directamente con al aplicación Allar (Contabilidad FiscalFinanciera Analítico Departamental).
Los procesos comunes a todas las aplicaciones serán:
- Generación previa de los movimientos. Normalmente entre Fechas.
- Consulta/Visualización de los movimientos generados (Apuntes Contables y si procede Apunte de IVA. (Estos movimientos se pueden exportar en formato “csv” para su importación a otras contabilidades)
- Exportación a Allar (Genera movimientos en formato texto que Allar recibe directamente, pero que pueden ser válidos para su importación por cualquier otro sistema contable)
- Utilidades para deshacer los pasos anteriores.
Existen 3 enlaces totalmente diferenciados:
- Compras y consumos departamentales.
- De compras de economato (Contabilización de albaranes).
1. Generación de consumos
Genera tres tipos de asientos contables, realizando un refundido en un sólo movimiento a la fecha última que se le haya dado por igual cuenta contable y tipo de movimiento, según:
1. Enlace contable de compras analítico-departamental
Digamos que es un duplicado de los movimientos de compras. Es decir, las compras realizan un movimiento por naturaleza. Por ejemplo, se compra carne a un proveedor. Mediante este tipo de contabilización, se descarga la cuenta de compras por naturaleza y se le imputa a la cuenta de existencias del departamento en el cual entró.
Ejemplo contable:
300.70.100 (EXISTENCIAS DPTO ECONOMATO COMIDA) -a- 300.00.010 (FAMILIA CARNES)
-a- 300.00.020 (FAMILIA PESCADOS)
300.70.200 (EXISTENCIAS DPTO ECONOMATO BEBIDA) -a- 300.10.010 (FAMILIA REFRESCOS)
-a- 300.10.020 (FAMILIA ALCOHOLES)
300.70.300 (EXISTENCIAS DPTO ECONOMATO OTROS) -a- 300.30.010 (FAMILIA AMENITIES)
-a- 300.30.020 (FAMILIA PAPELERIA)
2. Enlace contable de movimientos entre almacenes
Los movimientos internos que se realizan entre los distintos almacenes, a su vez, generan su asiento contable contable correspondiente, globalizado por departamento y tipo (COMIDA – BEBIDA – OTROS) y a la fecha hasta. Entra en el departamento destino (Debe) y sale del departamento origen (Haber). Por ejemplo:
300.60.100 (EXIST.DPTO COCINA COMIDA) -a- 300.70.100 (EXIST.DPTO ECONOM.COMIDA)
300.60.200 (EXIST.DPTO COCINA BEBIDA) -a- 300.70.200 (EXIST.DPTO ECONOMATO.BEBIDA)
3. Imputación departamental de consumos.
En primer lugar, diremos que existen tres tipos diferentes de consumos:
a) Movimientos de consumos por carga de AUTOCONSUMOS y por opción de consumos en traspasos de almacenes.
b) Movimientos de PERDIDAS y/o REAJUSTE de INVENTARIO por carga de autoconsumos y reajuste de inventario.
c) Las salidas por VENTAS de TPV’s cuando el precio de coste no es cero. Es evidente que la cuenta de consumos debe ser del grupo 6 y descargar contra las existencias del departamento que consume. Por ejemplo:
610.50.100 CONSUMO BAR COMIDA -a- 300.50.100 EXISTENCIAS BAR COMIDA
610.50.200 CONSUMO BAR BEBIDA -a- 300.50.200 EXISTENCIAS BAR BEBIDA
2. Generación de albaranes
Una vez que las compras correspondientes hayan sido actualizadas, se marcan para evitar que puedan duplicarse movimientos contables, en el caso de que se soliciten reiteradas actualizaciones.
El enlace contable presupone que la contabilidad con la que va a «dialogar», es «ALLAR». La cual nos permite trabajar con ficheros de borrador de movimientos. Algo muy aconsejable cuando la contabilidad va a recibir movimientos que no se imputan manualmente y que, por tanto, pueden escapar al control de su usuario. Sin embargo, la técnica de usar ficheros de borrador permite revisar todos estos movimientos antes de ser incorporados al diario de movimientos.
Terminado el enlace contable, el fichero puente utilizado se vacía por completo, de forma que no pueda repetirse el enlace y producir duplicidad de movimientos.
Tenga en cuenta que el enlace de compras será diferente según tenga o no habilitado el check de totalizador Albaranes en B.7. Parámetros de Control => Contabilidad => Totalizar albaranes
3. Tabla de Movimientos
Podemos filtrar los movimientos por Contabilizados o No contabilizados. El tipo de documento que indica cada apunte se refiere a:
- sgMMDD: Consumos
- seALBARAN: Compras
4. Exportar contabilidad
El período de fechas elegido se enviará a la Contabilidad. Para el encadenamiento correcto con Allar se necesita que esté correctamente el código de la Contabilidad en los Parámetros de Control.
5. Marcar / Desmarcar consumos
- Si eliges la opción *MARCAR*, los consumos de economato se marcarán y por lo tanto se considerarán como ya contabilizados.
- Si eliges la opción *DESMARCAR* los consumos de economato se desmarcarán y por lo tanto se podrán volver a contabilizar.
6. Recuperar enlace de compras
¡Atención! Esta opción posibilita la recuperación de los apuntes contables de las compras de economato y puede utilizarse cuando, por error, haya especificado que no deseaba efectuar enlace en la entrada de mercancías. Debe tenerse en cuenta que, si por el contrario ya se había producido este enlace, ¡¡este proceso duplicaría los apuntes!!
A. Importar/exportar Proveedores Allar
Es recomendable que periódicamente se pasen a Allar los nuevos proveedores que hemos creado en Economato.
