1. Ordenes de Servicio
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El concepto fundamental para el tratamiento de Eventos se fundamenta en lo que llamamos Orden de Servicio (OS) BEO (Banquet Event Order).
Funcionalidad O.S.
Llamamos Servicios Especiales a todo aquel servicio que, desde la estructura de restauración, podamos ofrecer y dar, tanto dentro del propio Restaurante/Hotel como externo (Catering).
Cada servicio ofertado, presupuestado y/o realizado, deberá llevar asociada una Orden de servicio (O.S.), en la cual se explican las características del servicio en cuestión. Realmente con el perfecto entendimiento de este apartado, es donde sabremos cuál es la funcionalidad mayoritaria de Servicios Especiales.
Hay que constatar otro dato que tiene verdadera importancia. Pensemos que normalmente, quien realiza las labores de contratación son personas muy del ámbito de Relaciones Publicas. Por ello, StarBEO va dirigido a este tipo de personal en este apartado. Es decir, mucho tratamiento de textos y Windows, y los menos datos relacionados con intervención, Control de Costes, etc. En una palabra datos comerciales para vender, ya que posteriormente, a la primera tarea que es la de presentar un presupuesto, ya se añadirán el resto de datos por la/s persona/s que les corresponda dicha función. Pero siempre, cada cual aportará a la O.S. lo que mejor sabe y sin duplicidad de datos.
En primer lugar, hay que indicar que no se puede producir ningún Servicio Especial si no existe una Orden de Servicio previa. Estas O.S. se pueden crear, modificar o copiar. Es muy normal que existan muchas similitudes entre OS, por ser para el mismo Cliente, por querer el banquete parecido a otro realizado, etc.
Cabecera
Al comenzar una OS, indicar los siguientes datos:
- Número OS, por defecto que es correlativo al último que se haya dado.
- Motivo o nombre de la OS.
- Tipo de evento de los definidos en A.4. Maestro de Tipos de Orden de Servicio.
- Cliente y su nombre. StarBEO comprueba si existió alguna OS de dicho cliente y, en caso afirmativo, da la opción de aceptar los datos históricos de dicho cliente.
- Fecha de ejecución
- Fecha límite de confirmación.
- Días de duración del evento.
- Horas de inicio/fin
- Segmento que asignamos al evento.
- Fecha de presupuesto se asigna automáticamente cuando se envía el presupuesto desde la opción 3. Status órdenes de servicio.
- Status, por defecto tomará el color asignado a Tentativa. Posteriormente se puede cambiar el estado desde la opción 3. Status órdenes de servicio.
General
Además de los datos fiscales del cliente, que los tomará del Fichero de Clientes si ya estuviera en él,
- Teléfono: se puede enviar un SMS (el número de teléfono debe tener el formato +PPNNNNNNNNN, donde PP=País y NNNNNNNNN=Número. Ejemplo +34555444111)
- Email: se puede enviar un email directamente desde el programa ya que asume la dirección de email que posee en esta OS.
- Página Web: Además se ha incorporado un botón para acceder a la página Web del Cliente sin salir de la aplicación asumiendo la URL que posea grabado en dicha OS. El browser solo permite navegar en la página solicitada.
