Explicación Funcional OS/ BEO
Llamamos Servicios Especiales a todo aquel servicio que, desde nuestra estructura de restauración, podamos ofrecer y dar tanto dentro de nuestro propio Restaurante/Hotel como Esterno (en propia casa de Cliente, llamado en general Catering).
Cada servicio que ofertemos, presupuestemos y/o realicemos deberá llevar asociada una Orden de Servicio (OS/BEO), en la cual se explican las características del servicio en cuestión.
- OS – Orden de Servicio
- BEO – Banquet and Event Order’s
Realmente, con el perfecto entendimiento de este apartado es donde sabremos cuál es la funcionalidad mayoritaria de Servicios Especiales.
En primer lugar, hay que indicar que no se puede producir ningún Servicio Especial si no existe una Orden de Servicio previa a lo que se va a presupuestar y/o ejecutar.
Cuando entramos en dicho apartado observamos que podemos dar de Alta, Modificar o Copiar. Como bien sabemos, es muy normal que existan muchas similitudes de una OS a otra, por ser para el mismo Cliente, por querer el banquete parecido al que hemos realizado de un familiar, etc.
Hay que constatar otro dato que tiene verdadera importancia. Pensemos que, normalmente quien realiza las labores de contratación, son personas muy del ámbito de Relaciones Publicas. Por ello, StarEcon va dirigido a este tipo de personal en este apartado, es decir, mucho tratamiento de textos y ventanas, y los menos datos relacionados con intervención, Control de Costes, etc.
En una palabra: Datos Comerciales para vender, ya que posteriormente, a una primera labor que es la de presentar un presupuesto, ya le añadiremos el resto de datos por la/s persona/s que les corresponda dicha función. Pero siempre, cada cual aportará a la base de datos de la O.S. lo que mejor sabe y SIN DUPLICIDAD de datos.
Por ello, es muy importante definir bien el contenido de los siguientes Ficheros Maestros:
A.2. Maestro de Familias de Capítulos
En los análisis de una O.S., y a efectos de facturación y de Costos, intervienen tres conceptos fundamentales:
- PLATOS
- ARTÍCULOS propiamente dichos.
- ARTÍCULOS-SERVICIO.
A este último apartado es al que nos referimos aquí, ya que los otros dos están ya detallados en otros capítulos. Digamos, en primer lugar, que los Artículos Servicio, es decir Extras, Montaje, Desmontaje, Flores, Música, etc., los agrupamos en Familias de Capítulos de Gasto.
A.3. Maestro de Capítulos
Capítulo de Gasto le llamamos a aquellos artículos que, generalmente, suponen un gasto en una O.S. y rara vez se facturan (excepto cuando el servicio es catering externo). Ya que, generalmente, un porcentaje muy elevado se suele incluir en los precios de los platos. Aunque, sin embargo, hay algunos que evidentemente sí se facturan como es el caso de Conjuntos musicales, Centros de flores, Extras, etc.
Además del Código y su descripción, se debe dar su precio de coste y su precio unitario de venta, al igual que si dicho artículo admite descuento cuando así se aplique en una factura.
A.1. Maestro de Salones
Realmente, el apartado de Salones va muy relacionado con el sistema SEVEN STARS, ya que, lo normal es que exista un HOTEL. Sin embargo, no es imprescindible, ya que puede darse la circunstancia de que no exista HOTEL.
Los datos más importantes son:
TIPO: que generalmente debe ser SL, las cuentas de ventas y, sobre todo, los códigos de cada Salón y su descripción, al igual que si dicho salón admite descuento cuando así se aplique en una factura.
