Adaptación a Verifactu

Como decíamos al principio, el cambio más importante con esta normativa es que una vez emitida una factura, ésta no se puede modificar. Esto implica que en las facturas no se pueden añadir ni borrar las líneas, ni modificar el importe de una línea. De la cabecera, no se puede modificar el nombre, documento, tipo de documento ni país. Además, no se podrá dividir una factura una vez emitida ni cambiar el descuento, ya que modificaría el importe de la factura.

Uno de los cambios más importantes es que al anular una factura, si le indicamos que queremos modificar la factura anterior, nos aparecerá un popup para modificar en el momento la nueva factura que queremos emitir, pero antes de emitirla. Anteriormente, el proceso ya generaba la nueva factura cuando se hacía la anulación y tendríamos el problema de que posteriormente no la podríamos modificar, por lo que se ha optado por esta solución en la que la nueva factura es modificada “temporalmente” antes de confirmar su emisión y, en consecuencia, la anulación de la factura original.

En esta nueva versión se introduce un nuevo campo en la factura que es el tipo de documento. Aquí, se podrá elegir entre NIF, Pasaporte, NIE, etc. Al emitir la factura, se validará el formato del NIF o NIE si tiene más de 3 caracteres, para evitar errores posteriores. También se ha añadido este selector en los maestros de agencias/empresas/clientes, de la misma manera que en facturas.

Una vez emitida la factura, en la parte superior del PDF aparecerá el código QR obligatorio mediante el cual el receptor de la factura puede verificar que la factura es válida y se ha generado correctamente de acuerdo a la normativa Verifactu. Este código QR podremos configurarlo para que aparezca en la parte izquierda, centrado o a la derecha en la factura y podremos probar como nos queda visualmente en el botón de test de la opción B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Facturas, una vez que activemos el check de Verifactu.

Además de generar el código QR, para cumplir con la normativa es necesario que se envíe la información de todas las facturas generadas a Hacienda. En este caso, el sistema enviará las facturas automáticamente una vez generadas, a través de una cola de envío de la cual podremos consultar el estado tanto en la opción B.8. Setup Formatos/Interfaces -> E-invoice -> Verifactu, como en la opción G.E. Facturación Electrónica. Si todo va bien, las facturas se recibirán en la administración tributaria y el hotelero no tendrá que hacer nada más.

Si alguna de las facturas contiene algún error, la administración tributaria nos devolverá un error y este será enviado por correo electrónico a la dirección configurada en B.8 Setup Formatos/Interfaces -> E-invoice -> Común.

Para corregir este error, deberemos ir a la opción G.E. Facturación electrónica, donde podremos comprobar si las facturas están marcadas como “Enviadas”, si se han enviado correctamente, o “Pendientes”. Si tenemos alguna que ha fallado en el proceso automático tendremos que consultar cuál es el error y actuar en consecuencia. Si el error está provocado por algún defecto en la configuración de Verifactu, es probable que corrigiendo el defecto podramos subsanar la factura pulsando el botón de “Subsanar verifactu” y esperar a que en el siguiente envío de la cola se corrija el estado de esa factura. Si seguimos recibiendo el error, lo más probable que tuviéramos que hacer es anular esa factura y generar una nueva con los datos correctos.

En la opción anterior también podremos consultar el estado de la cola de envío pulsando en el botón de “Info Verifactu”, para saber cuántos registros hay pendientes de enviar.

Configuración en B.8. Setup Formatos/Interfaces => E-factura (Común y Verifactu):

• (Común) Email Incidencias: Dirección de email que recibirá los emails si hay algún error con alguna factura.
• Verifactu activo: check que activa la funcionalidad de Verifactu.
• NIF hotel.
• Razón social hotel.
• Descripción Factura: podremos dejarla en blanco y por defecto llevará el valor “Servicios Hotel”.
• Tipo de impuesto.
• URL y URL QR: que podremos dejarlas vacías para que tome las URLs de producción de la Administración tributaria.
• Alinear QR: donde queremos colocar el código QR.
• Mostrar QR encima de la cabecera: si queremos integrar el código QR en la cabecera de la factura junto a los datos de personificación, logo y datos de clientes, o bien lo queremos colocar encima de estos datos.
• Certificado y su contraseña.
• Botón de “Test Credenciales”: para probar si los datos de conexión y el certificado están correctos.
• Botón de “Estado de cola”: Nos aparecerá el número de registros de facturación que están en la cola pendientes de enviar.
• Botón de “Resetear Cola”: por si hay algún problema y queremos resetear la cola para que comience a funcionar de nuevo.
• En la parte más inferior, veremos los datos de la licencia de Verifactu, que será única para esta instalación, junto con un enlace a la declaración responsable de la versión de la aplicación que está en funcionamiento. Estos datos podrán ser requeridos por la administración tributaria en caso de inspección