Cobros con tarjeta de crédito en CWM.
Para esta funcionalidad en las aplicaciones de Class One es necesario que el hotel tenga contratada con alguna entidad una pasarela de pagos on-line y configurada en B.9. Setup – CWM => Formas de pago CWM. Desde Class One recomendamos Addon Payments (CaixaBank) por la variedad de operaciones que permite desde nuestros sistemas.
Funcionamiento del proceso de cobro
Cuando un cliente hace su reserva, el sistema envía un email de confirmación. Este email se configura en el apartado B.9. Setup – CWM => Email entradas previstas y puede contener un enlace al CWM para que el cliente haga su Pre-Checkin y los pagos que sean necesarios.
En la configuración del apartado B.9. Setup – CWM => Pre-Checkin debe estar marcada la opción Permitir Cobro Reserva y/o Permitir Tokenizar tarjeta.
En el apartado B.9. Setup – CWM => Pre-Checkin => Cobros Pre-Checkin, se definen las tarifas y los % de cobro que el cliente tendrá que pagar.
Con esta configuración, en las reservas en la s que se pida un prepago, se mostrará en el CWM del cliente el botón Pago online.
Una vez que el cliente realiza el pago:
- Se genera una factura NR con el concepto definido en B.7. Setup => Reservas => (09) Servicio No reembolsable que se envía por email al cliente.
- CWM envía un aviso al pms para comunicarlo
- El importe pagado por el cliente queda reflejado en la reserva. En la factura final se añade el importe negativo al final de la factura pudiendo quedar ésta a cero.
Checkin
Para los casos en los que se permita al cliente hacer el Checkin desde su CWM, los cobros dependen de los parámetros siguientes:
- Permitir hacer el checkin con la reserva sin pagar:
- Marcado, no será obligatorio tener la reserva pre-pagada para hacer checkin.
- Desmarcado, en el momento del checkin, la reserva tiene que tener un anticipo según la configuración que tenga la tarifa de la reserva en Cobros Pre-Checkin.
- Si no lo tiene, se genera una factura del total de la estancia y se muestra el botón de pago a través de la pasarela da pagos definida en el sistema.
- Si tuviera pagos parciales anticipados con factura NR, estos serían descontados en la factura total de la estancia.
- Si tuviera el prepago total de la reserva con factura NR, se realizaría el checkin y quedarían pendientes de facturar y cobrar el importe de la Tasa turística, si la hubiera y no estuviera pre-pagada junto con la reserva.
- Si la tarifa de la reserva está mapeada como Opcional/Oculta en el apartado Cobros Pre-Checkin, se realizará el checkin sin facturación ni cobros obligatorios.
- Si la reserva no está pagada, permitir hacer el checkin sin tarjeta tokenizada: Marcado, se permite hacer checkin sin tarjeta tokenizada ni reserva prepagada.
- Permitir hacer el checkin con la tasa turística sin pagar:
- Marcado, los cargos de la Tasa turística/Ecotasa se cargan a la estancia para facturarlos posteriormente, sin que se obligue al pago en el momento del checkin.
- Desmarcado, se genera una factura con la Tasa turística y se muestra el botón de pago a través de la pasarela da pagos definida en el sistema.
- Factura anticipada automática:
- Marcado para que se genere una factura anticipada de la estancia justo cuando el huésped hace el checkin desde su CWM (no se aplica para checkin manual desde el pms). No implica el cobro de la misma, esto depende de si la reserva tiene pre-pagos o no.
- Sin prepago: el huésped podrá pagarla desde la opción «Ver cargos», y tendrá el botón para el pago a través de la pasarela de pagos que esté definida en el sistema.
- Con pre-pago: Si tuviera el pre-pago total de la estancia, en la opción «Ver cargos» vería la factura ya cobrada.
- Desmarcado, el huésped hace checkin y la estancia queda pendiente de facturar.
- Marcado para que se genere una factura anticipada de la estancia justo cuando el huésped hace el checkin desde su CWM (no se aplica para checkin manual desde el pms). No implica el cobro de la misma, esto depende de si la reserva tiene pre-pagos o no.
Configuración en Channel:
Para las reservas que entran desde el channel manager es necesario definir:
- F. pago Depósitos: 9.A. Master Connection OTA’s => Común => Forma de pago: Indicar la forma de pago para los anticipos de las definidas en A.D. Fichero de formas de pago.
- Factura NR Depósitos:
- Marcado => Prepagos con factura NR: Si los prepagos de reservas se quieren facturar, en B.7. Setup => Reservas => (09) Servicio No reembolsable es necesario indicar un servicio NR, previamente definido en A.6. Fichero de servicios.
- Desmarcado => Prepagos como Anticipos: En caso de no hacer factura se creará un anticipo en 2.F. Gestión de Anticipos.
