1. Plan Contable y Maestros
Índice de contenido
1.1. Gestión de Cuentas del P.G.C.
Esta Aplicación está totalmente adaptada al Plan General de Contabilidad.
La estructura del Plan Contable que gestiona esta aplicación es la siguiente:
- NIVEL : 2 dígitos (cifras) subgrupos.
- NIVEL : 3 dígitos (cifras) cuentas de mayor.
- NIVEL : 2 dígitos (cifras) cuentas de mayor o auxiliares.
- NIVEL : 2 dígitos (cifras) cuentas auxiliares.
- Dentro del mismo Plan se pueden tener cuentas auxiliares de 5, 8 o de 9 dígitos indistintamente.
- No se pueden dar de Alta cuentas de 8 dígitos si previamente no se ha definido la cuenta de 5 dígitos como Cuenta Auxiliar (SIN DESGLOSE).
- Podemos dar de Alta las Cuentas del Plan General Contable, tanto desde 2.1. Carga de Apuntes como desde 1.9. Mantenimiento Fichero General.
- Cuenta: Número de la cuenta.
- Título: Nombre de la cuenta.
- Desglose: Marcar si la cuenta es de nivel superior, no es una cuenta final (no marcar), que tiene subcuentas a las que agrupa.
- Código Riesgo: sirve para hacer una agrupación de los Riesgos que posee una determinada Persona o Empresa en sus distintas Cuentas (distintos códigos de Cliente, de Proveedor, Cuentas de Socios, etc.).
- Conciliable: sirve para que se puedan hacer conciliaciones en dicha cuenta por un código auxiliar. Muy útil en todas las cuentas de Clientes y Proveedores para poder conciliar, por ejemplo, por número de factura (Saldos Vivos).
- Fecha Valor:
- Moneda: En el caso de Cuenta en Diferentes Monedas según la configuración creada en 1.H. Fichero de monedas.
- Tipo de Impuesto: Según los valores de Tasas configurados en B.2. Fichero de tipos de impuesto.
- Previsión de Pagos: Para incluir la cuenta en la generación de Previsiones de pagos.
- Multirótulo: Se relaciona con el C.A.D. (Código Analítico Departamental – USALI). Es una manera de añadir otra característica o ampliar descripción en los asientos. P.e., si compramos cerveza contra una cuenta 600 pero los barriles van a los distintos bares que serían los rótulos.
- Progresivo Debe/Haber/Saldo Cuenta: Datos de los valores actuales de la cuenta.
Para dar de Baja una Cuenta debe tener su saldo a CERO y no tener Apuntes.
Si quisiera desglosar una Cuenta Auxiliar que un principio era de 5 dígitos, deberá actuar de la siguiente forma:
1. Dar de baja todos los apuntes referentes a dicha Cuenta (o traspasarlos a una cuenta “ficticia”)
2. Cambiar la forma de Desglose (1 -> Con Desglose)
3. Dar de Alta la cuentas Auxiliares de 8 Dígitos.
4. Volver a introducir en las Cuentas Auxiliares los apuntes anteriormente dados de Baja, o recuperar de la Cuenta “ficticia”.
Contabilidades internacionales
Contabilidad 993 2019
Es importante saber que el PGC español se puede copiar a la contabilidad según el BOE. Aún así debe de revisarse el mismo, ya que pudieron haber cambios en algún criterio a la hora de crearlo (PGC). Por lo tanto Class One, no adquiere compromiso alguno de su fiabilidad.
Contabilidad 995 2019 – México
Es importante saber que el SHCP mexicano se puede copiar a la contabilidad. Aún así debe de revisarse el mismo, ya que pudieron haber cambios en algún criterio a la hora de crearlo (SHCP). Por lo tanto Class One, no adquiere compromiso alguno de su fiabilidad.
Contabilidad 994 2019 y 994 2020 Plan Reducido – Colombia
Es importante saber que el Plan de Cuentas de Colombia se puede copiar a la contabilidad. Aún así debe de revisarse el mismo, ya que pudieron haber cambios a la hora de crearlo. Por lo tanto, Class One no adquiere compromiso alguno de su fiabilidad.
Contabilidad 996 2002 – Perú
Es importante saber que el Plan de Cuentas de Perú se puede copiar a la contabilidad. Aún así, debe de revisarse el mismo, ya que pudieron haber cambios a la hora de crearlo. Por lo tanto, Class One no adquiere compromiso alguno de su fiabilidad.
Contabilidad 997 2020 – Chile
Es importante saber que el Plan de Cuentas de Chile se puede copiar a la contabilidad. Aún así, debe de revisarse el mismo, ya que pudieron haber cambios a la hora de crearlo. Por lo tanto, Class One no adquiere compromiso alguno de su fiabilidad.
1.2. Cuentas con Moneda Extranjera
Nos indica aquellas cuentas que tienen moneda extranjera
1.3. Listado de Cuentas XYZ
Nos indica aquellas cuentas que tienen asociadas cuentas XYZ
1.9. Mantenimiento del Fichero General
Le llamamos Fichero General a una Tabla Auxiliar válida para los siguientes usos:
- Creación de todos los Clientes y Proveedores, con los datos relativos a los mismos, que a su vez se dan de alta automáticamente el PGC
- Posibilidad de exportación-importación de los Datos de esta tabla a otros sistemas de Gestión con el consiguiente ahorro de tiempo y máxima seguridad por estar dando los datos en único sitio y, por lo tanto, no tener duplicados.
- Proporcionar datos necesarios para los libros de IVA/IGIC/…, (CIF) y otros listados que pida la Administración.
- Poder tener una “Agenda Telefónica” en la Contabilidad.
- Datos necesarios para las exportaciones en formato ISO 20022 para Pagos a Proveedores, Girar Remesas a Clientes y Pagos de Nominas a Empleados.
- Datos de nuestros Bancos necesarios para el caso anterior (5).
En cada cuenta se deben indicar todos los datos de contacto así como dos bloques importantes para la previsión de cobros y pagos.
FORMA DE PAGO
En el caso de proveedores, podemos definir los datos bancarios para las remesas de pagos. Dentro de este apartado vemos Formas de pago con 5 campos:
- Forma de pago: campo informativo. No hay un fichero de formas de pago. Se codifica a voluntad.
- Días del 1º giro: Nº de días que transcurren desde la fecha de factura al primer pago.
- Cadencia de giros: Si son pagos fraccionados, cada cuántos días, desde el primero, se hacen los pagos. 30-60-90
- Nº de giros: Es cuántas veces se paga.
- Día fijo de pago: indicamos el día fijo del mes en el que hacemos el pago. Si ese día ha pasado, cogerá el mismo día del mes siguiente.
Ejemplo:
Suponiendo que la fecha actual de 28 de agosto y teniendo definidos los campos de la siguiente manera
Forma de pago: E / 30 / 1 / 25
En el día de hoy contabilizamos una factura y el proveedor tiene estos datos en su “Forma de pago”. Significa que el pago sería dentro de 30 días y en un solo pago. Pero el día fijo de pago es el 25 del mes corriente. Como ya ha pasado el 25 de agosto, el pago se hará el próximo día 25 se septiembre.
Para las remesas es imprescindible indicar la Id. De la remesa (la que se quiera) y la fecha de aceptación de la misma (la que se quiera siempre anterior a la orden).
En general, este sistema genera una previsión de pagos y cobros. Posteriormente se seleccionan los pagos o cobros que realmente se van a ejecutar.
Datos para procesos de nóminas y otros de empleados.
Porcentaje de IRPF: lo tomará cuando se dé una imputación en IRPF a esta cuenta.
1.A. Fichero de rótulos
Funcionalidad de los rótulos.
ALLAR contempla, como una de las novedades más importantes a destacar sobre la Contabilidad ANCOR, la inclusión de un concepto llamado [RÓTULO].
Entendemos que la Contabilización de Apuntes se produce en un universo de circunstancias relacionadas con el apunte y que, en dicha Contabilización a la forma clásica, no están fielmente reflejadas. Sin ir más lejos, no existe una Contabilidad analítica coherente e interrelacionada totalmente con la Contabilidad Clásica, ya que, un Apunte va a un Plan General Contable muy restringido, por lo que hay que emplear trucos más o menos efectivos para poseer una extrapolación de los apuntes que se consideran de analítica.
Un apunte dentro de la misma contabilidad, puede ir al Plan de Cuentas “Normal”, al Plan de Cuentas “Analítico” y al Plan de Cuentas Americano. Este es el concepto de RÓTULO. Distintos planes de cuentas para un mismo apunte y en la misma contabilidad.
Vemos un ejemplo práctico. Poseemos una venta
- Plan General Contable (Siempre se asume por defecto como RÓTULO “C”)
430.15.001 — 700.10.010 VENTAS PRODUCTO “A”
——————-— 700.50.020 VENTAS PRODUCTOS “H1”——————-— 477.00.000 IVA 21 %
——————-— 477.00.000 IVA 10 % - Analítica (Llamémosle RÓTULO “A”)
——————-— 10.015.010
——————-— 10.015.020 (10 = Encuadre de producto / 015 = Zona de venta / 010 = Centro de coste) - General Ledger (Llamémosle RÓTULO “U”)
01.103.102 — 50.010.200
——————-— 50.070.200 Cias Grupo a consolidar
——————-— 50.070.204 Cias Grupo a NO consolidar - Seguimiento de Presupuestos
- ETC.
Explicación Funcional
¿Qué se consigue de esta manera?
- Que con un sólo apunte a la cuenta de Clientes nos ha ido al PGC y a su vez al General Ledger,
- que hemos dado un apunte de Ventas y nos ha ido a la cuenta de Ventas del PGC y a un pseudoplan analítico en el cual ni siquiera es necesario cuadrar el asiento y a una cuenta del General Ledger.
Veamos otro ejemplo más fácil. Imaginemos que somos una empresa constructora y que poseemos varias obras. Imputamos un Gasto de personal a su cuenta del PGC y a su vez decimos que dicho gastos de personal correspondió a la provincia de LA CORUÑA “15”, Tipificación de Gasto “1”, OBRA “10” sección Albañilería “010”.
No es fácil de entender en todo su extensión el concepto de RÓTULO, porque estamos acostumbrados a movernos en tres dimensiones y rótulo significa una dimensión más.
Ya que este concepto de 4ª dimensión, es abstracto en sí pero fácilmente particularizable para cada caso en concreto, lo dejamos al libre estudio de generar los planes de cuentas con los significados y enfoques que cada Cliente le quiera dar. Es evidente que para aquellas empresas multi-nacionales, con implementación en diferentes países (con fiscalidad distinta), pueden llevar los dos planes a la vez, sin ningún incremento a la hora del “input” de datos y por supuesto con total cuadre del INTER_GAP.
La única restricción que existe es que los Planes de Cuentas deben regirse por codificaciones de 8 DIGITOS ([2] [1] [2] [3]). Los apuntes se pueden introducir desde cualquier rótulo, además de la imputación al que le corresponda por su rótulo, a otros diferentes, pero con un análisis o generación de tablas (BALANCES GENERADOS), etc., debe de estar en el rótulo del cual va a recabar la información.
Cuál es entonces la mecánica para realizar lo anterior. Existen tres modos de operar:
- Que ya se conozcan de antemano todas aquellas cuentas, que por su naturaleza implica que todos los apuntes que a su vez van a dichas cuentas, también van a otras cuentas de otros planes y se desconocen estas.
- Que cuando se de un apunte, es cuando determina si va a poseer rótulo o no. En este caso, lo que debe hacer es “cuando esté procediendo a la Carga de Apuntes”, antes de confirmar el apunte, debe pulsar la tecla F1
- Que conozca ya las cuentas a las que van a ir al igual que el porcentaje de reparto. ESTA OPCIÓN CONTEMPLA QUE UN MISMO APUNTE SE REPARTA EN VARIOS APUNTES DE ACUERDO A UN PORCENTAJE YA PRE-ESTABLECIDO. Para utilizar esta opción debe previamente cargar estos multi-apuntes en el apartado 2.H. Tablas Auxiliares de Rótulos.
En los dos primeros casos se preguntará a que rótulo quiere imputar este apunte y la cuenta dentro de dicho rótulo. En el tercer caso lo podrá hacer de forma automática, o bien semi-automática (con opción de cambiar cuentas).
- 1º y 2º : apunte rótulo principal = apuntes rótulo secundarios.
- 3º : apunte rótulo principal = suma apuntes dentro de cada rótulo.
El siguiente paso será poder verlos, analizarlos, sacar balances, etc. de los distintos rótulos.
Para ello, en cualquier menu, bastará pulsar el icono de cambio de rótulo. a continuación, Allar le solicitará el rótulo al cual se quiere ir. De esta forma tan sencilla, dentro de la misma contabilidad, ya se ha cambiado a otro rótulo (o plan). Se debe tener en cuenta que tiene igualmente los niveles de claves que poseía en la contabilidad normal, con las mismas salvedades.
Estos apartados están muy relacionados con los sistemas XYZ que se aplican en las diferentes aplicaciones (Smart Seven Stars, StarPOS, StarEcon y StarCard). Consulte y vea más en profundidad dichos sistemas. Son los rótulos XYZ (Mayúsculas) y xyz (minúsculas). Puede a su vez funcionar con los mismos directamente mediante la opción A. Modelización XYZ Análisis Dept.
1.B. Fichero de tipos de adjuntos
Se definen subcarpetas para almacenar los ficheros adjuntos. Esta opción tiene, entre otras, las funciones siguientes:
- Poder diferenciar por diferentes sub-carpetas dentro de una cuenta contable.
- Poder indicar (ya verá en donde), que nos dé todos los documentos de compras (Sub-carpeta CO) que estén entre un rengo de fechas.
Puede ver su funcionalidad en este manual.
1.F. Fichero de conceptos bancarios
Aunque en principio deberían de ser estándar, previniendo posibles cambios, o bien que no le gusten las descripciones como las da su banco principal, puede poner las descripciones que desee. En este apartado se mantienen dichos registros. Las descripciones las de la imagen anterior.
1.G. Fichero de países
Se suministra un fichero con todos los códigos de los países.
Podemos activar o desactivar países en función de nuestras necesidades. Si pulsamos el icono señalado con la flecha vemos la lista completa de todos los países, los que están activos y los que no.
Si nos situamos en un país, pulsando el aspa roja (X) lo activamos o desactivamos. Este icono actúa como un «interruptor». No se borran, sólo quedan inactivos para dejar la lista más «limpia» de países que no utilizamos.
1.H. Fichero de monedas
En primer lugar, diremos que se ha incluido un campo nuevo en el PGC en el cual nos pregunta si la cuenta que estamos creando es de MONEDA EXTRANJERA. Si en el campo MONEDA no indicamos nada se supone que trabajamos con la moneda base del país. En caso contrario, podemos dar la moneda que estimemos, que previamente la habremos creado en esta opción.
Indicaremos que en la Carga de Apuntes, cuando se detecta que estamos dando un movimiento correspondiente a una moneda extranjera, no actualiza saldos del PLACO, sucediendo lo mismo en modificación de Apuntes.
Al emitir el DIARIO, si detecta un movimiento correspondiente a una cuenta con moneda extranjera, realiza, al momento de la impresión, el cálculo del cambio a la moneda origen, correspondiente al cambio que posee para dicha moneda en el fichero de monedas y en la fecha correspondiente.
Los apuntes cargados en Borrador los sigue dejando en dicha moneda y los Suma (listado de Movimientos de Borrador), ya que no tiene importancia, al igual que sucede en Visualización, Punteo, Extractos de Cuentas, tanto de movimientos Directos como de Borrador.
En Previsiones de Cobros y Pagos está previsto realizar la conversión, de momento siguen estando SOLO el importe TAL CUAL.
Si se quiere realizar cualquier proceso que afecte al PGC con saldos convertidos (en la moneda de origen) se deberá pasar siempre el proceso G.7. Mon. Extr. – Recálc. PGC Moneda Cuenta.
Cuando se desee invertir los saldos del PGC a otra moneda distinta de la origen, pasará el apartado G.8. Mon. Extr. – Recálc. PGC valor Moneda[x]. Una vez sacados los informes deseados, se deberán reactualizar los saldos del PGC. Esto se consigue pasando la opción F.2. Recálculo de Progresivos.
Existe un proceso mediante el cual nos lista todas aquellas cuentas que son de Moneda extranjera G.9. Mon. Extr. – Listado Cuentas Moneda[x].
1.I. Fichero de usuarios
Al Crear/Editar cada usuario tenemos los siguientes campos:
- Nombre de usuario: lo define el administrador.
- Contraseña: la define el administrador.
- Privilegio: Definimos el nivel de acceso a menús según los roles del apartado B.7. Setup – General – Privilegios.
- Opción: Podemos elegir una opción concreta para acceder directamente a ella en vez de al Menú Principal.
- Mostrar favoritos por defecto: Acceder a Favoritos directamente al entrar en la aplicación.
- Contabilidades restringidas: Se pueden seleccionar las contabilidades a las que el usuario puede acceder.
- Menú principal gráfico: Ver el Menú gráfico al entrar en la aplicación.
