A. Modelización XYZ Análisis Dept.
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Explicación XYZ
Este es un nuevo modulo desarrollado principalmente para EMPRESAS CINSTRUCTORAS y/o HOTELES, su funcionalidad es la terminología habitual de Contabilización de Costes. En el mundo de los Hoteles es una herramienta para obtener los informes llamados USALI “Uniform Systems of Account For Lodging Industry”, que están fundados en Balances Departamentales con sus diversos desgloses de Ingresos y/o Gastos. En este caso el Grupo Class One ha querido ir más lejos y nos muestra una posible visión cúbica del estilo de Contabilización Americana. Veamos su explicación.
- Tipo de Ingreso o Gasto: XX (Actividad)
- Centro de coste: XXX
- Departamentos: XXX
Digamos que a los APUNTES CONTABLES NORM ALES (FINANCIERO-FISCALES). Se les cuelga aquellos de carácter analítico de Costes, un calificador determinante de su TIPO de INGRESO/GASTO, a que CENTRO de COSTE se le imputa y a que DEPARTAMENTO le corresponde
En primer lugar, se deben de definir o analizar los tres super-conceptos ya expuestos:
- TIPO de INGRESO/GASTO: Como ejemplo nos puede valer una tipificación al estilo de cómo hacían los Bancos. De tal forma que utilizan del 001 al 500 para conceptos de Abono y del 501 al 999 para conceptos de Cargo. También llamado Actividad, en vez de tipo de apunte.
- CENTRO de COSTE: Si hablamos de Obras es evidente: cada obra. Para el caso de HOTELES, cada hotel, etc.
- DEPARTAMENTOS: Su propia palabra lo define p.ej.: ALBAÑILERIA, FONTANERÍA, CARPINTERÍA, PISOS, ADMINISTRACIÓN, BARES, etc.
1. Marcar / Desmarcar CUENTAS XYZ
Mediante esta opción se consigue indicar que una Cuenta contable y los movimientos asociados a la misma, tienen una dependencia de costes. Es decir, que al dar un movimiento en la cuenta aquí marcada, pedirá además su Tipo de INGRESO/GASTO, DEPARTAMENTO y CENTRO de COSTE, para ese movimiento.
Existe también la posibilidad de que no solicite ningún tipo de cuenta XYZ. Para este caso ya le damos la cuenta XYZ a que queremos se asigne automáticamente. Para las cuentas marcadas y ya pre-asignadas con cuentas XYZ, ALLAR reaccionará en varios procesos con su asignación automática cuando estas vengan en blanco, es decir:
- En la propia Carga de Apuntes (ya no pregunta)
- En la Actualización de Fichero Borrador a Definitivo. Si están en los Apuntes en blanco le asigna la del PGC.
- Cuando se calculan automáticamente las amortizaciones, si la cuentas de Amortización (p.ej. Grupo “68”) poseen asignada su cuenta XYZ, los movimientos contables también poseerán la coletilla XYZ.
- etc.
Para la asignación múltiple, se dispone del icono señalado en la imagen.
2. Visualizar/Listar CTAS Sistema XYZ
00550210
- 00 = Centro de Coste
- 550 = Tipo de Actividad
- 210 = Departamento
Sin embargo, en este ejemplo, no necesita los Centros de Coste. Posee un único Centro de Coste “00”.
4. Visualizar/Listar Apuntes Sistema XYZ
En esta opción se pueden ver en la contabilidad “origen”, o lo que es lo mismo rótulo “C”, aquellos movimientos que se han calificado para la tipología XYZ. En el ejemplo, vemos a la cuenta 60025030 con su coletilla Analítico Departamental 00550210, o sea Centro de Coste 00, el Tipo 550 y Departamento 210, y así sucesivamente.
7. Alta ESPECIAL DIRECTA -> [XYZ/xyz]
Esta opción permite crear de manera sencilla y rápida las cuentas correspondientes a Tipo, Centro de coste y Departamento en los seis rótulos. Automáticamente se genera los «Planes de cuentas» en cada uno de los 6 rótulos (XYZxyz).
Se aconseja cambiar los nombres de los rótulos para que sean más amigables.
A. Recálculo BALANCES ROTULOS [XYZ]
El motivo de esta opción es porque en el cálculo de los balances XYZ no se hace automáticamente como el resto de balances. Esto es para dar más rapidez a la carga de movimientos, actualización del borrador, etc.
El proceso de recálculo realiza los siguientes pasos:
- Pone a ceros las cuentas de los rótulos ‘XYZ’
- Incluye de nuevo todos los movimientos como si fuesen dados de alta de nuevo, recalculando todos los saldos ya sean cuentas corrientes como cuentas de mayor de los movimientos que posean ‘XYZ’
- Permanece invariable el fichero de movimientos
C. Fórmula Reparto Dptos Aux->Prod.
Se configura el reparto de la producción de un departamento a otros departamentos.
D. Redistribuir Inter-Departamentos
Una vez definidas las tablas, se procede a repartir estos departamentos auxiliares.
El proceso de recálculo realiza los siguientes pasos:
- Es MUY importante que previamente a pasar este proceso se pase la opción de recálculo A.A.
- El sistema generára los movimientos necesarios para cada rótulo basándose en las fórmulas de reparto del apartado anterior
- Recálculo Balances Rótulos [XYZ]
Allar va localizando, cuenta a cuenta, en el rótulo X, que corresponde a dicho departamento. Un vez localizada cada cuenta reparte el saldo del mes realizando tantos apuntes como sea preciso en cada uno de los rótulos XYZxyz, de acuerdo al reparto definido en A.C. Fórmula Reparto Dptos Aux->Prod.
Cuando ya ha finalizado, recalcula de nuevo balances XYZ, como si se tratase de la opción A. Recálculo BALANCES ROTULOS [XYZ].
Se debe tener en cuenta que, generalmente, no se suelen introducir apuntes directos exclusivos en los rótulos XYZxyzz. Por ello, es muy fácil de repartir cualquier proceso.
El proceso realiza, para cada rótulo y por cada cuenta de departamento auxiliar, un asuento saldando contra dicha cuenta y repartiendo de acuerdo a la formulación de la opción A.C. Fórmula Reparto Dptos Aux->Prod.
E. Balance Anual Analítico-Departamental
En esta opción se generan los balances según los filtros aplicados.
G. Localizar inconsistencias XYZ
Siempre se puede cambiar una cuenta, que en principio era de grupo 6-7 a otros grupos o viceversa, y no haber variado (suprimiendo o incorporando) su coletilla XYZ.
En este apartado se pueden detectar estas anomalías.
H. Introducir XYZ en Apuntes
Si hay alguna cuenta que no estaba marcada a la cuenta 66-015-900, todos aquellos movimientos que no tienen coletilla XYZ de esta cuenta la tomarían automáticamente.
