Contabilidad - Facturación
Índice de contenidos
Primer Paso.
Se debe hacer la opción C.1. Generación Contable. Esta opción lo que hace es la que genera realmente los movimientos contables entre la fechas que les indiquemos. Si lo hacemos diariamente el sistema siempre nos propone el día anterior, pero en el caso de que haya un fin de semana, simplemente cambiaríamos la fecha desde. Por seguridad hay que pulsar el Ok, con el ratón. Si hacemos 2 veces el mismo día o las mismas fechas, no pasa nada, ya que el sistema recuerda que se ha hecho para dichas fechas el enlace contable.
Segundo Paso.
Podremos comprobar todos los movimientos generados en los apartados C.2. Tabla de Movimientos y C.3. Tabla de IVA.
Tercer Paso.
Efectuar el enlace contable al borrador de la Contabilidad. Pasar el apartado C.4. Exportar a Contabilidad. Se dirán entre las fechas que se desea exportar.
C.5. Desmarcar Contabilidad.
Siempre podremos deshacer lo que hayamos contabilizado y volver a repetirlo, lógicamente se debe hacer algo similar en la contabilidad si es que ya se exportó
1. Generación Contable
Se definen las fechas que se desean contabilizar.
2. Tabla de movimientos
Esta opción muestra los movimientos generados entre las fechas definidas en el filtros. Además se pueden filtrar por Contabilizados , No contabilizados y Agrupar por Cuenta.
3. Tabla de IVA
Comprobación de los movimientos de Apuntes de IVA generados, tanto del proceso anterior como de otros procesos. Por defecto veremos sólo los movimientos NO CONTABILIZADOS, pero se pueden ver también todos aquellos movimientos que hayan sido contabilizados anteriormente.
4. Exportar contabilidad
Se indica el período de fechas que se quieran exportar.
Es necesario tener contratada la aplicación de contabilidad Allar.
5. Desmarcar contabilidad
Mediante este proceso se pueden rehacer de nuevo los pasos anteriores.
A. Cargos OS/BEO
En esta opción se pueden gestionar los cargos que se van a facturar a una OS. En la cabecera se puede modificar el Departamento, si fuese necesario.
- Importar Presupuesto: Si previamente la OS tiene hecho un presupuesto, se puede importar directamente para su cargo y posterior facturación.
- Importar Salones: Añadirá los importes de los salones asociados a la OS.
Una vez importados los datos del presupuesto a esta OS, se procedere a cargar el resto de los cargos a facturar posteriormente. Tiene la misma funcionalidad que la opción 5. Carga de presupuestos.
B. Facturación
Una vez seleccionada la OS que se desea facturar, el sistema avisa de que hay cargos pendientes de facturar. En la columna Facturable, se muestran todos los conceptos que se van a incluir en la factura. Se pueden marcar/desmarcar para que se incluyan o no. Desde esta opción también se pueden importar Presupuesto y salones.
Confirmando en el «visto» de la parte inferior de la pantalla principal del presupuesto, se muestra el popup en el que se indican los datos fiscales a los que se emite la factura, pudiéndose modificar.
Factura Definitiva: Convierte la factura en definitiva generándola. Si no se marca, se tendría una factura pro-forma.
Se puede visualizar un PDF de la misma pulsando el icono de la lupa.
C. Gestión de Facturas
En esta opción se muestran las facturas para su gestión. Los filtros de la izquierda permiten localizar más fácilmente cualquier factura.
Haciendo doble click en cualquiera de ellas se mostrará su contenido y las distintas opciones para su gestión.
- Añadir: para añadir cargos.
- Editar: para editar un cargo que señalemos.
- Borrar: para eliminar un cargo que señalemos.
- Imprimir: para imprimir la factura.
- Dividir: para dividir la factura. Se dividirán los cargos marcados como seleccionados según el porcentaje indicado.
- Anular: para anular la factura. Hace una factura de abono (todos los cargos en negativo).
- A la tabla: retorna a la tabla anterior con el listado de facturas.
Importante:
- Los cargos de la factura no se pueden modificar/anular si tienen fecha anterior a la fecha activa.
- Los cargos que anulemos (siempre del día) quedarán reflejados en el auditor de facturación.
D. Cobro de facturas
En esta opción se realiza el cobro de las facturas. Una vez localizada la factura a cobrar usando los filtros disponibles, se pulsa el icono de cobrar.
Como en todas las aplicaciones, el proceso de cobro pide una fecha y una Forma de pago. Se admiten varias formas de pago modificando los importes en cada una. El saldo restante se va actualizando automáticamente.
En caso de que hubiera depósitos a cuenta, esto importes se restarían del saldo pendiente.
E. Facturación electrónica
Esta opción está relacionada con el envío de facturas a la administración. Debe configurarse previamente en B.7. Backoffice – Configuración => E-invoice.
Desde esta opción se consultan los envíos de las facturas y, en su caso, se pueden reenviar.
F. Listado de cobros
Esta opción nos permite tener un listado de los cobros realizados en función de los filtros que apliquemos.
El listado se puede agrupar por:
- Forma de pago
- Fecha
- # Factura
- Cliente
