Cómo facturar desde Reservas
Factura Proforma
Pulsando el icono señalado podemos emitir una factura proforma de la reserva.
Factura No Reembolsable
Hoy en día, en la mayoría de los hoteles se produce este hecho cada vez con mayor frecuencia: los huéspedes quieren un mejor precio y para ello se acogen a reservar en la modalidad de No Reembolsable. Es decir, que están dispuestos a que se les cobre (un día, toda la estancia), aunque al final no vayan al hotel. Este tipo de reserva es más habitual en reservas a través de OTA’s.
Esta utilidad también la podemos utilizar para facturar los anticipos que se cobran a los clientes, aunque no sean realmente «No reembolsables».
En el hotel se origina un problema, ya que la reserva se debe cobrar en el momento de su recepción, o en el caso de 2-3 días antes de la estancia, y debe quedar constancia de la misma para que, cuando el cliente se hospede en el hotel, se sepa que ya ha pagado dicho “anticipo”. Por otro lado la legislación vigente obliga a que los “anticipos” de más de 400€ deben de hacerse mediante la emisión de una factura.
Seven Stars, propone un procedimiento muy útil, sencillo y que no requiere un control posterior. En primer lugar deberá poseer un servicio que sea al que se va a aplicar dicho “anticipo”, se aconseja que su cuenta contable sea de anticipo y no de ventas.
En la opción B.7. Setup – General => Reservas => (09) Servicio No reembolsable tenemos dos campos para definir los códigos de los servicios que vamos a usar. Podemos definir hasta dos.
Cuando pulsamos el botón «NR» nos pide el importe que queremos cobrar y seguidamente nos emite la factura correspondiente, con el concepto del Anticipo.
En el caso de disponer de una pasarela de pagos que tenga la funcionalidad de enviar link de pagos, podemos enviar dicho link al cliente para que realice el pago del importe solicitado. Una vez hecho el pago se generará la factura.
Seven Stars recordará posteriormente, cuando el huésped se hospede en el hotel, a la hora de hacerle su factura (a la salida, o anticipada), el concepto anteriormente facturado se deducirá en esta factura final. Se puede dar, en este caso, la excepción de que exista una factura con importe cero. En la primera factura NR es muy probable que no poseamos la identificación del cliente, las OTA’s no la suelen mandar ni exigir. Este procedimiento también se puede aplicar a anticipos solicitados a empresas/agencias.
Adicionalmente, se puede configurar que todos los prepagos que nos llegan a través de reservas online se facturen automáticamente. Ver parámetro Factura NR Depósitos.
Morificar o cancelar facturas NR
Las modificaciones o anulaciones de importes NR de una reserva se deben hacer SIEMPRE desde la propia reserva, usando el botón NR. Para ello, emitiremos una nueva factura por importe de la diferencia positiva o negativa que queremos aplicar. Si tenemos que cancelar el total del importe anticipado, debemos emitir una factura por este importe total en negativo.
- NO utilizar el abono de facturas de la opción 3.3. Modificación de facturas.
- NO mezclar los importes de anticipos (generados en 2.F. Gestión de Anticipos) con los importes y facturas NR. Por ejemplo, no cobrar una factura NR con un anticipo.
En los 3 puntos de la esquina superior derecha de la reserva, se puede Editar el importe NR. Esta opción NO modifica las facturas emitidas con este concepto ni el importe cobrado en su caso, solo el importe que restará en la factura final como concepto NR. Esta opción se activa en B.7. Setup – General => Privilegios menú principal => Privilegios especiales.
