Factura NR vs. Anticipo
Para la gestión de importes pagados por anticipado de una reserva, tenemos dos opciones diferentes y que no deben mezclarse. Cualquiera de las dos opciones deben tratarse por separado.
Todos los importes que añadamos a la reserva por cualquiera de las dos opciones, se van a sumar en este campo. Entre paréntesis se indica la cantidad cobrada.
Factura NR
Esta utilidad se utiliza para facturar los anticipos que se cobran a los clientes, aunque no sean realmente «No reembolsables».
En el hotel se origina un problema, ya que la reserva se debe cobrar en el momento de su recepción, o en el caso de 2-3 días antes de la estancia, y debe quedar constancia de la misma para que, cuando el cliente se hospede en el hotel, se sepa que ya ha pagado dicho “anticipo”. Por otro lado la legislación vigente obliga a que los “anticipos” de más de 400€ deben de hacerse mediante la emisión de una factura.
Seven Stars, propone un procedimiento muy útil, sencillo y que no requiere un control posterior. En primer lugar deberá poseer un servicio que sea al que se va a aplicar dicho “anticipo”, se aconseja que su cuenta contable sea de anticipo y no de ventas.
Cuando pulsamos el botón «NR» nos pide el importe que queremos cobrar y seguidamente nos emite la factura correspondiente, con el concepto del Anticipo.
En el caso de disponer de una pasarela de pagos que tenga la funcionalidad de enviar link de pagos, podemos enviar dicho link al cliente para que realice el pago del importe solicitado. Una vez hecho el pago se generará la factura.
Seven Stars recordará posteriormente, cuando el huésped se hospede en el hotel, a la hora de hacerle su factura (a la salida, o anticipada), el concepto anteriormente facturado se deducirá en esta factura final. Se puede dar, en este caso, la excepción de que exista una factura con importe cero. En la primera factura NR es muy probable que no poseamos la identificación del cliente, las OTA’s no la suelen mandar ni exigir. Este procedimiento también se puede aplicar a anticipos solicitados a empresas/agencias.
Adicionalmente, se puede configurar que todos los prepagos que nos llegan a través de reservas online se facturen automáticamente. Ver parámetro Factura NR Depósitos.
Morificar o cancelar facturas NR
Las facturas NR no se pueden modificar como el resto de facturas (3.3. Modificación de facturas).
Las modificaciones o anulaciones de importes NR de una reserva se deben hacer SIEMPRE desde la propia reserva, usando el botón NR. Para ello, emitiremos una nueva factura por importe de la diferencia positiva o negativa que queremos aplicar. Si tenemos que cancelar el total del importe anticipado, debemos emitir una factura por este importe total en negativo. Así quedará reflejado en la reserva a la hora de hacer la factura definitiva.
- NO utilizar el abono de facturas de la opción 3.3. Modificación de facturas.
- NO mezclar los importes de anticipos (generados en 2.F. Gestión de Anticipos) con los importes y facturas NR. Por ejemplo, no cobrar una factura NR con un anticipo.
En los 3 puntos de la esquina superior derecha de la reserva, se puede Editar el importe NR. Esta opción no modifica las facturas emitidas con este concepto, solo el importe que restará en la factura final como concepto NR. Esta opción se activa en B.7. Setup – General => Privilegios menú principal => Privilegios especiales.
Anticipos
Pulsando este icono nos lleva a la opción 2.F. Gestión de Anticipos. De esta manera añadimos un importe prepagado a la reserva pero sin facturarlo. Para la modificación o devolución debemos hacerlo desde la opción 2.F. Gestión de Anticipos
Cobro de facturas con importes NR vs Anticipo
Cuando la estancia tiene importes facturados como NR, este importe se incluirá EN NEGATIVO en la factura final de la estancia.
Cuando la estancia tiene importes de anticipos, a la hora del cobro de la factura, el sistema nos los muestra y no pregunta si los queremos usar como cobro de la factura.
Informes sobre el estado de cobros de anticipos
- Anticipos no facturados: Podemos ver un listado de anticipos en la opción 2.F. Gestión de Anticipos.
- Anticipos facturados NR: Para anticipos facturados (NR) podemos verlos en la opción E.1. Diarios de producción, indicando en el filtro de Servicio desde/hasta el servicio que se use para las NR y desmarcar el check de «Ocultar no reembolsable». Teniendo en cuenta que te aparecerán los cobros de los anticipos (en positivo) y los «usos» del anticipo (en negativo)
