Gestor de tareas
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Configuración previa
Para el funcionamiento de esta herramienta, debemos definir los departamentos del hotel y los usuarios que están vinculados a ellos. Posteriormente, en las plantillas de las tareas, predefinimos los usuarios y departamentos que se ven afectadas por cada tarea o grupo de tareas. Esta predefinición se puede cambiar en la creación de cada tarea.
En el Maestro de Departamentos (A.I.E. Fichero de departamentos), se ha incluido una nueva sección para usuarios. Aquí, se podrá seleccionar qué usuarios pertenecen a cada departamento. Asimismo, en el Maestro de Usuarios (A.9. Fichero de usuarios), se ha añadido una sección para asignar departamentos a cada usuario. La asignación solo es necesario hacerla en uno de los maestros, ya que se actualiza en el otro.
Se ha añadido un maestro en Alt.9.A. Fichero de plantillas de tareas. Esta herramienta permite crear, modificar y eliminar plantillas de tareas. Estas plantillas serán usadas para la generación de tareas en el módulo, permitiendo configurar detalles como título, descripción, departamentos implicados, periodicidad, entre otros.
También, se ha añadido un nuevo maestro Alt.9.B. Fichero de grupos de tareas. Esta funcionalidad facilita la creación y modificación de grupos de tareas, permitiendo la creación de tareas relacionadas de forma más sencilla.
Conexión con otras aplicaciones: SPA, POS, Economato, BEO (Eventos)
Podemos generar tareas a los usuarios de SPA, restaurantes, economato y BEO. Para ello, en cada aplicación debemos asociar los distintos departamentos y sus usuarios. Esto se hace en la opción:
1. Gestor de tareas
Se ha creado la página del módulo Alt. 9.1. Gestor de Tareas (También se puede acceder pulsando el nuevo botón 
en la parte superior del PMS o desde las reservas y estancias en los tres puntos) desde la cual se pueden visualizar, crear, modificar y gestionar todas las tareas.
Para filtrar el listado de tareas, se pueden usar los siguientes filtros:
- Departamentos
- Prioridad
- Estado
- Tipos
- Solo mías
- Leído
La pantalla principal muestra las tareas asociadas al departamentos al que pertenece el usuario, con opciones para filtrar por departamento, prioridad, estado, Tipos de plantilla, Solo mías y tareas leídas o no leídas.
En la columna de la izquierda vemos los datos de la tarea. Son los definidos en la plantilla pero se pueden cambiar en cualquier momento.
- Título: Por defecto es el título de la plantilla. Se puede editar en cualquier momento.
- Fecha y hora: Es la definida para la ejecución de la tarea.
- Departamentos: Son los departamentos a los que se comunica la tarea. Se puede editar en cualquier momento.
- Usuario: que crea la tarea
- Habitación: A la que se asocia la tarea. En la columna de la derecha aparece el número de reserva de esta habitación.
En la columna de la derecha vemos el estado en el que se encuentra cada tarea:
- Pendiente / En progreso / Finalizada / Borrado: Esta secuencia es por la que pasa el estado de una tarea:
- Pendiente: Al crearse la tarea y antes de que un usuario se la asigne.
- En Progreso: Un usuario se ha asignado la tarea y aparece su nombre justo debajo.
- Finalizada: Un usuario ha finalizado la tarea. No necesariamente tiene que ser el mismo que se la asignó, ni tiene que estar previamente asignas para darla por finalizada.
- Borrado: Tareas que se han borrado antes de darlas por finalizadas.
- Usuario que se ha asignado la tarea.
- Prioridad: La que le hayamos asignado a la tarea.
- Leída / No leída: Esta información la ve solo el usuario. Es la manera de marcar una tarea como vista, pero no necesariamente tenerla asignada.
- R: xxxxx: Es el número de reserva asociada a la tarea. Si, además la reserva tiene una habitación asociada, su número aparecerá en la columna de la izquierda, debajo del usuario que la creó.
Pulsando este botón podemos añadir una nueva tarea desde una plantilla individual o desde un grupo de plantillas
Desde la página de creación se podrán generar tareas a partir de una plantilla, con la opción de modificar los campos necesarios. También, se ha añadido una página para la creación de grupos de tareas, donde se pueden crear tareas a partir de plantillas de grupo, modificando los detalles de cada tarea de manera independiente.
Al seleccionar una tarea, se accede a su página de detalles.
Las modificaciones que hagamos se trasmitirán al resto de usuarios vinculados a la tarea, excepto cuando marcamos una tarea como «Leída». En este caso es una marca solo para el usuario, aunque podemos ver quién la ha leído pulsando en el contador de la columna arriba a la izquierda.
En la parte final de la pantalla podemos ver un histórico de acciones realizadas sobre la tarea.
2. Listado de histórico de tareas
3. Listado de tareas
En esta opción tenemos un listado de las tareas según el filtro que apliquemos, indicando el estado en el que se encuentra la tarea.
A. Fichero de plantillas de tareas
En la creación/Edición de plantillas de tareas tenemos tres pestañas. En esta pestaña General tenemos los detalles de la tarea:
- Código: 5 caracteres alfanuméricos
- Título
- Color: Podemos asignar un color para identificar la tarea en el Gestor de tareas.
- Prioridad: 5 niveles (Muy Baja – Baja – Normal – Alta – Muy Alta)
- Habitación física: para indicar que se trata de una habitación.
- Hora: A la que debe realizarse la tarea.
- Observaciones: Espacio para los detalles de la tarea.
Todos los campos son EDITABLES al crear una tarea.
En la segunda pestaña definimos a qué Departamentos afecta esta tarea.
Todos los campos son EDITABLES al crear una tarea.
En esta pestaña establecemos tres ciclos de Periodicidad de la tarea, si la tuviese.
Días de la semana: Marcamos los días que se ejecuta la tarea.
Días del mes: Establecemos tres días del mes para ejecutar la tarea.
Cadencia: Definimos que la tarea se ejecute cada X días.
Cuando creamos una tarea cuya plantilla tiene una periodicidad predefinida, nos va a pedir una fecha de inicio, una fecha final y una hora. Con estos datos nos mostrará un popup con las tareas creadas.
B. Fichero de grupos de tareas
En esta opción podemos agrupar varias tareas de manera que podemos generar varias tareas al mismo tiempo, que están relacionadas entre sí. Por ejemplo, tareas que afectan a varios departamentos y deben estar coordinadas en el tiempo.
