Explicación funcional de Almacén. Concepto de Departamento y/o Almacén
Introducción a los conceptos de ECONOMATO
A continuación se explicará como se debe tratar un ECONOMATO, los productos que lo forman, los distintos departamentos que existen en el hotel, lo que es un TPV/POS y las posibles fórmulas que admite StarEcon para su tratamiento. Y por similitud, lo que son Suministros Externos.
En primer lugar, se da una amplia descripción de lo que entendemos por Departamento y/o Almacén para, seguidamente, de forma somera estudiar como estructurar los Artículos y a qué Familias corresponden.
De igual modo, es importante reflejar cómo StarEcon, de forma práctica, podría llevar los sistemas explicados a buen término.
1. Concepto de DEPARTAMENTO y/o ALMACEN.
En primer lugar, debemos aclarar qué se entiende por Departamento, ya que dicho concepto nos determina el sistema de Gestión que debemos realizar.
¿Qué es un Departamento?
Diremos que es la ubicación física en la cual se produce un gasto o se realiza una venta. Por ello, hay dos modelos diferentes:
- Departamento de SOLO GASTO
- Departamento de VENTA
Por otro lado, los hoteles poseen un responsable de compras que se encarga del Departamento de Economato, el cual distribuye al resto de los Departamentos toda la mercancía. Mediante este sistema se consigue que las compras se realicen de forma ordenada y se puedan controlar, ya que casi todos los Departamentos dependen del almacén regulador o Economato.
DEPARTAMENTO de SOLO GASTO
Son fundamentales para el funcionamiento y control del Hotel. Están totalmente relacionados con el concepto de Economato. Debemos de tener en cuenta que en el control de los gastos está, en buena medida, la rentabilidad del Hotel.
Los departamentos de gastos pueden ser los siguientes:
- DESAYUNOS COMEDOR: Mediante la imputación de los consumos diarios a este Departamento se consigue de una manera real saber exactamente cuál es el coste del desayuno de un día concreto, de una semana, período, mes, etc.
- COMIDAS COMEDOR: Sería un caso similar al anterior. No se debe desglosar en dos departamentos diferentes debido a que sería muy costoso el desglose de lo que corresponde a cada comida. Para aplicar un porcentaje de distribución, nos podría valer el proceso inverso, haciéndolo a partir del porcentaje de ventas:
- 1 = Total facturado Media pensión cenas.
- 2 = Total facturado Media pensión comidas.
- 3 = Total facturado pensión completa.
1 + 2 + 3 => 100 %
1 => x %
Obteniendo de esta forma un porcentual para aplicar al coste de comida o cena, más o menos exacto, pero realmente 100% válido.
- Mantenimiento PISOS: A este Departamento se le imputan los amenities, inventarios de toallas, sábanas, mantas, etc. Conociendo por las distintas medias los costes por habitación ocupada, mediante las cargas de los RLVs correspondientes.
- Mantenimiento GENERAL: En este departamento podrán estar censadas las herramientas que utiliza el servicio técnico. Al igual que todos aquellos gastos, ya sean de productos o de servicios imputados a este departamento.
- ANIMACIÓN: En hoteles de turismo de costa o vacacionales, existe el departamento destinado para el disfrute de los turistas que, por supuesto, tiene unos gastos determinados.
DEPARTAMENTO de VENTAS
Son los departamentos en los que se venden artículos. Pueden ser Tipo Bar o Tienda. Están relacionados directamente con la aplicación POS. Estos departamentos consumen automáticamente los artículos que venden.
- BAR CAFETERIA: Todos los Hoteles poseen una cafetería que, además de servir a los clientes hospedados, sirven al público como una cafetería más.
- RESTAURANTE: La mayoría de los Hoteles poseen uno o varios restaurantes para atender a los huéspedes. Existen dos tipos diferenciados:
- Restaurantes donde normalmente la comida es para la pensión del Hotel.
- Restaurantes en los cuales la comida es a la carta.
- BAR PISCINA
- DISCOTECA / PUB
- VENDING
- SUPERMERCADO
- TIENDAS
