B. Procesos Backoffice
Índice de contenidos
1. Bloqueos de Cabinas
2.
3. Auditoría de facturación
4. Auditoría de terapeutas
5. Auditoría de reservas
6. Auditoría informática
7. Setup – General
∗ General
∗ Conectividad
∗ Reservas
∗ Facturas
∗ Horario
∗ Gestión de turnos
∗ Privilegios – Menú Principal
∗ Programador de tareas
∗ Plantillas
∗ Idiomas
∗ Gestor de tareas
∗ Gestión de efectivo
* Actualizar
1. Bloqueos de Cabinas
En esta opción podemos establecer bloqueos de cabinas para que no puedan ser asignadas a ningún tratamiento.
3. Auditoría de facturación
Esta opción tenemos un informe de toda la actividad relacionada con la facturación. Podemos ver Líneas añadidas, Líneas editadas, Líneas borradas, Facturas canceladas, Facturas divididas, Proforma, Cambios descuento, Cambios Nombre/NIF, Facturas repetidas y Pagos editados.
4. Auditoría de terapeutas
Esta opción tenemos un informe de toda la actividad relacionada con los terapeutas. En la columna de la izquierda tenemos filtros para elaborar el informe según nuestra necesidad.
5. Auditoría de reservas
Esta opción tenemos un informe de toda la actividad relacionada con las reservas. En la columna de la izquierda tenemos filtros para elaborar el informe según nuestra necesidad.
6. Auditoría informática
Esta opción es de uso restringido y sólo está disponible para la propiedad o quien esta decida.
7. Setup - General
General
El acceso a esta parte de programa deberá ser siempre restringido para que ningún usuario pueda cambiar los parámetros que puedan tener consecuencias no deseadas.
En este apartado tenemos los datos de personalización de la aplicación. También podemos cambiar el logo y en color de la aplicación.
- Tiempo de desconexión (min): Definimos los minutos de inactividad tras los cuales, la aplicación, nos va a pedir que introduzcamos de nuevo nuestro usuario y contraseña.
- Encriptar datos de clientes: Relacionado con la protección de datos.
- Requerir contraseñas fuertes: Nos pedirá contraseñas que incluyan mayúsculas, minúsculas y números.
Conectividad
Este apartado es para la interconexión con los Web Services del resto de las Aplicaciones.
Configuración del Correo. Debido a que desde SPA se emiten diferentes correos, tanto internos como externos, debe solicitar a su proveedor que le dé los datos para este apartado, si no están debidamente configurados no les funcionarán el envío de correos.
Con el botón Test se puede comprobar el correcto funcionamiento de la configuración.
Reservas
- Prefijos móviles por defecto: Podemos indicar los prefijos telefónicos de los países más usuales de nuestros clientes.
- Apariencia: Definimos el color de los tratamientos para las barras que se mostrarán en los plannings.
- Histórico de reservas: Utilidad para pasar datos de reservas a histórico.
Facturas
En este apartado configuramos los parámetros relacionados con la facturación.
- Contador: Es el contador para la numeración de las facturas normales y las de abono. IMPORTANTE no manipular estos campos o hacerlo con precaución.
- Cuentas por defecto: Definimos las diferentes cuentas contables por defecto donde se pasarán los datos al generar el enlace contable. En caso de que algún tratamiento, programa, forma de pago, descuadre, etc. no tenga definida su cuenta contable, se usará la que corresponda de este apartado.
- Impuesto: Definimos el tipo de impuesto y si los precios lo tienen incluido o no.
- Anticipo: descripción para el concepto de anticipos de las facturas.
- Cuenta contable.
- Descripción del literal.
- Cargo Hotel: código del servicio que tenemos definido en hotel para los cargos procedentes de SPA.
- Plantilla PDF: Diseñamos la plantilla de las facturas que generamos en la aplicación. Podemos añadir una imagen de fondo. Tenemos un botón «TEST» para comprobar cómo queda el diseño de la factura.
Horario
Desde este apartado definimos los horarios generales de apertura de las instalaciones.
Tenemos un calendario desde el que podemos cerrar días o períodos de fechas siguiendo las intrucciones que señalamos en el recuadro inferior derecho.
Gestión de turnos
Definimos los parámetros de comportamiento de turnos de los terapeutas:
- Capacidad máxima por la mañana. En base a una ocupación del 100% del hotel, cuál es el máximo de terapeutas que vamos a necesitar en el turno de mañana para la asignación automática de turnos en la opción 6.2.
- Capacidad máxima por la tarde. En base a una ocupación del 100% del hotel, cuál es el máximo de terapeutas que vamos a necesitar en el turno de tarde para la asignación automática de turnos en la opción 6.2.
- Tiempo máximo empleado en el cálculo de turnos (segundos)
- Número de horas seguidas que no debería superar un turno
- Número de horas diarias que no debería superar un terapeuta
- Número de minutos de margen para asignar turnos fuera del horario del spa, antes de la apertura y después del cierre.
Privilegios - Menú Principal
Se dispone de un total de 15 Roles o categorías que se asignaran a cada usuario. Además existe una clave superior de administrador que siempre podrá acceder a todo el sistema y que no se regula en este apartado. Dicha clave pertenece a la propiedad y solamente la debe saber el estamento más alto de la empresa / Hotel.
Esta opción debería ser la que tuviese máxima restricción de todas las opciones de la Aplicación. Sólo el personal autorizado de mayor confianza, debería de acceder a ella, dado que regula los permisos de acceso de todas las claves de usuario a las diferentes opciones de la aplicación.
Cada rol que configuremos, aconsejamos refrescar la pantalla del navegador (F5) para que se guarden los cambios antes de cambiar a otro rol. Los literales de cada rol se pueden cambiar pulsando sobre los mismos.
La creación de usuarios sólo la puede hacer el administrador del sistema y se realiza en la opción Menú Principal > Ficheros maestros > C. Usuarios.
Privilegios especiales.
- No permitir cambios en Privilegios.
- Generar anulación de facturas. Permite al usuario generar facturas de abono.
- Permitir cambiar fechas de cobro.
Programador de tareas
Es este apartado configuramos el backup de la aplicación. Rogamos no manipular estos datos sin asistencia de nuestro personal.
Plantillas
En este apartado configuramos las plantilla de email que enviamos al cliente para confirmar la reserva, enviar el cuestionario médico, definir el PDF del cuestionario y para enviarle la factura adjunta.
En todos tenemos una serie de «Leyendas» para insertar los campos correspondientes en el sitio que deseemos. Además los podemos definir en los idiomas que tengamos configurados en la aplicación. Si el origen del cliente no se correspondiera con ninguno de los idiomas, le enviaría el definido «por defecto«.
Idiomas
Al existir un módulo ICQS de interrelación con los clientes, nos tomará determinadas plantillas de nuestros propios datos. Con esta opción definimos los idiomas que pueden usar el sistema para comunicarse con nuestros clientes.
Gestor de tareas
Aquí activamos el Gestor de tareas. Ver el funcionamiento aquí.
Gestión de efectivo
- Host:
- Usuario: Lo facilita CashDro
- Contraseña: La facilita CashDro
- Forma de pago: Debemos definir una forma de pago del tipo «Efectivo» en A.D. Fichero de formas de pago. Si se dispone de más de una máquina de efectivo, se debe configurar una forma de pago para cada una.
- Activo: Para activar el servicio.
Actualizar
A. Configuración de usuarios de tareas
Debemos asociar a cada usuario a los departamentos que le afectan en el Gestor de tareas, de manera que solo recibirá los mensajes vinculados a estos departamentos.
