Ficheros Maestros
1. Tipos de Cabina
En esta opción creamos los Tipos de cabina que tenemos en nuestro SPA.
2. Cabinas
En esta opción configuramos las características de cada cabina y la relacionamos con un tipo de cabina. Definimos la capacidad de personas que pueden ser tratadas a la vez y le definimos un color que nos ayudará a identificarla en el planning.
También tenemos una una tabla de horarios en los que podremos asociar tratamientos en cada cabina.
3. Familias de Tratamientos
Definimos las familias de tratamientos que prestamos en el SPA. Podemos añadir una descripción larga y asociarlos a una cuenta contable.
4. Tratamientos
General
En esta opción definimos los tratamientos que prestamos en el SPA.
- Familia a la que pertenece el tratamiento.
- Especialidad a la que se asocia este tratamiento. Sirve para relacionarlo con los terapeutas que lo pueden aplicar.
- Duración en minutos del tratamiento para que se bloquee esta franja de tiempo en el planning de la cabina y del terapeuta.
- Tiempo de preparación es un margen de minutos que podemos definir si el tratamiento necesita una preparación previa a su aplicación, de manera que esta franja también se bloquee en el planning de la cabina y del terapeuta.
- Tiempo recogida es un margen de minutos que podemos definir si el tratamiento necesita después de su aplicación, de manera que esta franja también se bloquee en el planning de la cabina y del terapeuta.
- Precio que tiene el tratamiento.
- Precio Fijo: si está marcado no podremos modificar el precio cuando asignemos el tratamiento en una reserva.
- Coste: podemos definir un coste del tratamiento.
- Terapeutas: Número de terapeutas necesarios para prestar el tratamiento. Es posible indicar 0 (cero) Terapeutas si se trata de un Bono o un acceso a piscinas, circuitos de agua, etc. En este caso aparecerá un botón para Añadir Múltiples personas y tener controlado el aforo de la instalación.
- Pax: Personas/pacientes que pueden ser tratadas al mismo tiempo en el tratamiento. (OJO: Para tratamientos de más de una persona, NO poner el mismo cliente dos veces en el tratamiento).
- Color: Si se desmarcael check «Usar color por defecto«, es posible elegir un color para cada tratamiento.
- Descripción larga: En este campo describimos el contenido y desarrollo del tratamiento.
Artículos
Podemos añadir los diferentes artículos necesarios para prestar el tratamiento de manera que, al añadirlo a una reserva, ya tome en cuenta qué necesitamos para el desarrollo del mismo. Al mismo tiempo, aplicará el consumo en economato.
Cabinas
En esta pestaña elegimos las cabinas en las que se puede aplicar este tratamiento. Podemos definir una Prioridad para ordenar la selección automática de cada cabina (Cuanto más alto sea el número antes se asignará la cabina).
Terapeutas
En esta pestaña seleccionamos los terapeutas que pueden aplicar el tratamiento. Podemos definir una Prioridad para ordenar la selección automática de cada terapeuta (Cuanto más alto sea el número antes se asignará la cabina).
Patologías incompatibles
En esta pestaña podemos definir qué Patologías son incompatibles con el tratamiento. Cuando el cliente rellena el cuestionario, nos avisa si el tratamiento elegido es incompatible con la patología que nos indicó.
Equipamientos
En esta pestaña definimos qué equipamiento es necesario para este tratamiento. A la hora de asignar los tratamientos el sistema tiene en cuenta el equipamiento que tenemos disponible. En el ejemplo, si hay un tratamiento reservado que utiliza las piedras de Jade, no nos deja hacer otra reserva con este tratamiento (u otro que use las piedras de Jade).
5. Programas
General
En esta opción podemos configurar diversos programas que contienen varios tratamientos durante un número determinado de días.
- Duración en días del programa.
- Precio diario del programa
- Precio fijo: si está marcado no podremos modificar el precio cuando asignemos el programa en una reserva.
- Coste: podemos definir un coste del tratamiento.
- Pax: Personas/pacientes que pueden ser tratadas al mismo tiempo en el tratamiento.
- Cuenta contable para imputar la producción.
- Color: Nos permite identificar los programas en el Planning de reservas.
- Descripción larga: Para describir el contenido del programa.
Tratamientos
En esta pestaña definimos los tratamientos que se aplicarán cada dís del programa. Pulsando el lápiz azul junto a cada Día, podemos añadir más tratamientos al programa.
6. Artículos
En esta opción podemos definir los diferentes artículos de «Compra» que necesitamos para la aplicación de los tratamientos. También podemos definir otros artículos de «Ventas» que vendemos a los clientes, pero sin aplicarlos en el tratamiento.
Definimos el precio de venta y el de costo, así como si se permite el cambio de precio manual a la hora de aplicarlo/venderlo.
Estos artículos están relacionados con Economato/Almacén, donde tienen que estar marcados como «SPA», y se tiene en cuenta los consumos, las compras, etc.
7. Especialidades
En esta opción definimos las especialidades. Es la manera de relacionar los tratamientos que luego asignamos a los terapeutas.
8. Terapeutas
En esta opción definimos los terapeutas que tenemos en el SPA y las características de los mismos. Cada terapeuta tiene una ficha en la que indicamos las características de cada empleado. En cada pestaña de la ficha especificamos las Especialidades, Tratamientos y Trabajos extra que le podemos asignar.
También podemos «desactivar» a los terapeutas que no están activos, por ejemplo, al personal temporal o eventual. Esta acción se ejecuta con el aspa roja de los iconos situados en la cabecera de este listado. Al «eliminar» un terapeuta, lo que hacemos en realidad es dejarlo inactivo, pero no se borra totalmente del listado. En la columna Activo aparecerá marcado con una aspa roja. Para volver a activarlo, nos situamos sobre su línea y volvemos a pulsar la aspa roja en la parte superior de la pantalla. Nos aparece un popup pidiéndonos confirmación para activarlo.
No podremos desactivar un terapeuta que tenga asignado algún tratamiento.
General
- Horas semanales: Cantidad de horas que tiene por contrato o acordadas el terpeuta.
- Color: Nos permite identificar los terapeutas en el Planning de reservas.
- Temporal: Si el terapeut es temporal o fijo a la hora de asignarle tratamientos.
- Turnos preferidos: Definimos los turnos preferidos para que la «Asignación automática» asigne tratamientos al terapeuta.
Especialidades
En esta pestaña asociamos las especialidades que puede aplicar cada terapeuta y que le podemos asignar en el planning.
Tratamientos
En esta pestaña asociamos los tratamientos que aplica cada terapeuta en función de las especialidades elegidas en la pestaña anterior. Además, podemos definir un orden de prioridad en cada tratamiento para que se tenga en cuenta a la hora de asignaciones automáticas.
Trabajos Extra
En esta pestaña podemos asignar trabajos extra que puede desarrollar cada terapeuta. Estos trabajos no están asociados a ningún tratamiento pero bloquean el tiempo en su planning. Por ejemplo, estar de socorrista en la piscina.
9. Patologías
En esta opción podemos relacionar las distintas patologías con los tratamientos que no están indicados para su aplicación. Está relacionado con el «Cuestionario médico«.
A. Formas de pago
En esta opción definimos las formas de pago que permitimos a nuestros clientes.
Entre ellas debemos definir una forma que sea «Cargo Hotel» para poder cargar los servicios a las estancias del hotel. Para ello, en hotel A.6. Fichero de servicios debemos definir un servicio con el mismo código y, en ambos casos, la cuenta contable debe ser una 438xxxx y el mismo tipo de IVA en ambos. Este servicio en hotel NO debe usarse para cargos manuales, por lo que recomendamos marcarlo como «Oculto«
- Cuenta contable para la imputación de cobros.
- Tipo: Puede ser Efectivo, Crédito, Invitación, Hotel.
- Comisión: Para el caso de tarjetas de crédito, podemos indicar el % de comisión que nos cobran por su uso.
- Cuenta crédito: para el caso de formas de pago definidas como crédito.
- Cuenta comisión: Para imputar las cantidades de las comisiones.
B. Equipamientos
En esta opción definimos los equipamientos que necesitamos en algunos tratamientos. Indicamos el número de equipos de los que disponemos en cada caso para tenerlos en cuenta a la hora de reservar los tratamientos.
C. Usuarios
En esta opción definimos los usuarios y sus claves para acceder a la aplicación.
D. Vistas personalizables
Con esta opción podemos definir distintas maneras de visualizar el «Planning de reservas» para que cada usuario se pueda crear una a su gusto o necesidad. Por ejemplo, un terapeuta no necesita ver en su planning al resto de terapeutas pero un recepcionista necesitar ver todo. O tener una vista para las cabinas y otra para los terapeutas.
La operativa es muy fácil. Se trata de arrastrar cada elemento desde su grupo de los bloques de la izquierda al bloque de la derecha y ordenarlos como convenga.
Cada usuario elige su vista preferida y se queda guardado en su perfil hasta que lo cambie.
E. Países
Podemos activar o desactivar países en función de nuestras necesidades. Si pulsamos el icono señalado con la flecha vemos la lista completa de países. Si nos situamos en un país, pulsando el aspa roja lo activamos o desactivamos. No se borran, sólo quedan inactivos para dejar la lista más «limpia» de países que no utilizamos.
F. Estados/comunidades
Esta opción es similar a la anterior de Países.
G. Canales
En esta opción creamos los canales que luego asociaremos a las reservas para su posterior estudio. Tenemos la opción de importar los canales que tenemos definidos en la aplicación de Hotel para que así estén alineados los informes (flecha roja).
H. Segmentos
Esta opción es similar a la anterior de Canales.
I. Cuestionario médico
En esta opción configuramos un cuestionario médico para enviar a los clientes del SPA o dejárselo para que lo rellenen en la recepción, etc.
I.1. Familias de Preguntas
Definimos las familias que conformarán los bloques del cuestionario, a las que asociaremos las preguntas.
I.2. Preguntas
En esta opción configuramos las preguntas que vamos a formular a nuestros cliente/pacientes.
Señalamos con las flechas un botón «Test» para ver cómo va quedando el formulario y un botón «Filtro» para ver/ocultar las preguntas que no están activas.
- Código de la pregunta
- Pregunta: texto de la pregunta
- Tipo: Tipo de respuesta esperada (Sí/No, Texto libre o escala de valores)
- Familia a la que asociamos la pregunta
- Obligatoria: si es obligatoria de contestar o no.
Elegimos las Patologías asociadas a la pregunta que formulamos.
I.3. Carga de Cuestionarios
En esta opción, elegimos un paciente indicando sus datos o buscándolo en el fichero de clientes, y rellenamos el cuestionario para asociarlo a su reserva, de manera que los terapeutas tengan acceso a él.
