8. Time Sharing
Para el funcionamiento de este módulo de Smart Seven Stars es necesario configurar algunos parámetros de la aplicación en el apartado B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Parámetros opcionales => (1) Opción Time Sharing.
Al activar este módulo, en varias secciones del programa se añaden opciones particulares para el funcionamiento del mismo.
1. Carga de contratos.
Cada venta de un apartamento se refleja en un contrato, y en esta opción es donde se podrán crear los nuevos contratos.
Para definir los contratos o Derechos, lo primero es definir el número de apartamento, el número de semana y las semanas que ha comprado el propietario. Así, por ejemplo, decimos que un propietario tiene derecho sobre el apartamento 405, la semana 12, durante 2 semanas.
- Apartamento: Número del apartamento. Los dos siguientes campos, que no editables, son el tipo de apartamento y el ranking definido en 8. Listado Apartamentos Time Sharing.
- Semana [1-52]: Número de la semana que comienza el derecho del contrato. El día de checkin será el definido en el campo Día semana.
- Semanas: Número de semanas que se disfruta el derecho del contrato a partir de la indicada en el campo Semana [1-52].
- Día semana: Día de la semana en la que comienza la estancia contratada. Se define en 8. Listado Apartamentos Time Sharing, para cada apartamento.
- Tipo Contrato: Propietario (P), RCI-Resorts Condominiums International (R), CLC-Club La Costa (C), Floating (F), Intercambio-Exchange (I), Ex-Reserva 0/0, sin contrato (X).
- S/N: Si en contrato es tipo (P) o el apartamento tiene marcado Asignar siempre, este campo aparecerá con el valor (S) y tendrá el número de apartamento indicado. En caso contrario aparecerá con valor (N) y sin número de apartamento.
- E/C: Escritura (E) o Club (C). Los cargos automáticos del apartamento en el cierre se vuelcan en la correspondiente Habitación ficticia definida en B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Parámetros opcionales => (1) Opción Time Sharing. El valor se genera según esté definido en el apartamento del contrato.
- # Contrato: Número identificativo del contrato.
- Contrato Previo: En la venta de derechos, al cambiar de propietario, esta es la relación con el nuevo contrato.
- Fecha alta: Fecha en la que se crea el contrato. Por defecto será la fecha activa del programa.
- Año inicio: Año en la que se inicia el derecho del contrato. Puede darse el caso de que derecho del apartamento comienza al año siguiente de la firma del contrato.
- Entrada/Salida: A partir de los datos anteriores se generan los Días de entrada y salida de la estancia contratada.
Espacio para introducir los datos de los propietarios del contrato.
En este bloque se indican los datos de contacto y los bancarios del contrato.
- Tarifa: También se indica la tarifa a aplicar para el cálculo de la tarifa de mantenimiento. Debe ser una tarifa creada en la opción A.1. Smartrate.
- # RCI (Resorts Condominiums International): es la gestora o Base de datos internacional encargada de informar de los posibles intercambios de apartamento.
Importante: Un vez creado el contrato se genera su correspondiente reserva y se actualiza automáticamente el booking.
Aunque el tratamiento de las reservas es idéntico a las reservas normales de hotel, hay ciertos elementos diferenciadores que las identifican.
- Apartamento-Semana TS: es el dato señalado en la parte superior de la pantalla. Se indica el número de apartamentos y la semana de inicio del derecho.
- Tarifa, Vía Entrada, Vía Salida, Canal y Segmento: Son los valores que se toman por defecto de los indicados en B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Parámetros opcionales => (1) Opción Time Sharing.
Hay que tener en cuenta que un contrato puede tener varias reservas, por ejemplo, en años diferentes o un contrato de cuatro semanas tenerlas separadas, no consecutivas.
2. Modificación de contratos.
Una vez creado un contrato, desde esta opción se puede modificar. Para buscar un contrato, en el campo Apartamento se puede indicar el número de apartamento y pulsar la lupa para filtrar los contratos vinculados al mismo.
En el popup de resultados se puede usar el filtro para indicar cualquier cadena de caracteres que se conozca y reducir los resultados para afinar la búsqueda.
Una vez localizado el contrato se podrán realizar las modificaciones . Además de poder modificar cualquier campo y acceder a la reserva de dicho contrato, pulsando el botón Reserva se abre un popup con la Modificación de Reserva para confirmarla. Dispone de una lista de operaciones posibles que se describen a continuación.
- Fechas Entrada/Salida: Muestra las fechas de entrada y salida del propietario para el año introducido, teniendo en cuenta el día de entrada al apartamento y la semana del año contratada.
- Regenerar Reserva: Si se ha borrado la reserva de un contrato, pulsando este botón se vuelve a recuperar.
- Venta Apartamento: Cuando un propietario vende su apartamento para comprar otro, con esta utilidad se aprovechan los datos de contrato del apartamento para facilitar el trabajo. El sistema pide confirmación mediante un mensaje de aviso.
- Duplicar Contrato: Con un contrato seleccionado se pueden copiar los datos a un nuevo contrato. El popup pide introducir los datos para el nuevo contrato.
- Reserva 0/0: Con esta utilidad se puede generar una Reserva de Time Sharing sin tener un contrato previo. Los datos precargados en la reserva se toman de la configuración en la opción B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Parámetros opcionales.
3. Listado de contratos.
En esta opción se muestra un listado de los contratos activos. Se dispone de filtros para acotar los resultados y de un buscador para localizar cualquier dato del listado.
5. Contratos cancelados.
Desde esta opción se pueden buscar contratos cancelados. Cabe la posibilidad de Recuperar el Contrato pulsando el botón señalado. Una vez recuperado un contrato es necesario recuperar la reserva desde la opción ALT.8.2. Modificación de contratos.
6. Listado de contratos cancelados.
En esta opción se muestra un listado de los contratos cancelados. Se dispone de filtros para acotar los resultados y de un buscador para localizar cualquier dato del listado.
7. Definir Apartamentos Time Sharing.
Los datos que definen un apartamentos son:
- Apartamento: Número identificativo de cada unidad de apartamento
- Tipo: Tipo que agrupa apartamentos de similares características.
- Ranking: Valor informativo para clasificar los apartamentos.
- Asignar Siempre: Valores S/N. Se relaciona con el tipo de contrato.
- C/E: Escritura (E) o Club (C). Los cargos automáticos del cierre se generan en la habitación ficticia definida en B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Parámetros opcionales => (1) Opción Time Sharing, según el tipo definido.
- Día semana [1-7]: Día de la semana en el que se hace la entrada de las reservas.
8. Listado Apartamentos Time Sharing.
Esta opción muestra el listado de apartamentos definidos en la aplicación.
Dispone de filtros para acotar el listado y dos maneras de generarlo.
- Por Apartamento
- Por Totales
Por Apartamento: se pueden seleccionar los Vendidos y No Vendidos, mostrando el detalle del contrato reservado por cada semana.
Por Totales: Muestra los totales Vendidos y No Vendidos de cada apartamento. Se pueden seleccionar los datos de reservas de Time Sharing y No Time Sharing.
9. Apartamentos vendidos por Semanas.
Esta opción muestra un listado de totales de ventas por semanas y por tipos de Apartamentos.
A. Intercambios.
Un propietario puede disfrutar indefinidamente de su apartamento en la semana contratada. Sin embargo, puede pasar que quiera intercambiar sus vacaciones con otro propietario de Time sharing. Esta gestión la realiza R.C.I.
Por ejemplo, el propietario del apartamento 0140, semana 1, lo pone en la base de intercambios y es aceptado por Juan García. Cambiarán algunos datos de la reserva, como el nombre del huésped, empresa, país, DNI, etc.
Cuando se finaliza un intercambio, la aplicación se posiciona en el inicio de la pantalla para cargar otro.
Es importante tener en cuenta que, una vez aceptado un intercambio para el derecho 0140-1 no es obligatorio que el huésped ocupe ese apartamento, sino que se le puede asignar cualquier otro de la misma categoría. Por ese motivo, en una reserva, el número de apartamento no siempre coincide con el apartamentos del derecho.
En una reserva, el campo Número de Vale especifica el tipo de reserva: P – Propietario, I – Intercambio, X – Reserva apartamento 0 semana 0, G – GVC, etc.
En el caso de reservas tipo «I», se debe consultar el campo Empresa, que aparece a la izquierda del nombre del huésped, y que indica el tipo de intercambio (GUEST, invitado del propietario, invitado de intercambio, etc.). Su codificación es de 5 caracteres alfanuméricos, aunque es recomendable diseñar siempre los mismos códigos.
B. Regeneración de Contratos.
Esta opción permite regenerar las reservas de un rango de semanas en un año dado. Se usa cuando se quieren abrir las reservas del año siguiente. Ya que, al crear el contrato sólo se generan las reservas de ese año.
C. Recalcular número de habitaciones TS.
Esta opción recalculará eñ contador de habitaciones TS que se puede ver en el maestro de tipos de habitaciones (A.2. FIchero de habitaciones). En ocasiones, este número puede no estar correcto y con esta opción se corregirá.
