6. Booking y Planning
Índice de contenido
1.Disponibilidad por tipo de habitación
Este informe nos presenta la disponibilidad por tipo de habitación para los siguientes 30 días.
Fecha: podemos avanzar o retroceder con las flechas a partir de la fecha activa.
Número de días: a partir de la fecha indicada.
Podemos cambiar el formato de la tabla cambiando columnas por filas.
Si hubiera alguna fecha con eventos marcados en el «Calendario de eventos» nos aparecerán sombreadas.
- Sumar fallidos: suma los datos que tengamos indicados en la opción 6.F. Expectativa de reservas fallidas
- Restar Bloqueado: Resta las habitaciones bloqueadas de la disponibilidad.
- Restar Externa: Resta las Reservas Externas de la disponibilidad.
- Fijar primera columna: Bloquea la primera columna de la tabla en los desplazamientos derecha-izquierda.
2. Booking por tipo de habitación
Este informe nos presenta el booking por tipo de habitación. Cada fecha tiene tres o cuatro columnas para mostrar la información de habitaciones Reservadas, Ocupadas, Libres y Cupo (si está marcada la opción del filtro).
Fecha: podemos avanzar o retroceder con las flechas a a partir de la fecha activa.
Número de días: a partir de la fecha indicada.
Podemos cambiar el formato de la tabla cambiando columnas por filas.
Si hubiera alguna fecha con eventos marcados en el «Calendario de eventos» nos aparecerán sombreadas.
- Restar Bloqueado: Resta las habitaciones bloqueadas de la disponibilidad.
- Restar Externa: Resta las Reservas Externas de la disponibilidad.
- Mostrar Cupos: Al marcar este bullet añadimos una columna con este dato para cada día.
- Fijar primera columna: Bloquea la primera columna de la tabla en los desplazamientos derecha-izquierda.
- Mostrar Habs. virtuales: Nos añade los datos de habitaciones virtuales.
3. Avance de ocupación.
Este informe nos presenta un avance de la ocupación entre las fechas que definamos. Nos indica cuántas habitaciones había ocupadas el día anterior, cuántas están bloqueadas, cuántas habitaciones siguen, cuántas quedan de cupo, Total de habitaciones ocupadas/reservadas, % de ocupación, número de personas, cunas y habitaciones libres que tenemos.
También nos muestra los Eventos que tengamos creados en el Calendario de Eventos.
- Restar Cupos / Sin restar: La columna «Cupo» nos indica el número de habitaciones que quedan por reservar del cupo asignado a Agencias. Podemos filtrarlo con cupos o sin ellos.
- Restar Bloqueado: Resta las habitaciones bloqueadas de la disponibilidad.
- Restar Externa: Resta las Reservas Externas de la disponibilidad.
4. Estado del hotel.
Este informe nos indica el estado del hotel los siguientes 30 días a partir de la fecha que indiquemos. Podemos definir cualquier fecha siempre posterior a la fecha activa. Señalamos el dato del último recálculo que se ha hecho en el sistema.
En la imagen anterior vemos todas las columnas que podemos visualizar en este informe y que podemos mostrar/ocultar con la opción de visualización (icono del ojo) que tenemos en todos los informes.
Podemos destacar las columnas «Externa» (que nos muestra las reservas en lista de espera), «NetADR» (ADR descontando las comisiones a Agencias), «NetRevPAR» (RevPAR descontando las comisiones a Agencias), «YIELD» (Comparativo del precio medio con la tarifa Rack, cuanto más se aproxime a 1 significa que estamos más próximos a esta tarifa) y «Eventos«.
La tarifa RACK es la que tengamos definida en B.7. Setup – General => Por defecto => (01) Tarifa
- Restar Bloqueado: Resta las habitaciones bloqueadas de la disponibilidad.
- Restar Externa: Resta las Reservas Externas de la disponibilidad.
5. Previsión de ocupación
Este informe dos muestra la previsión de ocupación. Señalamos el dato del último recálculo que se ha hecho en el sistema.
- Arrastre overbooking: nos muestra la disponibilidad en la columna «Libres», que si es negativa significa que tenemos overbooking.
- Restar Bloqueado: De la misma manera actúa el filtro.
- Restar Externa: Resta las Reservas Externas de la disponibilidad.
- Mostrar Parking: Nos muestra las plazas de parking reservadas. Activar la visualización de la colunmna en el «ojo».
En la imagen anterior vemos todas las columnas que podemos visualizar en este informe y que podemos mostrar/ocultar con la opción de visualización (icono del ojo) que tenemos en todos los informes.
6. Previsión de Ocupación (Modelo C.N.)
En esta opción tenemos un informe de ocupación pero con desglose de la ocupación por tipo de habitación (1). También se detallan las personas extras y cunas (2) además de los regímenes (3). El resto de columnas y los filtros son similares al informe anterior.
- Arrastre overbooking: nos muestra la disponibilidad en la columna «Libres», que si es negativa significa que tenemos overbooking.
- Restar Bloqueado: De la misma manera actúa el filtro.
- Restar Externa: Resta las Reservas Externas de la disponibilidad.
- Incluir Regímenes de Modificadores: Calcula los regímenes que tienen las reservas/estancias en los Modificadores.
NOTA Desayunos:
En el informe de la opción 6.6. Previsión de ocupación (Modelo C.N.) vemos los regímenes contratados en las estancias por cada día.
Sin embargo, en la opción 1.E. Previsión de comidas/comensales, cada día muestra los desayunos que se van a servir. Una MP consta de desayuno y cena. Significa que la cena la cuenta hoy y el desayuno lo cuenta mañana.
Por ejemplo, el informe 6.6. Previsión de ocupación (Modelo C.N.), en un día concreto, podemos tener 36 AD + 51 MP + 2 MEN1 + 3 PER3. En este caso tendremos 36 desayunos + 51 desayunos de la MP + 2 MEN1 + 3 PER3 = 92 desayunos.
El motivo de cada listado es distinto, uno para tener información del tipo de ocupación y el segundo para la organización del restaurante.
7. Previsión por Nro. de ocupantes
En este informe podemos ver la previsión por ocupación de las habitaciones para el rango de fechas que definamos.
Tenemos dos opciones marcando/desmarcando el bullet que señalamos: total general o desglosado por tipos de habitación.
Además podemos filtrar por AGE/EMP/DIR.
8. Previsión totales Age-Emp-Dir
Este listado nos informa de las habitaciones ocupadas el día anterior, las habitaciones bloqueadas, las habitaciones que siguen, las entradas, el cupo que queda por reservar, total de ocupadas, desglose de habitaciones ocupadas por AGE, EMP y DIR, % de ocupación total, personas, cunas y habitaciones disponibles.
9. Previsión por Agencia/Empresa
Este listado nos desglosa la ocupación en cada día por Agencias, Empresas y Directos. Tenemos diferentes filtros para generar este informe.
A. Planning por habitaciones
Tenemos un informe muy gráfico de la línea temporal del estado de las habitaciones, el nombre de quien las ocupa (azul), si están reservadas (verde) o bloqueadas (rojo). Además, en la parte inferior, tenemos los datos numéricos por día de las habitaciones bloqueadas, reservadas, ocupadas, libres, las entradas y las salidas.
Haciendo doble clic en cualquier habitación/reserva se puede editar.
En la parte superior se puede filtrar el planning por tipo de habitación y/o por características.
Se puede acceder a este informe desde los iconos laterales en los menús.
Pulsando sobre cualquier bloque de Estancia (azul), se accede a un menú rápido de parámetros de la estancia. Es posible cambiar fechas de salida directamente desde esta opción.
Se indican las observaciones y si tiene definida un Tipo de habitación Alternativa si es el caso.
Pulsando sobre cualquier bloque de Reservas (verde), también es posible cambiar el número de habitación preasignado, siempre dentro del tipo de habitación que tenga la reserva.
Se indican las observaciones y si tiene definida un Tipo de habitación Alternativa si es el caso.
B. Planning por Agencia/Empresa
Este planning es similar al anterior. En función de los filtros que especifiquemos, nos desglosa las estancias/reservas por Agencia y Empresas. No incluye las estancias / reservas de Directos, aunque sí están incluidas en los datos numéricos de la parte inferior, a menos que apliquemos filtros.
C. Habitaciones libres por huecos
Este informe nos muestra las habitaciones que mejor cumplan con los filtros que apliquemos. Disponemos de dos tipos de filtros:
- por fechas y tipos/números de habitación en la parte izquierda de la pantalla.
- por características de las habitaciones en la parte derecha de la pantalla.
D. Booking de reservas en tentativa
Este informe nos muestra las Reservas confirmadas (ROH), las Reservas en tentativa y las Reservas externas (*). Cada una con el % de ocupación con respecto al % de Ocupación general del hotel.
Obtendremos la información según se apliquen los filtros disponibles.
(*) Las Reservas Externas son las que se dan en los apartados 1.B. – 1.C. – 1.D. o se han traspasado desde Reservas. También las llamamos «Reservas en lista de espera» o «Borrador de reservas» y no restan disponibilidad en el booking de habitaciones.
E. Listado de caducidad de reservas
Este informe nos muestra las reservas en tentativa que caducan en el rango de fechas que definamos. La caducidad la definimos en el campo «Reserva Confirmada» y «Fecha Delay» del las opciones 1.1 y 1.4.
F. Expectativa de reservas fallidas
Esta opción nos ofrece el booking a 30 días contemplando la expectativa de fallos/cancelaciones que creemos que podemos tener. Disponemos de tres formatos editables.
El Formato 1 vemos las columnas «Fallidas» y «Libres» por cada fecha y clasificada por tipo de habitación.
En los tres formatos, si pulsamos el botón «Editar Fall.» nos abre un pop-up para modificar los valores de las columnas «fallidas«.
El Formato 2 vemos, clasificados por fechas, las primeras columnas con el % de ocupación, el Total de Fallidas y el Total de Hab. libres. Seguidamente tenemos los datos de fallidos y libres por cada tipo de habitación.
Igualmente, podemos modificar los datos de las columnas «Fallidas» pulsando el botón «Editar Fall.»
Por último, el Formato 3 nos muestra las fechas con dos columnas cada día, la primera son las «Fallidas» y la segunda son las «Libres«, clasificadas por tipo de habitación.
G. Booking de cunas
Esta opción nos muestra las reservas que requieren cuna en el período señalado. Si hacemos doble click en una fecha en la tabla de la izquierda nos muestra los datos desglosados a la derecha por reserva y/o estancia.
Para que Smart Seven Stars contemple el booking de cunas hay que configurarlo en B.7. Setup – General => Por defecto => (11) Código Cuna indicando el código que asignamos a las cunas.
Si en el A.6. Fichero de servicios, el servicio tiene definido un número de unidades distinto de cero, el listado se mostrará con una columna «Libre» para mostrar la disponibilidad. Debemos tener en cuenta que los servicios no están controlados por ningún cupo.
La columna «Salida» indica si ese día es de salida del servicio.
H. Booking de plazas de garaje
Funciona de manera similar a las cunas.
Esta opción nos muestra las reservas que requieren plaza de parking en el período señalado. Si hacemos doble click en una fecha en la tabla de la izquierda nos muestra los datos desglosados a la derecha por reserva y/o estancia.
Para que Smart Seven Stars contemple el booking de cunas hay que configurarlo en B.7. Setup – General => Por defecto => (10) Código parking indicando el código que asignamos a la Parking.
También podemos ver las plazas reservadas en el listado 6.5. Previsión de ocupación activando el bullet y visualizando la columna correspondiente en el «ojo».
Si en el A.6. Fichero de servicios, el servicio tiene definido un número de unidades distinto de cero, el listado se mostrará con una columna «Libre» para mostrar la disponibilidad. Debemos tener en cuenta que los servicios no están controlados por ningún cupo.
La columna «Salida» indica si ese día es de salida del servicio.
I. Estados por habitación y fecha
Este listado nos muestra el estado de las habitaciones por:
- Tipo hab.
- Núm hab.
- Estado: O (Ocupado), L (Libre) R (Reservada)
- Desde / Hasta: Fechas en las que la habitación cumple el Estado anterior.
- # Reserva
- Booker
- Huésped
