H. Tratamiento de comisiones
Índice de contenido:
Entendemos por COMISIONISTAS aquellas entidades que nos cobran una COMISIÓN por enviarnos huéspedes al HOTEL y que normalmente NO se les factura a ellos (OTA’s, CM, GDS, CRS, MR, …). Es importante que dichos COMISIONISTAS estén censados en el fichero de AGENCIAS y que se ponga su porcentaje de comisión en su ficha, ya que al poseer interface con OTA’s y Channel Manager, …, en que las reservas entran automáticamente, no suelen suministrar dicha comisión en su interface xml.
En muchas partes del programa hablamos de Net (Netos), es decir se restarían dichas comisiones en los ADR, RevPAR, etc.
1. Listado de Comisiones Pendientes
Desde esta opción, ordenando por Comisionista o por fechas, podremos obtener un listado de comisiones pendientes, tanto por pantalla como por impresora, obteniendo un listado similar al siguiente.
2. Desglose de Comisiones Pendientes
Nos muestra el listado de facturas en función de los filtros aplicados.
4. Modificación de Comisiones
Si por cualquier motivo tenemos que modificar un comisionista de una factura o añadirlo si no lo hicimos en su momento, usaremos esta opción.
5. Liquidación de Comisiones
En esta opción, elaboramos un listado de facturas pendientes de liquidar la comisión y marcamos las que queremos conciliar en este momento.
6. Liquidación de Comisiones Liquidadas
Listado de comisiones liquidadas por comisionista o por fecha, según filtros aplicados.
7. Liquidación automática de Comisiones
Esta herramienta facilita el trabajo de control de comisiones que se pagan a las OTAs. Adjuntando el listado de reservas que envía la OTA en cuestión, hace la comparación con las correspondientes que hay en el pms y genera tres informes:
- Registros coincidentes.
- Discrepancias: Registros en el PMS no encontrados en el fichero.
- Discrepancias: Registros en el fichero no encontrados en el PMS.
Las correcciones deben hacerse manualmente dada la variedad de incidencias que afectan a esta operativa y esta utilidad ayuda a identificarlas.
Registros coincidentes.
Son las reservas que no tienen ninguna diferencia por lo que se entienden que son correctas.
Discrepancias: Registros en el PMS no encontrados en el fichero.
Los registros que tienen valor en la columna de ‘Importe Comisión Bruta (Fichero)’ son aquellas reservas que tienen una factura con comisión en el PMS pero el importe de las comisiones no coincide. Los demás registros son aquellas facturas con comisión que hay en el PMS pero que no se han encontrado en el archivo, bien porque ya tienen otra factura con ese voucher coincidente, o directamente porque no hay ninguna factura con ese voucher.
Discrepancias: Registros en el fichero no encontrados en el PMS.
Los mayoría de estos registros son comisiones debido a cancelaciones que no están recogidas en el PMS. Los demás pueden ser debido a reservas introducidas sin la información de comisionistas (alta manual de reservas, modificación errónea,etc. ), o a reservas que fueron canceladas en el PMS pero no en el comisionista. En la columna de ‘Observaciones PMS’ se indica alguna pista de dónde puede estar la discrepancia.
El funcionamiento es el siguiente:
- Elegir el rango de fechas de reservas del pms a revisar. Se incluyen todas las reservas estén o no marcadas como «revisadas».
- Elegir el comisionista (Booking.com)
- Adjuntar el listado que genera el comisionista.
- Una vez la herramienta hace la comparación genera los tres informes y, en la parte superior de la pantalla, un resumen de Importes:
- Importe Comisión Fichero.
- Importe Comisión Fichero Anulaciones.
- Importe Comisión PMS. Solo Cargos Tipos de habitación (H): marcado solo tiene en cuenta los cargos cuyo código coincide con un tipo de habitación.
Registros coincidentes.
Las líneas que se marquen con el check, tras pulsar en Guardar, se añadirán automáticamente al informe 3.H.6. Listado de Comisiones Liquidadas.
Discrepancias: Registros en el PMS no encontrados en el fichero.
El motivo es que no cuadran las comisiones que hay en el pms con las del fichero de la OTA o hay facturas con comisionista que no está en el fichero.
Las causas son diversas. Por ejemplo:
- La reserva que hay en el pms tiene un comisionista equivocado, por eso no está en el fichero cargado.
- En la factura hay cargos extra comisionados que no están en la reserva original de la OTA. Esto genera discrepancia en la columna Importe de Comisión Bruto (Fichero).
- La estancia es más corta o más larga que la original y no se comunicó a la OTA. Esto genera discrepancia en la columna Importe de Comisión Bruto (Fichero).
- Dos reservas de la OTA se facturan juntas en el pms. Se anota en la columna de Observaciones para ayudar a localizar la discrepancia.
- Cancelaciones y modificaciones de reservas (precios, fechas, regímenes, tipos de habit., etc.)
Una vez identificadas las discrepancias y corregidas en cada caso, las líneas pasarán a la tabla de Registros coincidentes.
Discrepancias: Registros en el fichero no encontrados en el PMS.
En esta tabla, la mayoría de las discrepancias se producen por cancelaciones y No Shows, que no se han facturado en el PMS pero en la OTA tenían algún concepto comisionable, o no se han comunicado a la OTA cono No Show. Pueden identificarse en la columna de Observaciones PMS.
También pueden ser reservas que llegaron desde la OTA y, por el motivo que sea, se han modificado en el PMS y no se indicó el Cominionista. Por ello, al facturar la estancia no aparece como comisionable de la OTA. en estos casos, la corrección se hace en la opción 3.H.4. Modificación de Comisiones.
A. No shows por comisionista
Listado de No Show por comisionista o por fecha según filtros aplicados.
