Contradicciones Mano Corriente "main courante"
Vamos a explicar algunas funcionalidades que no se deben/pueden hacer por contradecir el primer principio de la Hostelería «main courante».
La realidad es que no se debe «ir hacia atrás». Los motivos son diversos. Ciñéndonos a la antigua operatoria en la famosa sábana «main courante», cualquier dato que se quisiera modificar de fechas anteriores debía hacerse en negativo y/o positivo en el día actual.
Primer ejemplo:
Quiero poner un cargo en fechas anteriores?
Contabilidad.
Contabilización por producción. Procedimiento para obtener un USALI (Uniform System Of Account for Lodging Industry – Contabilidad homologada por la Asociación de Hoteles y Moteles de NY-USA 1926, y un estándar en el sector hotelero). Es evidente que si estamos contabilizando diariamente por producción e introdujésemos un cargo en fechas anteriores, las producciones de Hotel y de Contabilidad serían diferentes.
Contabilización por facturación. Aunque este método cada vez está más en desuso, hay unos pocos hoteles que lo utilizan. En este caso la repercusión sería menor siempre y cuando no estuviese facturada dicha habitación.
Contabilización encadenada con las diferentes Agencias Tributarias: (aeat, TicketBAI, SAT, SIN, DIAN, …). Cada cargo va relacionado con el siguiente y así sucesivamente. El hecho es precisamente para evitar que se puedan hacer este tipo de manipulaciones.
Si ya estuviese hecha la contabilización, en administración tendrían que rehacer el apunte de producción
Si ya estuviesen los datos en la agencia tributaria correspondiente habría que hacer manualmente (siempre que se permita) una anulación y una nueva entrada
Auditorías.
Cualquier auditoría rechazaría de forma inmediata que se pudiesen modificar datos «ya cerrados«, puede implicar (al estar abierta dicha puerta) entre otros temas la posibilidad de fraudes por parte de los empleados a la empresa.
Software de doble uso.
Tendría sus matices a la hora de una inspección de hacienda el porque se ha abierto esta puerta, con lo que se podría pensar (y habría que documentarlo en caso contrario) que es una puerta para realizar software de doble uso. Totalmente prohibido y fiscalizado actualmente.
Siempre quedaría reflejado en la auditoria correspondiente de Producción
Control de la Propiedad.
Si la propiedad, Cost Control, Director Financiero, Director, Director de Operaciones, …, recibiese automáticamente reportes diarios de los estados de la producción (Cuadre de Producción, Informes EIS, …), como sería lo normal, de poco o de nada valdría los posibles estudios que haya hecho si le van a modificar reportes ya anteriormente analizados.
Segundo ejemplo:
Quiero quitar un cargo de fechas anteriores?
Este caso si es factible, el sistema posee una herramienta en la cual usted puede poner un cargo negativo en el día de hoy que anula el cargo positivo de otro día anterior, y no se mostrarán ninguno de los dos en la factura. Pero sí está correcto, ya que hace una menos producción en la fecha actual.
Tercer ejemplo:
Un operador ha metido la «pata» de forma brutal?
Si se ha entrado como «administrador» puede realizar las funciones tanto de anulación como de modificación de fecha, teniendo en cuenta que quedará siempre reflejado en las auditorías y las consecuencias anteriores de «incoherencias» de datos con contabilidad, propiedad, permanecerán.
Cuarto ejemplo:
Anular una factura de fecha anterior
Este caso «sí es factible» que el sistema posea una herramienta en la cual usted puede hacer una factura negativa (de abono) en el día de hoy que anula la factura anterior. Claro está que en el día de hoy tendrá una MENOS PRODUCCIÓN correspondiente a la MÁS PRODUCCIÓN que haya tenido en su fecha.
Quinto ejemplo:
Modificar una factura de fecha anterior
Cómo tal, no se puede hacer. Tendríamos que hacer una factura negativa de la que queremos modificar en el día de hoy, y una positiva, también en el día de hoy, con la factura correcta.
El sistema tiene la herramienta que, en un sólo paso, se hace la factura negativa y a continuación nos pone con fecha de hoy la anterior factura para que se puedan modificar, añadir o quitar los cargos que se deseen.
Sexto ejemplo:
Auditorias de facturación. Factura Negativa y Rectificativa
Todas las operaciones que hemos hecho en el cuarto y quinto ejemplo quedan reflejadas en su auditoria de facturación correspondiente.
