A.1 SmartRate
Cómo diseñar nuestros PRECIOS - TARIFAS – CONTRATOS
Este es un apartado de especial importancia por lo que hay que dedicarle el tiempo y pruebas precisas para realizar una correcta creación de las mismas. Hay que tener en cuenta su exportación a Channel Manager, OTA’s, etc.
Sistema de precios
Crear tarifas
Establecer precios de una tarifa
- Fórmula
- Cambio rápido de precios
- Copiar precios de un tipo de habitación a otro
- Copiar precios de otra tarifa
- Comentar tarifas
- Recalcular derivadas
- Cambios masivos
- Cerrar fechas
Regímenes
Servicios
Políticas de Cancelación
Tarifas Derivadas
Calendarios de Eventos
Calendario Pasado / Régimen Pasado
Visualización de Tarifas
Sistema de Precios
Se debe explicar cómo funciona una tarifa de Precios.
- Un precio se compone de: Precio de la Habitación + menores+ personas extras + ocupación + régimen alimenticio de las personas que estén en la Habitación.
- Cada Temporada (periodo de tiempo entre fechas), tendrá sus diferentes criterios de Precios.
- Las Temporadas son criterios entre fechas, antiguamente se consideraba un año fiscal, con sus temporadas Bajas, Medias y Altas, en la actualidad son periodos de fechas a las que se aplican precios de acuerdo a varias premisas (ocupación, eventos, días de la semana, …)
- En la actualidad los precios se proponen por día a día, al margen de herramientas para definirlos de forma ágil.
- Existirán diferentes modelos de Precios según a quienes vayan dirigidos: OTA’s, Walk-in, Empresas, Agencias, Grupos, …
- Una Tarifa de Precios se puede aplicar a una sola Agencia/Empresa o a diferentes Agencias/Empresas
- Es obligatorio la creación de una Tarifa de Precios DIR = Rack Rate.
- Pueden existir hoteles que su tarifa sea fija durante todo el año, en ese caso será desde 01.01 al 31.12, aunque cada vez es más improbable.
- Existen hoteles que abren durante periodos limitados, por lo que sus trifas deben de ser de acuerdo a dichos períodos.
- A su vez a una Tarifa de Precios le podemos aplicar un Descuento, por lo que no sería necesario crear una nueva tarifa si a determinados clientes le vamos a aplicar una tarifa determinada con un descuento.
- El número de Tarifas que el Hotel puede crear es ilimitado, aunque se aconseja crear solamente las necesarias para una mejor visión a la hora de imputarlas a Reservas, Estancias, Clientes, …
- Se pueden incorporar en cualquier momento nuevas Tarifas, al igual que variar las condiciones y los precios, pero no serán con carácter retroactivo.
Ejemplo de creación de una Tarifa:
H Habitación para el tipo «DBL» para una persona desde el 5 de febrero de 2021 al 8 de abril de 2021, tiene un importe de 100,00€; con un incremento por tipo de menor MEN2 de 15,00€ y otro incremento por persona extra PER3 de 25,00€. Habría que sumar posteriormente los importes de ocupación (por ejemplo para 1 persona = 0€, pero para 2 personas = 20,00€) y el Régimen alimenticio (Sólo Alojamineto = 0€; Desayuno = 10,00€/pax; Pensión completa = 50,00€/pax; Media pensión = 30,00€/pax, etc.)
Crear tarifas
En primer lugar, tenemos que crear las tarifas con las que vamos a trabajar
- Código:Asignamos un código alfanumérico
- Descripción: Nombre descriptivo de la tarifa
- IVA incl.: Si vamos a introducir los precios con IVA incluido o no.
- Perfil: Perfil de precios para estudios de Revenue
- Segmento: Segmento de mercado asociado a esta tarifa. Dependiendo de los segmentos que tengamos creados en A.8 Fichero de Segmentos. Lo asumirá por defecto al asignar la tarifa en la reserva, pero se puede cambiar en cada reserva.
- No reembolsable: Marcar si la tarifa es No Reembolsable. Ver más de Tratamiento NR.
- Restringida: Marcar si la tarifa es restringida sólo a operadores autorizados.
- Estilo OTA:
- Marcar: Los precios se cargarán con MODIFICADORES (precio introducido manualmente) por lo que, si queremos cambiar el precio, primero lo introducimos en el campo «Precio» de la reserva/estancia y posteriormente tenemos que borrar los modificadores. De esta manera se tomará el nuevo precio para todos los días de la estancia. Si solo queremos variar el precio en uno de los días, lo hacemos abriendo el popup de Modificadores => doble clic en la fecha a modificar => modificamos el precio (o añadimos servicios, etc) y guardamos. Ver este manual para más información.
- Desmarcar: Los precios se cargan SIN MODIFICADORES. Si cambiamos el precio para una fecha determinada desde la opción A.1. SmartRate, este se cambiará en las reservas/estancias que pasen por esa fecha. Por lo que hay que marcar el check en Precio (Ha) como «Precio manual».
- Tarifa derivada: Explicada más abajo.
- Moneda extranjera: Si la tarifa está en otra moneda distinta a la oficial.
- Servicios OTA: Podemos configurar servicios asociados a una tarifa y definir distintos precios por día. Esta configuración repercutirá en el envío de precios a las OTAs y en la recepción de reservas. Estos servicios siempre serán imputados diariamente en la reserva (sección de servicios de la reserva). Ver cómo se configura aquí.
El siguiente paso es indicar los precios de las habitaciones. Se explica más abajo.
Tras los precios de las habitaciones, indicamos los precios de los regímenes. Explicado más adelante.
Tenemos una serie de iconos con funciones que facilitan el trabajo:
En este caso, la opción de «borrar seleccionados», lo que hace es desactivar la tarifa. Con el botón “Filtrar borrados” limpiamos del listado las tarifas que no están activas. Para activar una tarifa inactiva, la marcamos en la lista y volvemos a pulsar el icono del aspa roja (Borrar seleccionados). Nos cambiará el estado en la última columna del listado.
El resto de botones tienen la función tal como se describe.
Al crear una nueva tarifa es necesario indicarle un precio, aunque sea cero y un rango de fechas, para que se pueda utilizar al hacer una reserva manual.
Establecer precios de una tarifa
IMPORTANTE: Guardar constantemente los cambios que vayamos haciendo para que se apliquen y evitar perderlos.
El siguiente paso es establecer los precios de la tarifa. Podemos hacerlo por rangos de fechas y/o aplicable a días de la semana.
Debajo tenemos todos los tipos de habitación que tenemos creados y junto a cada tipo de habitación los distintos espacios para asignar el precio de cada opción. Debemos seleccionar los campos a los que queremos indicar o modificar un precio. Los que no estén marcados no se modifican. Explicamos cada casilla:
Precio de la habitación. La tarifa tomará el precio indicado en este campo independientemente de la ocupación. Si los campos Ocupación tuvieran una valor distinto de cero, al precio de la habitación se sumaría al de la ocupación correspondiente.
Precio por ocupación para cada ocupante estándar de la habitación. En este caso, la ocupación estándar es de «hasta» dos personas. Si se tratase de una habitación triple aparecerían tres casillas, cuádruple con cuatro, etc. El precio lo tomará de la casilla que corresponda a la ocupación definida en la reserva/estancia. Si el campo Precio Habitación tuviera un valor mayor que cero, se sumaría al precio de la ocupación.
Precio para las personas extras en la habitación. Niños, camas supletorias, etc.
Marcamos las Restricciones para cerrar completamente, cerrar entradas (CTA) o cerrar salidas (CTD), en cada tipo de habitación.
Cambio rápido de precios. Utilidad para cambiar precios con diferentes fórmulas. Nos abre la siguiente ventana:
Podemos elegir qué tipo de habitación y qué parámetro de cada habitación queremos cambiar en función de aplicar un incremento/decremento en porcentaje, más o menos importe en € o mediante redondeo.
En el panel de tarifas disponemos de varias herramientas para su gestión.
Esta opción muestra los eventos que haya configurados en F.A. Calendario de eventos
Fórmula
Con esta utilidad podemos definir fórmulas para modificar los precios en bloque, relacionando las ocupaciones de cada tipo de habitación. P.e. para la tarifa de una habitación doble uso individual, podemos formular que: Ocup.1 = Pr. Hab. – 15. Si en la habitación DOB tenemos establecido un precio por habitación de 100€, en la línea “Ocup. 1” nos aparecerá un precio de 85€ para los días de la semana seleccionados.
Cambio rápido de precios.
Esta utilidad es similar a la anterior. Podemos establecer rangos de fechas asociados a días de la semana para los incrementos/decrementos en los precios de cada habitación y ocupación. Los incrementos/decrementos pueden hacerse en porcentaje, importe de moneda o redondeo.
Copiar precios de un tipo de habitación a otro.
Podemos copiar precios de una habitación a otra aplicando incrementos/decrementos y por rangos de fechas/días de la semana.
- Tipo hab. origen: de dónde se toman los precios base de la regla
- Tipo hab. destino: tipo de hab. para la cual queremos modificar los precios
- Fecha desde/hasta y días de la semana: intervalo de fecha para el cual se aplica la regla
- Porcentaje: indicaremos un valor distinto de cero si queremos que el cambio sea porcentual
- Importe: indicaremos un valor distinto de cero si queremos que el cambio sea en valor absoluto
- Redondeo: indicamos con qué precisión queremos redondear. Si ponemos, por ejemplo, 0.5, entonces los precios sólo serán múltiplos de 0.5.
- Precio hab./Ocup.: si queremos que se modifiquen precio de hab. y precios por ocupación
- MEN: si queremos que se modifiquen los precios de los menores
- PER: si queremos que se modifiquen los precios de las personas extra
- Automático: si queremos que la regla se ejecute automáticamente al cambiar algún precio de la tarifa origen.
- Activo: si la regla está activa o no
Copiar precios de otra tarifa.
Esta utilidad nos permite copiar precios de una tarifa a otra aplicando rangos de fechas/días de la semana, tipos de habitación e incrementos/decrementos del importe.
Comentar tarifas
Podemos documentar que hemos hecho una variación en una tarifa o recordarnos el día anterior de una modificación futura que debemos aplicar otra tarifa, … Estos comentarios estarán reflejados en el Libro de Incidencias con el Departamento Origen RATE, por lo que los tendrá en listado de incidencias del día siguiente (referente al día anterior), es conveniente introducir dicho comentario por lo tanto un día antes de que queramos que se produzca el la acción, al ser automática la emisión en el cierre de noche. También nos pueden valer para recordarnos aquellas modificaciones/cambios que vamos haciendo en las Tarifas y que deseamos poseer un histórico de las mismas para su estudio del comportamiento que vamos teniendo
Recalcular derivadas
Recalcula los cambios para las tarifas derivadas que elijamos.
Cambios masivos
Podemos modificar varios precios a la vez según la selección que hagamos. Esta herramienta ha de usarse con precaución.
Cerrar fechas.
Acceso directo al cierre de fechas por tipo de habitación. Podemos cerrar varias tarifas a la vez y en varios rangos de fechas/días de la semana. También podemos establecer restricciones CTA (Closed To Arrival) y CTD (Closed To Departure)
IMPORTANTE: Guardar constantemente los cambios que vayamos haciendo para que se apliquen y evitar perderlos.
Regímenes
Seguidamente establecemos los precios, para cada tarifa, de los regímenes que tengamos definidos en A.4 Fichero de regímenes.
Tenemos que crear un régimen de Sólo Alojamiento al que pondremos su precio a cero.
La operativa es similar a las tarifas de habitación / ocupación.
Servicios
Una vez añadidos los servicios en las tarifas que deseemos, si nos vamos a la nueva pestaña de «Servicios» dentro de la configuración de tarifas, veremos que podemos definir los precios por día, usando operaciones como cambios masivos de la misma manera que lo hacemos para precios de habitación y regímenes.
- Se suma el precio total del servicio para todas las noches, y se divide entre el número de noches, calculando el precio diario del servicio.
- Si el servicio está configurado en la tarifa como Precio por Pax, entonces se añadirán tantos servicios como pax haya en la reserva. En caso de que el precio sea total, se añadirá un servicio en la reserva. En ambos casos, el precio será el calculado en el punto 1
- Se le resta del precio de habitación el importe de los servicios añadidos, para cada día.
Si el Servicio está marcado como «Cargo Modificadores», los precios que se tomarán serán los definidos en cada día de la tarifa. De esta manera, la producción del servicio se generará en cada día por su valor en lugar de un valor medio.
Políticas de cancelación
Se pueden asignar políticas de cancelación a diferentes tarifas, días y tipos de habitación. Las políticas se definen en A.I.7. Fichero de políticas de cancelación.
Al igual que otros apartados de la misma sección, cuenta con diferentes utilitarios con los que asignar políticas de forma masiva o copiar las ya existentes en otra tarifa o tipo de habitación. Si a una reserva le correspondiesen varias políticas de cancelación, se aplicaría la política a la que se le haya asignado mayor prioridad en el maestro.
Tarifas Derivadas
Son aquellas tarifas que dependen de los valores de una principal a la que se le aplican una serie de reglas.
Podemos establecer distintas reglas para el cálculos de los precios en las tarifas derivadas.
- Derivada Desde: En primer lugar tenemos la tarifa desde dónde se van a tomar los precios.
- Fecha desde / Hasta: Establecemos un período de fechas y podemos elegir si se aplica en todos los días de la semana o solo algunos. Por ejemplo, podemos establecer una regla para domingo a jueves y otra regla para viernes y sábado. Elegimos a qué tipos de habitación queremos aplicar esta regla.
- Para calcular el precio que queremos establecer en esta tarifa los podemos hacer por Porcentaje(%) o por Importe, y/o aplicar un Redondeo.
- En el recuadro rojo elegimos a qué conceptos queremos aplicar los precios resultantes: Precio habitación/Ocupación, MEN, PER y Regímenes.
- Automático: al cambiar una tarifa se cambien automáticamente toda sus derivadas.
Cuando hagamos una modificación a la tarifa «madre» se debe indicar que se efectúe el recálculo de las tarifas derivadas, o bien al salir de modificar cualquier tarifa hacerlo y así sabremos que siempre las Tarifas Derivadas estarán actualizadas.
Calendario de Eventos
Desde Tarifas podemos programar nuestro Calendario de Eventos.
Si estamos usando la Automatic SmartRate podemos aplicar un Factor Revenue para cada evento que nos modificaría el precio automáticamente en el porcentaje que le indiquemos.
Si queremos modificar algún evento sobre el calendario, nos situamos con el ratón sobre dicho evento y pulsamos botón derecho. Accederemos al menú contextual para editarlo o eliminarlo.
Calendario Pasado / Régimen Pasado
Se pueden poner Precios ya pasados, tanto de Tarifas como de Regímenes.
Visualización de Tarifas.
Con esta utilidad representamos en un gráfico los precios de diferentes tarifas con la ocupación que tenemos cada día.
También tenemos un mapa de calor de la oscilación de precio de cada tarifa en su calendario.
