Primeramente, aclarar que si posicionamos el cursor encima de los campos, nos informará brevemente de los mismos
1. Booker: Quien hace la reserva y sus datos. También es el titular de la factura final. Distinguimos tres tipos diferentes: Agencia, Empresa o Cliente.
Si es Agencia o Empresa, nos busca la misma por el código. Pulsando el botón Maestro A/E, abriéndosenos una nueva pestaña en el navegador donde podemos dar de Alta en este mismo proceso una Agencia y/o Empresa.
Si es Cliente: Nombre/ Apellidos. En este caso busca en nuestro Cardex su existencia, si no lo queremos dar pulsando Intro obtendremos un nuevo Cliente.
2. Datos del cliente (nombre y apellidos).
3. Cardex. Son los datos de nuestros Agencias, Empresas o clientes. Es en este lugar donde podemos registrar los datos más relevantes de los clientes que se hayan alojado en Hotel. No es preciso dar de alta a un Cliente antes de entrar en el Hotel, al hacer el Check-In se creará su ficha de forma automática, al cubrir las Fichas de Policía y luego cuando se emite su factura para actualizar los saldos pendientes y los importes facturados.
Retroceso / Avance (Retroceder/avanzar en los cardex )
4. Este botón permite acceder a la Base de Datos de Corporativo. Valido para aquellas cadenas de Hoteles que poseen el sistema GHS (Corporativo). Se accede a un cliente que no habiendo estado en el hotel si haya estado en cualquier hotel de la cadena.
5. NIF. Podríamos acceder igualmente por su NIF.
6. Tarjeta Corporativa. En el caso de los hoteles posean una Tarjeta Corporativa se podría acceder al Carex por la misma.
7. Matricula del Coche. Se podría acceder por la matricula del coche, esta opción un tanto peculiar se puede utilizar en Moteles, o Hoteles de Ruta.
8. Voucher. Codigo de Voucher, Número de Vale, Número de Rooming List, Bono, Identificador de Grupo. Este campo nos puede valer para hacer agrupaciones de Facturas. Este campo puede ser automático si así se ha indicado en configuración. En el caso de efectuar una RESERVA a una AGENCIA es muy importante para su CONTROL que no se dé más de una vez y todos sabemos lo despistados que son las propias AGENCIAS, y además que intervienen en recepción más de una persona para dar las RESERVAS, por ello se deben de identificar las RESERVAS de AGENCIAS por su código de ROOMING LIST, VOUCHER o número de VALE detectándose la duplicidad si esta se produce. Si usted posee el modulo de efactura (Factura Electrónica), es fundamental el número de VOUCHER, y que esté correcto, ya que sino lo rechaza la AGENCIA.
OTA ID. Si la Reserva tuvo o tiene origen en una OTA, Channel, Booking Engine,…, en este campo estará dicha Identificación, necesaria para cualquier cambio que se haga de forma automática sobre la Interface de incorporación automática de Reservas.
9. Número de Reserva. En el caso de Altas la dará el proceso automáticamente, en modificación la podemos pulsar si la conocemos, o sino pulsando el siguiente icono podemos acceder a las Reservas cargadas en el sistema. Contamos con una Lupa de acceso a las reservas.
10. Tarjeta. TC, y acceso a Tarjeta de Crédito, para ello debe:
Su rol tener acceso.
Conocer el algoritmo para desencriptar el contenido.
11. Contacto de la Reserva, email del Booker.
Reserva Confirmada. (S/N) u otros valores (1-9 Se pueden tipificar las Reservas). En el caso de Reservas no Confirmadas poseemos un Booking en la opción 6.D. y 6.E. donde nos indica aquellas que están «en tentativa».
Fecha Delay. Máxima Fecha Delay, por defecto pone una fecha según configuración, es para aquellas Reservas no confirmadas.
12. Tarifa. Nos toma automáticamente la Tarifa que figura en el Cardex (hasta 5 Tarifas), o si el usuario está autorizado puede tomar cualquier Tarifa de la Base de Datos. Es uno de los campos más importantes de la Reserva, nos va a determinar el importe del la misma. Conste de 3 campos:
- La propia Tarifa
- Descuento sobre dicha tarifa
- Bullet que indica si dicha Tarifa es NO REEMBOLSABLE.
Condiciones Especiales. Hasta 3 condiciones especiales que definiremos en la opción A.G. Condiciones especiales, donde puede dar un mayor descuento, un 7×6, 14×12…
Agrupador de Facturas. Este concepto puede resolver muy variadas situaciones y de una forma fácil y clara. Lo definimos en la opción 3.4. Agrupadores de facturas.
Un agrupador es un concepto que hace que la impresión física de una factura adquiera una forma diferente de acuerdo a las necesidades del cliente, aunque siempre (INTERNAMENTE), permanezca inalterable, es más, si se repiten la factura sin el agrupador saldrá impresa con todos los conceptos iniciales.
13. Full Credit. Nos afecta fundamentalmente a la aplicación de POS, los Valores son:
- S = SI. Cuando el titular de la estancia es una EMPRESA y/o AGENCIA, los cargos de servicios (BAR, TELEFONO, RESTAURANTE,…), se cargarán de forma automática en la cuenta de la EMPRESA/AGENCIA = FULL CREDIT.
- N = No. Cada servicio extra que queramos cargar a la habitación nos preguntará si lo queremos cargar a la cuenta de la AGE/EMP «A = AGE/EMP» o a la del huésped «C = DIR«
- 0 = No se le puede hacer ningún cargo a la habitación. Podemos optar por negarle a un CLIENTE el crédito a HABITACIÓN desde cualquier POS, es decir, debe pagar la CONSUMICIÓN al momento y no dejársela a CREDITO a la HABITACIÓN. Es la opción CERO (0).