Reservas Externas. Llamamos Reservas Externas o Borrador de Reservas, a las Reservas que no las consideramos para efectos del Booking. Se puede aplicar para varios casos, por ejemplo:

Si deseamos dar de baja una reserva pero no queremos perder los datos ya que a lo mejor la reactivan, (al darla de baja nos pregunta si deseamos pasarla al Borrador de Reservas.
Nos llaman para pedirnos un presupuesto pero que aún no lo tienen claro si lo van a hacer.
Estamos con overbooking y queremos tener las reservas por si nos falla alguna reserva de última hora.

Voucher. Número de Vale, Voucher, Número de Rooming List, Bono, Identificador de Grupo. Es la manera de agrupar habitaciones de la misma factura en el caso de Agencias/Empresas.

CIF. CIF/DNI/CNPJ/CPF.

Tarjeta: Tarjeta Seven Stars, Apartamento/Semana TS, Inscriçao Estadual IE

La reserva consta de dos partes:

General o Booker: Quien hace la reserva y sus datos. También es el titular de la factura final.

Rooming List: Quienes forman parte de la Reserva.

Al estar en dos partes diferenciadas el Booker del Rooming List, nos permite en la propia entrada tener diferentes fechas de entrada y de salida para una misma reserva de Grupo.

Parámetros de comportamiento Reservas

Según los valores que asignemos en estas opciones, obtendremos diferentes comportamientos en las Reservas.

1. Los campos Parar o Editable, hacen referencia a aquellas opciones que se podrán editar o que se saltarán por defecto a la hora de rellenar la información de la reserva (de igual manera, aunque se salten estos campos, se podrán editar).

1.1. Carga de Reservas.

Primeramente, aclarar que si posicionamos el cursor encima de los campos, nos informará brevemente de los mismos

1. Booker: Quien hace la reserva y sus datos. También es el titular de la factura final. Distinguimos tres tipos diferentes: Agencia, Empresa o Cliente.
Si es Agencia o Empresa, nos busca la misma por el código. Pulsando el botón Maestro A/E, abriéndosenos una nueva pestaña en el navegador donde podemos dar de Alta en este mismo proceso una Agencia y/o Empresa.
Si es Cliente: Nombre/ Apellidos. En este caso busca en nuestro Cardex su existencia, si no lo queremos dar pulsando Intro obtendremos un nuevo Cliente.

2. Datos del cliente (nombre y apellidos).

3. Cardex. Son los datos de nuestros Agencias, Empresas o clientes. Es en este lugar donde podemos registrar los datos más relevantes de los clientes que se hayan alojado en Hotel. No es preciso dar de alta a un Cliente antes de entrar en el Hotel, al hacer el Check-In se creará su ficha de forma automática, al cubrir las Fichas de Policía y luego cuando se emite su factura para actualizar los saldos pendientes y los importes facturados.
Retroceso / Avance (Retroceder/avanzar en los cardex )

4. Este botón permite acceder a la Base de Datos de Corporativo. Valido para aquellas cadenas de Hoteles que poseen el sistema GHS (Corporativo). Se accede a un cliente que no habiendo estado en el hotel si haya estado en cualquier hotel de la cadena.

5. NIF. Podríamos acceder igualmente por su NIF.

6. Tarjeta Corporativa. En el caso de los hoteles posean una Tarjeta Corporativa se podría acceder al Carex por la misma.

7. Matricula del Coche. Se podría acceder por la matricula del coche, esta opción un tanto peculiar se puede utilizar en Moteles, o Hoteles de Ruta.

8. Voucher. Codigo de Voucher, Número de Vale, Número de Rooming List, Bono, Identificador de Grupo. Este campo nos puede valer para hacer agrupaciones de Facturas. Este campo puede ser automático si así se ha indicado en configuración. En el caso de efectuar una RESERVA a una AGENCIA es muy importante para su CONTROL que no se dé más de una vez y todos sabemos lo despistados que son las propias AGENCIAS, y además que intervienen en recepción más de una persona para dar las RESERVAS, por ello se deben de identificar las RESERVAS de AGENCIAS por su código de ROOMING LIST, VOUCHER o número de VALE detectándose la duplicidad si esta se produce. Si usted posee el modulo de efactura (Factura Electrónica), es fundamental el número de VOUCHER, y que esté correcto, ya que sino lo rechaza la AGENCIA.

OTA ID. Si la Reserva tuvo o tiene origen en una OTA, Channel, Booking Engine,…, en este campo estará dicha Identificación, necesaria para cualquier cambio que se haga de forma automática sobre la Interface de incorporación automática de Reservas.

9. Número de Reserva. En el caso de Altas la dará el proceso automáticamente, en modificación la podemos pulsar si la conocemos, o sino pulsando el siguiente icono podemos acceder a las Reservas cargadas en el sistema. Contamos con una Lupa de acceso a las reservas.

10. Tarjeta. TC, y acceso a Tarjeta de Crédito, para ello debe:

Su rol tener acceso.
Conocer el algoritmo para desencriptar el contenido.

11. Contacto de la Reserva, email del Booker.

Reserva Confirmada. (S/N) u otros valores (1-9 Se pueden tipificar las Reservas). En el caso de Reservas no Confirmadas poseemos un Booking en la opción 6.D. y 6.E. donde nos indica aquellas que están «en tentativa».

Fecha Delay. Máxima Fecha Delay, por defecto pone una fecha según configuración, es para aquellas Reservas no confirmadas.

12. Tarifa. Nos toma automáticamente la Tarifa que figura en el Cardex (hasta 5 Tarifas), o si el usuario está autorizado puede tomar cualquier Tarifa de la Base de Datos. Es uno de los campos más importantes de la Reserva, nos va a determinar el importe del la misma. Conste de 3 campos:

1. La propia Tarifa
2. Descuento sobre dicha tarifa
3. Bullet que indica si dicha Tarifa es NO REEMBOLSABLE.

Condiciones Especiales. Hasta 3 condiciones especiales que definiremos en la opción A.G. Condiciones especiales, donde puede dar un mayor descuento, un 7×6, 14×12…

Agrupador de Facturas. Este concepto puede resolver muy variadas situaciones y de una forma fácil y clara. Lo definimos en la opción 3.4. Agrupadores de facturas.

Un agrupador es un concepto que hace que la impresión física de una factura adquiera una forma diferente de acuerdo a las necesidades del cliente, aunque siempre (INTERNAMENTE), permanezca inalterable, es más, si se repiten la factura sin el agrupador saldrá impresa con todos los conceptos iniciales.

13. Full Credit. Nos afecta fundamentalmente a la aplicación de POS, los Valores son:

S = SI. Cuando el titular de la estancia es una EMPRESA y/o AGENCIA, los cargos de servicios (BAR, TELEFONO, RESTAURANTE,…), se cargarán de forma automática en la cuenta de la EMPRESA/AGENCIA = FULL CREDIT.
N = No. Cada servicio extra que queramos cargar a la habitación nos preguntará si lo queremos cargar a la cuenta de la AGE/EMP «A = AGE/EMP» o a la del huésped «C = DIR«
0 = No se le puede hacer ningún cargo a la habitación. Podemos optar por negarle a un CLIENTE el crédito a HABITACIÓN desde cualquier POS, es decir, debe pagar la CONSUMICIÓN al momento y no dejársela a CREDITO a la HABITACIÓN. Es la opción CERO (0).

1. La Reserva tiene que poseer una fecha de entrada en el Hotel y una fecha de salida o unos días desde la Fecha de Entrada.

Smart Seven Stars admite una vez dada la Fecha de Entrada, cuando nos está pidiendo la Fecha de Salida, dando ESC, le podemos dar el número de DIAS de la estancia, calculándose la Fecha de Salida automáticamente. Este procedimiento es importante en Hoteles vacacionales, ya que los TTOO suelen enviar Fecha de Entrada y número de noches.

Asimismo, en determinados hoteles es necesario saber la vía tanto de Entrada como de Salida. Por ejemplo, si llegan en el Avión de las 3.00 am y salen en el Autobús de las 8.00 am (este es un dato para Hoteles vacacionales u Hoteles de convenciones).

2. Aquí establecemos cuántas habitaciones queremos, que régimen se va a aplicar y cómo se van a ocupar las habitaciones. Algunos hoteles permiten que además se pueda variar la política de precios, variando o asignando en este punto unos precios diferentes a los que su Tarifa nos asigna para Precio Habitación y/o Régimen. En el caso de la NO HABILITACIÓN de esta opción, solamente nos informa de los precios que le corresponden para este Tipo de HABITACIÓN / REGIMEN / OCUPACIÓN. El acceso al precio manual depende de si en configuración se ha habilitado o no.

3. Una RESERVA no tiene por qué ser de UNA SOLA HABITACIÓN, ni de un solo tipo de HABITACIÓN o REGIMEN o OCUPACIÓN. Por ello, podemos dar todos aquellos que necesitemos, COMBINADOS por RESERVA.

Otro hecho muy importante (depende de los HOTELES), es en la propia Reserva saber que disponibilidad tenemos en el HOTEL, por ello existe el ICONO para acceder a dicha función y nos permite acceder al BOOK POSITION del periodo que queramos. A esta función se puede acceder en los distintos pasos de la RESERVA.

4. El uso de Canales y segmentos es cada vez más obligado en todos los Hoteles, si se quiere hacer una buena política de Revenue. Además,

Otro de los factores que nos puede influir en las Reservas y cada vez más habituales son los Comisionistas, por ejemplo OTA’s, Motores de Reserva, etc, que a posteriori nos envían una factura correspondiente a dichas comisiones. Para poder chequearlas deben de ponerse en las Reservas (si las Reservas se cargan automáticamente se toman los valores por defecto que se indique en el cardex del comisionista).

Teniendo correctamente estos valores en los KPI’s y otros apartados se podrán calcular correctamente los Netos (ADR, RevPAR y ARR).

5. Borrar reserva.

6. Limpiar reserva (elimina los campos rellenados previamente).

7. Guarda la reserva.

La pestaña siguiente a General nos permite acceder a la Rooming list. En Altas los primeros datos son arrastrados de la pestaña anterior. En Modificaciones veremos los posibles valores.

Smart Seven Stars posee un potente módulo de Modificadores, mediante el cual se pueden programar diferentes comportamientos en cuanto a precio y de una Reserva en los diferentes días en los que se va a hospedar.

Por ejemplo podemos decir, que el 4º día de su estancia no cena por un compromiso fuera del hotel, a su vez incluirle en el 5º día una cena de Gala, el 6º día cambiar la ocupación porque viene su mujer, etc.

Los modificadores nos permiten programar cambios en tarifa, régimen, ocupación, precio de la tarifa, añadir algún servicio… para un día en concreto de su estancia.

Estos cambios solo afectarán a lo/s día/s concretos que deseemos modificar. También podremos eliminar todos los modificadores (con el símbolo de papelera en rojo de la parte superior izquierda de la ventana).

Este botón nos ofrece información de la disponibilidad por tipo de habitación y fecha.

Virtual. Hace referencia a si la habitación es virtual.

Información de precios. Aquí encontramos los precios por día de la habitación. Independientemente de los precios de otras habitaciones de la misma reserva, si las hubiera.

Rooming list. Nos muestra un resumen de todas las habitaciones de las que consta la reserva.

Añadir habitaciones. Podemos añadir más habitaciones a la reserva desde aquí, indicando a su vez el régimen.

Añadir habitación. En este apartado añadimos a la reserva una habitación exactamente igual a la que nos encontramos, conservando los mismos valores.

Borrar habitación. Eliminamos la habitación creada.

Tipo hab. Tipo de habitación seleccionada. Restará del cupo de habitaciones de este tipo.

Tipo Alt. Tipo de habitación alternativa. El tipo de habitación del campo anterior (Tipo hab.) tomará los precios del tipo de habitación que tengamos en este campo. No resta disponibilidad del tipo seleccionado. Es una manera de hacer un «upgrade»

P.e.: En «Tipo hab.» tenemos una habitación SUIT con un precio de tarifa de 190,00€ y en «Tipo Alt.» tenemos un una DOBLE con un precio de tarifa de 100,00€. El precio que se aplicará a esta reserva será de 100,00€.

Ocup. Número de personas en la habitación. Se excluyen loas personas extras, menores, bebés, ect.

Régimen. Tipo de régimen seleccionado.

Núm. hab. Se puede asignar el número de la habitación en el momento de la reserva. Si pulsamos en la lupa muestra un desplegable con las habitaciones disponibles para las fechas de la reserva. Si pulsamos en el candado nos bloquea la habitación elegida a modo de aviso para que no la cambiemos. P.e. si un cliente fijo nos reserva una habitación en concreto.

Precio (Ha). Indica precio contratado para la habitación según la tarifa y fechas de la reserva. Podemos modificarlo manualmente, apareciendo marcado el bullet de la derecha.

¡Importante! Si se modificó manualmente, no se debe desmarcar este bullet.

Precio (Re). Indica precio contratado para el régimen según la tarifa y fechas de la reserva. Podemos modificarlo manualmente, apareciendo marcado el bullet de la derecha.

¡Importante! Si se modificó manualmente, no se debe desmarcar este bullet.

Voucher. Codigo de Voucher.

Full credit. Nos afecta fundamentalmente a la aplicación de POS, los Valores son:

S = SI. Cuando el titular de la estancia es una EMPRESA y/o AGENCIA, los cargos de servicios (BAR, TELEFONO, RESTAURANTE,…), se cargarán de forma automática en la cuenta de la EMPRESA/AGENCIA = FULL CREDIT.
N = No. Cada servicio extra que queramos cargar a la habitación nos preguntará si lo queremos cargar a la cuenta de la AGE/EMP «A = AGE/EMP» o a la del huésped «C = DIR«
0 = No se le puede hacer ningún cargo a la habitación. Podemos optar por negarle a un CLIENTE el crédito a HABITACIÓN desde cualquier POS, es decir, debe pagar la CONSUMICIÓN al momento y no dejársela a CREDITO a la HABITACIÓN. Es la opción CERO (0).

Tarifa/Dcto./No reemb. Nos toma automáticamente la Tarifa que figura en el Cardex (hasta 5 Tarifas), o si el usuario está autorizado puede tomar cualquier Tarifa de la Base de Datos. Es uno de los campos más importantes de la Reserva, nos va a determinar el importe del la misma. Consta de 3 campos:

La propia Tarifa.
Descuento sobre dicha tarifa.
Bullet que indica si dicha Tarifa es NO REEMBOLSABLE.

Condiciones especiales. Aquí podemos aplicar una serie de condiciones sobre la tarifa (por ejemplo, descuento a particulares, a empresas, descuento por viajar solo) que definiremos en la opción A.G. Condiciones especiales

Ag. facturas. Este concepto puede resolver muy variadas situaciones y de una forma fácil y clara. Lo definimos en la opción 3.4. Agrupadores de facturas.

Tipo pago. Seleccionaremos 1 para Contado. 2 para Crédito. 0 para Gratuidad.

Las flechas permiten avanzar o retroceder alfabéticamente por número de Voucher si se tratara de una reserva de Agencia o por nombre de Huésped. El último apartado permite desplazarte a la anterior o a la reserva posterior.

En este apartado se definen las fechas de entrada y de salida, así como el número de noches y vías de entrada y salida (por ejemplo, número de vuelo, línea de autobús, tren, etc).

Los campos son totalmente editables.

¡Importante! Los tres puntos verticales añaden posibilidades adicionales, como son la creación de alertas, copiar los datos de las habitaciones (ver apartado 1.4 Modificación de reservas), o añadir logs, que mejoran la gestión y el control de la información facilitando así el acceso y la explotación de estos datos (apartado 1.9 Log extendido de reservas).

En este apartado registramos los datos de los huéspedes: nombre, apellidos, nacionalidad, así como servicios contratados.

Por último, podemos registrar observaciones para la entrada, para la salida o bien durante los días de estancia.

1.2. Planning de salones StarBEO

Este apartado redirige a la aplicación de eventos StarBEO (si el hotel dispone de ella).

1.3. Asignación Rooming List

Asignación de habitaciones y cumplimentar el resto de los datos de un Rooming List de forma rápida.

Habrá HOTELES que ya en la Reserva conocen el Rooming List y por lo tanto quieren darlo, Smart Seven Stars nos solita que le demos los Nombres (Asumiendo sus datos si ya estuvieron en el CARDEX), PAIS, DNI, y las OBSERVACIONES particulares de cada Cliente. Es importante saber que en cualquier momento nos podemos salir o dejar de dar Nombres porque necesitamos realizar otras funciones y posteriormente podemos retomar en cualquier momento en el punto en que hemos quedado.

Además de los Nombres también en este punto se le pueden asignar a cada reserva de Habitación su habitación futura, servicios extras fijos de Cargo DIARIO, citemos un GARAGE, una CUNA (CUNA), una TERCERA PERSONA (PER3), un MENOR EXTRA (MEN1, MEN2, MEN3), etc. Consultar el Manual en lo referente a la creación de SERVICIOS.

En Smart Seven Stars utilizamos DOS métodos de PRE-ASIGNACIÓN de HABITACIONES en la RESERVA:

AUTOMATICO. Mediante este método se busca por OPTIMIZACIÓN de HUECOS las HABITACIONES ideales para la PRE-ASIGNACIÓN. Así dicho suena perfecto, pero muchas veces la realidad es otra.
Es decir, puede ser que las HABITACIONES más adecuadas puede que no sean las más idóneas, por que quedan en PLANTAS separadas, no tienen todas las mismas características que se necesitan para la RESERVA…
POR ORDENES de TRABAJO. Es decir, nosotros decimos las HABITACIONES que nos convienen para una determinada RESERVA y Smart Seven Stars se encarga de casarlas.

¿Por qué la PRE-ASIGNACIÓN?
En primer lugar sabemos que es una preocupación muy importante por parte de los Hoteles los grupos, y su correspondiente check-in, está claro que con una PRE-ASIGNACIÓN del día anterior, o de horas antes, el check-in es INMEDIATO.

Resumiendo:

Se obtiene un listado para saber cuáles son las HABITACIONES que están libres en las fechas que deseamos.
Sobre este listado marcamos las que nos conviene asignar.
Creamos la orden de trabajo para que nos case automáticamente las HABITACIONES con la RESERVA.
Ejecutamos dicha Orden de Trabajo.
Comprobamos el buen funcionamiento de dicha PRE-ASIGNACIÓN.

Cuando demos el Rooming List en la RESERVA, se admitía la posibilidad de SALIRSE en cualquier momento para retomar dicha RESERVA se posee un apartado especial de, nunca mejor dicho, completar RESERVAS. Actualmente en la versión WEB 4.0 ya no es necesario, ya que se visualiza la Reserva y se accede a partir de donde deseamos.

Habiendo visto las particularidades de una RESERVA de AGENCIA/EMPRESA, las de un CLIENTE DIRECTO, son prácticamente las mismas. Eso si, adaptadas a que es un CLIENTE y no una AGENCIA/EMPRESA.

1.4. Modificación Reservas.

En este apartado podremos editar los diferentes campos de la reserva. Puedes ver una descripción más detallada de los mismos en el apartado 1.1 Carga de Reservas.

Con el uso del buscador, podemos buscar reservas. Asimismo, contamos con un botón (last), que nos permite cargar en pantalla la última reserva creada.

Los iconos situados en la parte inferior de la pantalla son los siguientes:

Tokenización de la tarjeta. De esta forma, en sucesivos cobros no habrá necesidad de volver a repetir sus datos.

Factura. Abre una ventana nueva donde se genera una factura y sus campos a introducir (voucher, datos del cliente, email, etc).

Factura (no reembolsable). Creamos una factura específica, que determina la no reembolsabilidad de la misma.

Adjuntar archivos. Podemos adjuntar ficheros a la reserva.

Borrar la reserva.

Limpiar. Elimina los campos introducidos.

Duplicar la reserva. Crea una reserva nueva con los mismos datos que la reserva de origen.

Mandar a reservas externas. Lleva la reserva a un listado de reservas externas, que son reservas que no las consideramos para efectos del Booking.

Guardar. Guardar la reserva.

En esta sección de la pestaña General vemos el estado económico de la reserva.

Si tiene anticipos: Podemos crearlos con el botón a la derecha del importe.
En el campo de anticipos/NR entre paréntesis el importe cobrado. Esto es útil para aquellos hoteles que usen Pay by link para cobrar las NR y así comprobar si realmente se han pagado las facturas NR o no.
Fecha de alta: cuándo se creó la reserva.
Total: El importe total de la reserva.

Si usamos multi-moneda veremos los importes en las monedas utilizadas para la reserva. Ver cómo funciona AQUÍ

Como indicábamos en el punto 1.1 Carga de reservas, existe una opción llamada «Copiar datos a todas las habitaciones». Se puede encontrar en el menú de tres puntos verticales situado en la esquina derecha de la pantalla.

Si se pulsa en ese botón, aparece un popup que da a marcar de entre varios parámetros de la reserva, correspondientes a los datos de una habitación dentro de la reserva. Según lo que marquemos, el programa copiará los datos de la habitación en la que estemos actualmente al resto de las habitaciones de la reserva. Es muy útil para reservas de grupo.

Es importante remarcar que los datos deben estar grabados previamente en la reserva. Por ejemplo, si queremos añadir una observación, deberemos primero escribirla, luego guardarla (clicando en el botón de la flecha de la parte inferior), volver a colocarnos sobre dicha habitación y en este momento clicar en la opción de «Copiar datos a todas las habitaciones». Ahí se marcaría la observación que queremos copiar y pulsamos en el botón verde de confirmar. Si hemos seguido estos pasos, todas las habitaciones de la reserva tendrán ahora las mismas observaciones.

En el botón de los 3 puntos de la parte superior derecha se han añadido accesos para:

Añadir cargo
Visualizar cargos
Factura anticipada
Añadir anticipo
Acceder a las fichas de policía
Nueva tarjeta (llave de puerta) (si hay interface)

1.5. Actualización del Booking.

Como su nombre indica, esta opción recalculará el booking de habitaciones a partir de Reservas, Estancias, Bloqueos, etc.

1.6. Listado de Entradas Previstas.

Un Huésped puede entrar en el Hotel por diversos procedimientos:

Mediante una Reserva, que a su vez pudo darse directamente o mediante otros procesos externos (OTA’s, Motor de Reservas, TTOO, …)
Directamente en la propia Recepción. 1.8. Llegadas sin Reserva
Con check-In automático desde nuestro CWM – Customer Web Mobile.

Desde este mismo apartado podemos seleccionar la reserva a entrar (o modificarla).

Este listado lo deberíamos poseer a primera hora de la mañana, es decir, sería uno de los listados que debería emitir automáticamente el CIERRE de NOCHE, las llegadas previstas para el DÍA.

Si la reserva tiene fecha de entrada posterior a la fecha activa, al hacer un doble click en la reserva seleccionada, nos moveremos a la misma para poder modificarla (nos dirige al 1.4 Modificación de Reservas).

En la opción «Visualización» podemos elegir qué columnas queremos ver en la tabla:

Fecha entrada / salida.
Fecha de alta: La fecha de creación de la reserva.
Vía de entrada: Si la hemos indicado en la reserva.
# Reserva
Confirmada: S/N
Origen: Cómo se hizo la reserva. desde
A/C: Titular de la reserva es AGE/EMP o Directo.
Booker: A quién va a ser facturada la reserva.
Voucher: Localizador de la reserva.
Núm. hab: Si la hemos asignado en la reserva.
Huésped: Persona que se alojará en el hotel.
País: Nacionalidad del huésped.
Empresa: Código de AGE/EMP asociada al huésped.
Tarifa: Código de la tarifa que aplicamos a la reserva.
Precio (Ha): Precio por día de la habitación.
Descuento: Si hemos aplicado algún descuento.
Canal / Segmento: Los que hayamos definido en la reserva.
Tipo hab.: Tipo de habitación reservada.
Tipo hab. Alt.: Si hemos usado un tipo de habitación alternativa.
Régimen: El que haya contratado el cliente.
Pax: Número de personas que ocuparán la habitación.
Observaciones: Las que hayamos indicado en el apartado Observaciones de entrada.
Modificadores: Si la reserva tiene modificadores o no.
Pre-Checkin: Indica si el cliente ha hecho el Pre-Checkin desde el CWM (Customer Web Mobile)

1.7. Llegadas con Reserva

Este es el listado de reservas con entrada en la fecha activa (hoy).

Una vez localizada la reserva se nos posiciona siempre en el campo de la Habitación para que se la asignemos, o podría estar asignada con anterioridad.

Es importante saber que al dar al Check-In podemos cambiar cualquier dato de la Reserva:

Si la Habitación que deseamos asignar está aún ocupada el sistema nos lo indica y no nos deja asignarla.
Si la Habitación no está aún Limpia o Revisada (dependiendo de el condicionante que hayamos puesto en Configuración opción B.7. Parámetros opcionales – opción 02 -Cond. mínima de asignación de habitación, también nos lo indica y no nos deja asignarla.
Si la Habitación que deseamos asignarle ya está asignada a otra reserva nos lo indica.
Podemos consultar las habitaciones del tipo de la reserva que están libres, incluso por optimización de huecos.
Si no tenemos ninguna habitación del tipo que quiere el cliente aquí mismo le podemos variar el Tipo.

¡Importante! En los casos de los grupos con las habitaciones ya pre-asignadas y todos los datos de huéspedes cumplimentados (nombre, apellido y país de cada ocupante), dando al botón de Check-in Express, hará el check-in a todo el grupo, por lo que suprimimos las colas en los momentos que realmente se producen.

En el momento que realizamos el check-in, la reserva se transforma en estancia. Por este motivo, todas las modificaciones que se realicen posteriormente, se harán desde el apartado 1.A. Modificación de estancias.

Este listado se puede ordenar por cualquiera de las columnas pulsando sobre el nombre de cada columna.

En este apartado rellenamos la ficha de policía, necesaria para completar el check-in.

Pulsamos el tick verde, y en función de los parámetros que tengamos configurados en el apartado B.7. Parámetros opcionales se iniciará el procedimiento de firma del viajero.

⇒ Ver configuración del Contrato de hospedaje digital AQUÍ

⇒ Ver funcionamiento de la firma en tablet AQUÍ

⇒ Ver funcionamiento del check-in desde CWM AQUÍ

Este proceso es idéntico para el resto de huéspedes.

En el caso de que el hotel se encuentre en una ciudad con tasa turística, en este apartado se añade la misma a la estancia.

El icono a la derecha del tick verde (icono de persona en la cama) nos permite cargar la tasa turística en la cuenta de la habitación. El tick verde nos lleva al pago directo, y nos indicará las formas de pago definidas para liquidar.

1.8. Llegadas sin Reserva

Este proceso enlaza el alta de reserva y el check-in consecutivamente.

El menú y los campos a rellenar son idénticos a la opción 1.1. Carga de Reservas y a la opción 1.7. Llegadas con Reserva.

1.9. Log extendido de Reservas

Se ha creado un nuevo log de reservas, más extendido y que registra los siguientes eventos:

Emisión de factura.
Creación de anticipo.
Uso de anticipo.
Cobro.
Check-in.
Check-out.
Cambio de habitación.
Log manual.
Creación de reserva.
Modificación de reserva (para ver más detalles de la modificación en la auditoría de reservas)
Cancelación de reserva
Envío de email de confirmación de reserva
Envío de email del CWM (precheckin, check-in o check-out)
Creacion de una alerta en la reserva.
Fichero adjunto añadido a la reserva.
Fichero adjunto eliminado de la reserva.
Acción desde el CWM (para más detalles ver las notificaciones CWM).
Pasar la reserva definitiva a reserva externa(tentativa) o viceversa.
Envío de la factura por email.

Para añadir un log manual, se puede hacer tanto desde la modificación de reservas como desde la modificación de estancias.

Se muestran varias capturas que ilustran dónde los podemos encontrar.

1.A. Modificación de estancias

La pantalla de Estancias tiene prácticamente los mismos datos que la de Reservas.

Esta opción permite introducir todas las modificaciones que el huésped necesite una vez esté alojado. Desde cambios de habitación, añadir servicios extra, cambio de tarifas, upgrades, upselling, etc.

También tenemos la posibilidad de programar un cambio de habitación para pasados unos días. Ver cómo funciona AQUÍ.

Las observaciones para entrada, salida o estancia se comportan igual que las observaciones de 1.4. Modificación de reservas.

El caso más común es que un cliente quiera cambiar de habitación.

Una vez seleccionada la habitación actual, cambiamos el tipo de habitación (Tipo hab.) si fuera necesario, y después el número de habitación (Núm. hab.)

Otras modificaciones habituales en la estancia del cliente pueden ser un cambio de tarifa, un cambio de fecha de salida, de régimen, de ocupación, incluir algún servicio extra…

Si finalmente el cliente no se aloja y se quiere marchar (si no tuviera cargos), el procedimiento para vaciar la habitación es:

1. Cambiar la fecha de salida a la fecha actual (hoy) y guardar cambios.

2. Opción 1.H. Salida manual de habitaciones, donde seleccionamos la habitación y pulsamos «Vaciar habitaciones» (icono de la papelera).

Podemos encontrarnos con un cliente que desee entrar y salir el mismo día sin pernoctar.

En este caso, para poder cobrar al huésped, podemos hacerlo con la tarifa de la habitación que hayamos cargado en la estancia, en las opciones de facturación anticipada. O bien haciéndole un cargo manual por el importe de los servicios correspondientes.

Ajuntar: Permite subir documentos relacionados con la reserva.

Vaciar habitación: Para poder vaciar una habitación, solamente podremos hacerlo si la fecha de salida es la fecha de hoy (fecha activa) y no tiene cargos pendientes de facturar.

Limpiar: Limpia la pantalla, dejándola sin ningún dato para poder modificar una nueva estancia.

Guardar: Guardamos los cambios.

Muestra una lista informativa de los precios de estancia día por día.

Permite acceder rápidamente al Cardex del cliente.

Se genera un código QR con los datos de la reserva. También se puede enviar por correo electrónico para diversos usos.

1.B. Carga Manual de Reservas Externas

Aquí podemos generar una reserva externa. El procedimiento es el mismo que la carga de reservas normales. La particularidad es que esta reserva no va a restar disponibilidad ni cupo.

Esto puede ser útil cuando queremos tener un listado de reservas, o tenemos reservas dudosas.

1.C. Modificación de Reservas Externas

Esta opción nos permite modificar reservas externas y de manera que pulsando el botón indicado, podemos convertirlas en reservas definitivas.

1.D. Listados de reservas externas.

Este listado informativo muestra las reservas externas que tengamos según los filtros seleccionados.

1.E. Previsión de Comidas/Comensales.

Este listado informativo muestra los regímenes que tenemos contratados en el hotel cada día.

Este listado informativo muestra el listado de regímenes por habitación para el día seleccionado, lo podemos ir variando según el tipo de servicio y la fecha por la que filtremos.

En esta opción podemos llevar un control del uso de los regímenes de cada cliente y habitación.

De esta forma, cuando pasen por el restaurante, se pueda puntear y registrar que cada huésped hace uso de su desayuno, comida o cena según corresponda. El sistema controla los servicios que tiene contratados.

Asimismo, si estamos haciendo el punteo desde un dispositivo con cámara, tenemos la opción de escanearlo a través del código QR.

Podemos puntear en función del dispositivo que utilicemos, ya sea un dispositivo con cámara integrada, un escáner físico, una pulsera RFID que lleve el cliente…

1.F. Listado de Salidas Previstas.

Este listado de salidas previstas nos muestra las salidas de la fecha seleccionada.

Desde este listado podemos acceder a la facturación.

El símbolo $ nos indica si la habitación tiene cargos pendientes.

1.G. Auditoría de Reservas

En esta opción podemos ver el histórico de creación, modificación o anulación de cada reserva.

Podemos aplicar diferentes filtros para acotar la información a buscar. Hemos filtrado una reserva al azar a modo de ejemplo.

En ella, podemos ver:

En la columna «Operación», vemos cuándo se creó, las modificaciones y el momento en el que la reserva ha pasado a ser una estancia a través del check-in.

Si hacemos doble click en cualquiera de las líneas, nos abre una ventana y nos marca los datos modificados.

En esta imagen, vemos que el campo modificado ha sido el Núm. hab.

1.H. Salida Manual de Habitaciones

Con esta opción podremos dar de baja aquellas habitaciones que ya hayan salido y no tengan cargos pendientes de cobro.

Consejo: Cuando hay un bloqueo programado y se factura la habitación que sale ese mismo día, si no se vacía la habitación en el porceso de facturación, se puede vaciar con la opción 1.H. Salida Manual de habitaciones.

1.I. Histórico de Reservas/Estancias

En función de los filtros aplicados, este listado nos muestra el histórico de reservas/estancias y el motivo de su borrado.

También podemos filtrar las reservas canceladas marcando el check-box.

En el caso del histórico de reservas, si hacemos doble clic en cualquiera de ellas, veremos el motivo del borrado de la misma y tendremos la opción de recuperarla.

IMPORTANTE: En caso de recuperar la reserva, las fechas de la misma se modificarán a las actuales.