Smart Seven Stars - Grupo Class One

Primera Instalación Smart Seven Stars.

PROCESO LÓGICO EN LA CREACIÓN DE UN HOTEL

Entendiendo la preocupación que posee un Hotel de poner al día sus datos, sin embargo debemos decir, que para la operatoria de los sistemas Class One, los pasos a seguir deben ser en otro sentido a como se piensa por parte del Hotel.

En primer lo más preocupante es conocer por parte del Hotel el nuevo sistema que se va a instalar y de alguna forma desvincular el nuevo sistema del antiguo sistema que se posee, está claro que siempre en la mente de los operarios existirá la comparación con el viejo sistema, ya que queramos o no, lo han estado usando durante un cierto tiempo, por ello es muy importante olvidarse del sistema viejo, y en este caso las instrucciones en Class One son claras, (no se admitirán sugerencias relacionadas con el viejo sistema hasta haber pasado la fase de funcionamiento del nuevo sistema, más/menos mes y medio 2 meses); la explicación es obvia, ya que hasta que no se conozca el nuevo sistema por parte del Hotel, con su nueva mecánica, no se puede opinar si son correctas dichas observaciones (ello no implica que puedan ser correctas), además de desviar la atención a como se debe proceder en el sistema nuevo. Para que la instalación sea más eficaz se aconseja que el cliente suministre o compruebe antes de la fase real de instalación rellenadas las hojas adjuntas:

A continuación, veamos cómo se debe proceder desde los primeros pasos a realizar la primera toma de contacto con el sistema Smart Seven Stars, y a su vez dar los primeros datos del Hotel. Se aconseja seguir este orden en la primera creación de ficheros.

  • Creación de Regímenes: H, AD, MP, PC.
  • Creación de Habitaciones: D, I, JS, … (Se aconseja tener las menos posibles, por efecto visual en booking). Tipo Hab.: DOBLE vistas MAR, DOBLE vistas MONTAÑA, …
    • Iguales precios -> Habitaciones iguales y posibles características diferentes.
      • Booking estricto por diferentes características -> Diferentes Tipos Hab.
      • Booking normal y en asignación sin características -> Iguales Tipos Hab.
      • Diferentes precios -> Diferentes tipos de Habitación.
  • Creación de SALONES. Se deben crear aquí entre 5-10 Habitaciones Ficticias para los diferentes juegos de facturación que nos puedan surgir.
  • Creación de SERVICIOS: A, DES, TLF, LAV, CF, PKG, BAR, REST (Normalmente con IVA incluido).
  • Creación de MONEDAS: EUR, BDOL.
  • Creación de FORMAS de PAGO: EFE ó C (Contado), VISA, INV (Invitación), CC (Cobro por Contabilidad= no genera ningún asiento contable, ya lo realiza Administración), etc.
  • Creación de SEGMENTOS de Mercado, cuando se usen.
  • Creación de PAQUETES. Un paquete es un conjunto de servicios a realizar un número de días determinado.
  • Creación de EMPLEADOS. Relación de empleados que deseamos controlar en algún tipo de proceso (Dep. de pisos, Servicio Técnico)
  • Creación de USUARIOS. Relación de usuarios del programa.
  • Creación de CLIENTES: Darse uno mismo de alta con todos sus datos y a modo de ejemplo.
  • Creación de EMPRESAS/AGENCIAS. Crear una AGENCIA y si este Hotel va a tratar CUPOS y RELEASE, darlos para la AGENCIA que más trabaje con este Hotel.
  • Creación de OTROS MAESTROS.
  • Creación de TARIFAS. Antes de dicha creación hacer un análisis de los precios con el responsable del Hotel. Crear la tarifa DIR (Rack Rate ó Tarifa Oficial de Precios).
  • Meter alguna HABITACION FICTICIA en ESTANCIA TODO el AÑO.
  • Tabla de Impuestos: tipo 1=4%, 2=10%, y 3=21&, 4 y 5= 0%. Entrar en Modelo CONTRATO de HOSPEDAJE y crearlo en blancos.
  • CALENDARIO de TARIFAS: Crear el calendario de Tarifa FIN de SEMANA, si existe alguna TARIFA que se deba CERRAR (BANCOHOTEL, HALCON, …) se cierra con “S”.

Otras acciones a efectuar en la primera fase

  • Meter alguna HABITACION FICTICIA en ESTANCIA TODO el AÑO.
  • Revisar parámetros de CONTROL:
    • parámetros generales
    • parámetros condicionales
    • parámetros opcionales
    • valores por defecto. los que procedan.
    • Cuentas enlace contable: comprobar
      • Tabla de Impuestos: tipo 1=10%, 2=21%, y 3=0, 4 y 5= 0%.
    • Modelo de Reservas

Otras acciones a efectuar superada la primera fase

En el apartado de parámetros de CONTROL:

  • Privilegios y Granulación. La dirección o la propiedad debe tener perfectamente claro la accesibilidad a las diferentes opciones que posee el sistema Smart Seven Stars, quienes pueden acceder y a que apartados e incluso su granulación, todo esto se define en las opciones de Privilegios. Se debería de dedicar una sesión a este apartado y a su vez crear algunos de los usuarios a acceder a la misma. Ejemplo de una configuración de Roles: Cómo ROLES – Setup
  • Opciones del Cierre de Noche
  • Primera revisión Programador de Tareas.

Acciones a realizar por parte de los responsables paralelamente a lo anterior.

Es importante la definición de los diferentes formatos que podemos poseer, Class One al ser un sistema abierto obliga a que se definan los mismos por parte del Cliente. Apartado B.8. Setup – Formatos/Interfaces

Si es la primera vez, para que queden todos los ficheros “limpios”, se deben pasar los siguientes procesos:

  • Actualización del booking (opción 1.5.)
  • Vaciado y Limpieza de habitaciones (opción 5.5.)
  • Regenerar Índice de Clientes (opción B.G.)

Ficheros Maestros.

A.4. Fichero de Regímenes.

  • Especificamos el código que queramos asignarle
  • Damos una descripción
  • Marcamos el régimen que corresponda
  • Definimos el tipo de IVA
  • Debemos asignarle una cuenta contable de ingresos.

A.2. Fichero de habitaciones.

Tipos de habitaciones

  • Introducimos el código que queramos dar a cada tipo de habitación.
  • Damos una descripción.
  • Especificamos el número de personas.
  • Especificamos el tipo de precio, si es por persona o por habitación.
  • Indicamos el tipo de IVA.
  • Debemos asignarle una cuenta contable de ingresos. 
  1. Pulsamos en un tipo de habitación para marcarlo.
  2. Pulsamos el icono de la cama y se abre un pop-up donde indicamos los números de habitación de este tipo.
  3. Pulsando la cruz verde en esta ventana nos permite introducir un nuevo número.
  4. Introducimos las características de esta habitación.

Características.

  • Indicamos un código para cada característica.
  • Damos una descripción de la característica.

Orden de Asignación.

Podemos asignar un orden de asignación de cada habitación para que nos las muestre en determinado orden al consultar las disponibles.

Habitaciones virtuales.

Con esta utilidad podemos definir las habitaciones comunicadas. 

A.3. Fichero de Salones

Se listarán en el FICHERO DE SALONES todas las posibles características que los salones puedan tener.

Con el más verde añadimos los tipos de Salones y habitaciones Máster.

  • Asignamos un código al tipo de Salón / Máster.
  • Podemos definir la capacidad de personas
  • Podemos definir si el precio es por persona o por «habitación».

La operativa es igual que en las habitaciones.

  1. Pulsamos en un tipo de Salón/Máster para marcarlo.
  2. Pulsamos el icono de la cama y se abre un pop-up donde indicamos los números de Salón/Máster de este tipo.
  3. Pulsando la cruz verde en esta ventana nos permite introducir un nuevo número.
  4. Introducimos las características de esta habitación.

A.6. Fichero de Servicios.

  • Código: máximo 4 caracteres
  • Descripción. Imputación:
    • R. Concepto de Restauración “F&B”
    • H. Concepto de Habitaciones “Room Sales”
    • S. Concepto de Servicios
  • SI/NO Descuento Si a este concepto se le aplica o no DESCUENTO
  • Precio DIR. Precio por defecto para Walkins.
  • Precio AGE. Precio por defecto para Agencias/Empresas
  • IVA incluido S/N Tipo de IVA.
  • Cuenta: Cuenta contable de Ventas
  • Houskeeping: Si deseamos que el servicio aparezca en los listados de limpieza de habitaciones

A.F. Fichero de Monedas.

Si fuera necesario, creamos las distintas monedas que vamos a utilizar distintas de la local.

  • Código: Aconsejable utilizar la normativa ISO 4217
  • Descripción.
  • Unidad : Cada cuantas equivale a…
  • Valor de Cotización: Cambio con respecto a nuestra Moneda. Ej. Por un Dólar les daríamos 0,9393 Euros
  • Fecha de cotización última fecha de actualización del Cambio
  • Días de Vigencia
  • Comisión: Sería la comisión que le cobraría el hotel por efectuarle el cambio.
  • Importe comisión mínima.
  • Orden. Orden en que nos aparecerán cuando demos un cambio de cotización (para que nos coincidan con el orden del cambio del banco de referencia que apliquemos).

A.D. Fichero de Formas de Pago.

  • Código: 4 caracteres
  • Descripción.
  • Cuenta: Cuenta contable de Ventas
  • Tipo de FP:
    • Efectivo
    • Crédito
    • Crédito Disponible
    • Invitación
  • Comisión que nos cobran los Medios de Pago Cuenta: Cuenta contable Crédito para comisión Cuenta: Cuenta contable Comisión para comisión
  • Cambio de Moneda. Si pagaron con moneda Extranjera
  • Tarjeta Monedero. Si esta FP esta asociada a Tarjeta Monedero (StarCard).
  • Puntos: . Si esta FP esta asociada a pago por Puntos.
  • TPV Virtual: . Si esta FP esta asociada a Pago TPV Virtual.

A.8. Fichero de Segmentos.

  • Código: 5 caracteres
  • Descripción.
  • Cuenta: Cuenta contable que asignamos al segmento.
  • Grupo de Segmentos: Podemos agrupar los segmentos a un grupo de segmentos.. 

A.7. Fichero de paquetes

Un paquete es un conjunto de servicios a realizar un número de días determinado. Las utilidades fundamentales son:

  1. El típico paquete de FIN de AÑO
  2. En Balnearios y Talasoterapia un conjunto de servicios que se aplican en diferentes días
  3. Un paquete vacacional que incluye cena de gala, una entrada a parque temático y 7 días de sombrillas y toallas
  4. Cinco días de hotel, un campo de golf, un coche de alquiler, …

A.5. Fichero de Empleados.

Relación de empleados que deseamos controlar en algún tipo de proceso, normalmente del departamento de Pisos, el Servicio Técnico, etc.

Si le vamos a hacer un control por empleado deberá dar su clave correspondiente.

A.9. Fichero de Usuarios.

Relación de usuarios del programa. Definimos el nombre, contraseña, empleado con el que se relaciona, etc.

El campo Privilegio definimos el nivel de acceso a los menús del programa. Estos Privilegios se configuran el B.7. Setup – General => Privilegios.

El resto de opciones permiten configurar el acceso al programa.

A.C. Fichero de Clientes.

Este fichero nos permite registrar los datos más relevantes de los clientes que se hayan hospedado en el hotel. No es preciso dar de alta a un cliente antes de entrar en el hotel, sino todo lo contrario, es cuando el cliente entra en el hotel cuando se crea su ficha de forma automática. Primeramente al cubrir las fichas de policía y luego cuando se emite su factura para actualizar los saldos pendientes y los importes facturados.

A.A. - A.B. Fichero de Agencias / Empresas.

Este fichero es de vital importancia. Necesario ir introduciendo el máximo de campos posibles; Nombre, Dirección, Provincia, CIF, Cuenta Contable, etc.

Al dar con la barra espaciadora del teclado nos muestra todas las agencias que tenemos creadas para su consulta y/o modificación.

En la pestaña Observaciones podemos poner cuantas observaciones podamos precisar referente a contratos, ofertas, etc.

En la pestaña Estadísticas tenemos todos los datos referentes a la agencia / empresa como núm. De visitas, habitaciones, días de estancia, etc.

A.I. Otros Maestros

A.I.1. Fichero de Canales

Es de vital importancia que los hoteles sepan como se ocupan los mismos, por donde vienen los clientes, es decir que Canales poseen.

  • A.I.2. Grupo de Canales. 

  • A.I.3. Grupo de Segmentos.

  • A.I.4. Fichero de Actividades.

  • A.I.5. Fichero de Sectores.

  • A.I.6. Fichero de Motivos de Visita.

  • A.I.A. Fichero de Almohadas.

  • A.I.B. Fichero de Provincias.

  • A.I.C. Fichero de Amenities.

A.1. SmartRate. (Tarifas)

Para configurar las tarifas puede consultar el manual http://manuales.shms.es/ssrate-2/

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