F. Averías y Mantenimiento
Consideraciones previas
La configuración de este módulo requiere crear primero los maestros correspondientes de «Tipos de Averías«, «Departamentos«, «Máquinas» y «Otros«.
Seguidamente, debemos crear los usuarios y empleados e identificarlos como «Servicio Técnico«.
Debido a que este módulo se comunica por email con el Servicio técnico, se deben indicar los emails a los que queramos comunicar dicha información en «Parámetros de control«.
1. Gestión de Averías
Para añadir una avería pulsamos en el signo + y se abre una ventana para introducir los datos de la avería con un número que se asigna automáticamente.
Una vez se ha reparado la avería, el técnico debe acceder a esta opción y pulsando el icono de la herramienta. Con su clave de empleado debe indicar el importe de la reparación y la solución adoptada.
En esta ventana especificamos el Tipo de avería (pulsando la barra espaciadora se muestran todos los tipos para elegir el que corresponda), elegimos la prioridad que tenga la avería. En Tipo Master elegimos el que corresponda para que en el campo Núm. hab. podamos indicar la ubicación de la avería en función del fichero de Tipo Master que tengamos configurado.
Finalmente indicamos la fecha límite de reparación y las observaciones que creamos oportunas. También podemos añadir fotos.
2. Gestión de Mantenimientos
En esta opción definimos las tareas de mantenimiento preventivo. Las tareas repetitivas deben tener definidos los intervalos de tiempo que queramos para su repetición. También podemos asignar niveles de prioridad.
3. Seguimiento de Averías
Esta opción nos muestra los mantenimientos a realizar próximamente. Los datos son los que hayamos introducido en las opciones F.1 Gestión de averías y F.2 Gestión de Mantenimientos.
Podemos aplicar diferentes filtros como Prioridad, Averías / Mantenimiento, Rango de fechas, etc.
4. Planning de mantenimiento
En esta opción podemos de manera muy gráfica, los mantenimientos que tenemos programados.
Si pulsamos en cualquier aviso nos mostrará los detalles del mismo.
5. Fichas de actuación
En función del rango de fechas que elijamos, y los filtros que apliquemos, nos mostrará un listado de actuaciones llevadas a cabo en las distintas ubicaciones que tengamos definidas en Habitaciones, Departamentos, Maquinas y Otros.
La primera columna nos indica si la operación aparece en el Histórico (H), si está pendiente de realización (O = Online) o si se ha Borrado (B). La segunda columna nos intica si es Averís (A) o Mantenimiento (M).
6. Análisis de actuación
En este informe, similar al anterior, obtenemos los datos de actuaciones pero por Tipo de avería, Usuario o Técnico.
La primera columna nos indica si la operación aparece en el Histórico (H), si está pendiente de realización (O = Online) o si se ha Borrado (B). La segunda columna nos intica si es Averís (A) o Mantenimiento (M).
9. Estadísticas
Podemos elaborar estadísticas de las actuaciones de averías y mantenimiento.
A. Maestro tipos de avería
En esta opción definimos los Tipos de avería y el email de la persona encargada de resolverla.
B. Maestro departamentos
En esta opción definimos los Maestro de Departamentos y el email de la persona encargada de resolverla.
C. Maestro máquinas
En esta opción definimos los Maestro de máquinas y el email de la persona encargada de resolverla.
D. Maestro otros
En esta opción definimos los Maestro de otros y el email de la persona encargada de resolverla.
E. Parámetros de control
Esta opción configuramos los emails de los responsables a los que se les comunicará las incidencias. Podemos marcar el la opción de bloqueo de habitación al añadir una avería.
F. Asignación de departamentos
En esta opción podemos asignar los departamentos correspondientes a cada empleado.
I. Control de suministros externos
Este módulo nos permite llevar un control de los distintos suministros externos dado su peso económico, cuyo tratamiento, aunque complejo, sí es estandarizable (como ejemplo la importancia del tratamiento de la lencería, ya sea propia o alquilada, en lo que respeta a consumo y/o lavandería). Contadores de gas, agua, botellas de gas, cloro de la piscina, etc. Cualquier consumo susceptible de ser medido y controlado.
Otra de las características implícitas a este apartado es su vinculación contable al ser posible conocer cuáles son las repercusiones de los suministros externos en costes. Por ejemplo: el considerar la repercusión que tiene lavandería en las estancias del Hotel, es decir, se pueden contrastar los costes diarios de lo que se lleva a lavandería contra lo estimado por cada estancia, ya que deben estar en relación directa.
I.1. Diario Movimientos Sumin. Externos
En esta opción anotamos las medidas, compras, etc. de los suministros externos. Pulsando barra espaciadora saldrán todos los elementos que sean de Carga de suministros.
Reaprovisionamiento: el contador siempre será en modo decreciente. Cuando hagamos un reaprovisionamiento (llenar la caldera de Propano, Gasóleo, …), debemos ir al artículo y modificar el contador con el nuevo valor que poseamos.
I.2. Desviación Presupuestaria
Esta opción nos permite llevar un control de los suministros comparados con lo presupuestado.
I.3. Comparativo Artículos-Suministros
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
I.A. Fichero de Familias de suministros
El primer paso será crear las familias de suministros y las cuentas contables en las que se imputarán estos gastos.
La segunda pestaña nos permite definir un presupuesto de gastos de suministros de esta familia. Estos datos nos servirán para ver desviaciones de gastos.
B. Fichero de Artículos Suministro
Tras crear las familias, creamos los Artículos de Suministros.
Para controlar los consumos existen tres métodos:
- Contadores crecientes. por ejemplo Electricidad
- Contadores decrecientes: por ejemplo Gasoleo
- Por unidades. por ejemplo Kilos de ropa Lavandería
