3. Facturación y Cobros
Nota importante: La facturación es un paso separado del cobro de las facturas
A. Facturas pendientes de cobro.
En este listado aparecen las facturas que tienen saldo pendiente de cobro a favor del hotel (el cliente nos debe dinero). Desde este listado puedes realizar el cobro de las mismas. Las que tienen saldo pendiente negativo, porque tienen un importe cobrado mayor que el importe de la factura, no aparecen en este listado. Y todos los saldos, positivos y negativos, los ves en el 3.9. Diario de facturas emitidas, en la última columna.
El listado lo podemos emitir aplicando diferentes filtros.
Desde aquí podemos modificar, imprimir y cobrar cada factura del listado.
Existen Apartado especiales:
D.A. Cobros Globales TTOO con la posibilidad de añadir FACTURAS ¿?
Que le hemos facturado a un CLIENTE y no nos ha pagado, podemos emitirle una CARTA de APREMIO, para cobrar los antes posible.
En fin, y muchas otras cuestiones y matices que se pueden observar entrando en las diferentes opciones que nos plantea Seven Stars para este capitulo.
B. Cobro de Facturas
Como bien se dijo anteriormente, el cobro se puede efectuar en el momento de la EMISIÓN de la FACTURA “$” (apartados 3.1, 3.2, 3.5 y 3.6) y por tantas forma de pago como queramos y tengamos creadas. Pero también podemos dejarla pendiente de cobro total o parcial.
Otra de las posibilidades es que cuando un TTOO nos envía una cantidad contra una serie de FACTURAS. Para este caso, usaremos la opción 3.E. Cobros a cuenta s/Facturas.
A veces nos pueden pagar por ANTICIPADO o A CUENTA. Seven Stars controla perfectamente dicha situación mediante los apartados de ANTICIPOS. A la hora del PAGO por parte del CLIENTE detecta si hay algún anticipo contra su cuenta (Habitación, Reserva, Agencia/Empresa/Cliente).
En la configuración del Backoffice B.7. Setup – General => Parámetros opcionales => (25) Mostrar anticipos en cobro sólo de la reserva podemos definir si queremos que, a la hora del cobro de la factura, sólo aparezcan los anticipos relacionados con la reserva o todos los anticipos relacionados con el titular de la reserva. Por ejemplo, si tenemos una agencia que nos hace el prepago de las reservas, activando el bullet, al cobrar una factura de una reserva, sólo nos da la opción de usar el anticipo relacionado con esa reserva. Si lo desactivamos, nos dará la opción de cobrar con cualquier anticipo que haya hecho la agencia.
Si el importe del cobro es mayor que el importe de la factura, el sistema nos pregunta si la diferencia la queremos aceptar como propina. Si lo aceptamos, se indicará en el campo Cambio / Propinas, y la factura se dará como cobrada.
Este importe se volcará a la cuenta contable que tengamos definida en B.7. Setup => Allar => (11) Cuenta pagos de más.
Este «importe de más» puede ser provocado por un error al introducir el importe a cobrar. En este caso, para corregirlo, lo tenemos que hacer desde la opción 3.C. Modificación de cobros.
Este apartado tenemos los datos de cabecera de la factura.
Este apartado nos muestra la situación de pagos de la factura.
Si la factura tuviera anticipos asociados, nos los muestra para que decidamos si los aplicamos al cobro marcando los bullets y pulsando Guardar.
Hay dos parámetros que influyen en la manera de usar los anticipos:
- B.7. Setup – General => Parámetros opcionales => (25) Mostrar anticipos en cobro sólo de la reserva: para sólo nos dé la opción de cobrar de los anticipos relacionados a la reserva.
- B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Facturas => No mostrar anticipos en proforma
Podemos usar varios tipos de cobro a la vez de los que tengamos creados en
Menú Principal > Ficheros maestros > A.D. Fichero de formas de pago
Elegimos la forma de pago, modificamos el importe cobrado en la casilla correspondiente y pulsamos el tic verde. El sistema nos irá restando del total la cantidad que hayamos cobrado con cada forma de pago.
C. Modificación de Cobros.
Se pueden modificar todos aquellos COBROS que sean del DÍA. Si posee una clave mayor puede modificar un COBRO de fechas anteriores, siempre que no haya sido contabilizado.
Una vez localicemos la factura, tenemos la opción de modificar (pulsando el lápiz) la forma de pago y el importe cobrado. También podemos eliminar las formas de pago utilizadas, lo que modificará el importe pendiente de cobro.
D. Listado de Cobros.
Esta opción nos permite tener un listado de los cobros realizados en función de los filtros que apliquemos.
Como en toda la aplicación, los listados pueden mostrar más o menos columnas y podemos exportarlos a formatos CSV, XLS, PDF o imprimirlos directamente.
Cada opción representa una columna del listado. Si está marcada en azul significa que es visible. Si está en blanco no aparece dicha columna.
La columna días significa días desde fecha factura a fecha de cobro, muy importante en el caso de agencias/empresas para calcular el inmovilizado técnico contable.
No se indica el número de habitación porque puede ser que una factura sea de un conjunto de habitaciones, o partes de varias habitaciones. Eso sí, siempre se pone el huésped principal.
En función de las combinaciones de filtros aplicados, desde esta opción podemos analizar las transacciones del efectivo en una fecha o rango de fechas y desde/hasta unas formas de pago. En el listado podemos filtrar por tipo de cliente (DIR/AGE/EMP), etc.
