Smart Seven Stars - Grupo Class One

Todo sobre Facturación

Facturación desde Reservas

Podemos hacer una pro-forma desde la propia Reserva. Esta utilidad es muy práctica cuando una Agencia, Empresa o Grupo, nos lo pide que le enviemos dicha Pro-forma. Y además, en un único proceso se la adjuntamos por E-mail.

Todas las facturas Pro-formas que se envíen, aún no siendo definitivas, quedan registradas en la B.1 Auditoría de Facturación

Pulsando este botón, nos abre una ventana con los datos de la factura.

Una vez comprobado que los datos de la factura son correctos, emitimos la factura pro-forma.

Desde aquí podemos imprimir la factura o enviarla por email.

De igual forma, también se puede hacer lo mismo directamente en la Opción 3.7. Factura Anticipada Reservas, consiguiendo el mismo objetivo

Facturación y Cobro NO Reembolsable

En la propia Reserva, podemos hacer una factura NO REEMBOLSABLE y cobrarla en el mismo proceso.

Explicación en: Tratamiento Especial NO REEMBOLSABLES

Desde la reserva pulsamos el botón NR y nos pide el importe cobrado. Al confirmarlo nos abre el proceso de facturación.

Nos emite una factura con el importe pagado. Si confirmamos nos abre la siguiente ventana.

  • Daremos el importe a cobrar NO REEMBOLSABLE, 
  • Nos generará una factura con dicho concepto
  • En la factura tendremos las siguientes posibilidades
    • Imprimir la Factura
    • Enviarla por E-Mail
    • Enviarla por E-mail y un link de pago para que el cliente pague mediante TV Virtual.
    • Cobrar la propia Factura 

Facturación desde 1.F. Listado de Salidas Previstas

Si consultamos las habitaciones que van a salir y pulsamos en una de ellas nos preguntará (en caso de que sea Agencia o Empresa) que factura queremos hacer, la propia de la Empresa / Agencia y la de los Cargos directos al huésped. En el caso de facturas de grupos podremos hacer una factura por cada habitación. Si queremos hacer una factura para todo el grupo lo tendremos que hacer desde la opción 3.2 Facturación agencia/empresa o 3.6. Factura anticipada Age./Emp que tengan el mismo voucher.

Para facturar estancias a clientes directos seleccionamos haciendo doble clic en la habitación o habitaciones que queramos facturar y procedemos a ello.

En este caso hemos decidido hacer la Factura de Extras del Cliente.

Tenemos diversas posibilidades dentro del apartado normal de Facturación (marcadas en rojo):

  • Añadir un descuento
  • Factura Definitiva o Proforma
  • Vaciar la Habitación al efectuar la factura
  • Añadir nuevos Cargos
  • Facturar sólo una parte de los Cargos U(seleccionando aquellos que se quieren facturar y los que no). De esta forma podemos hacer varias facturas de una sola vez
  • Cambiar cualquiera de los datos que figuran en cabecera de factura (nombre, dirección, NIF…

En la Impresión de factura podemos modificar o añadir diversos campos:

  • Número de personas. Aunque lo modifiquemos internamente siempre conservará las originales, es solamente para ESTA impresión.
  • Moneda. Nos pondrá el importe final además de en la moneda original, otra línea con el importe correspondiente a la moneda que hayamos tecleado.
  • Factura Resumida. Nos agrupará conceptos iguales en una única línea.
  • Agrupador de Facturas. Ver posibilidades  (Agrupadores de Facturas)
  • Observaciones, Email, Contacto e inclusión Coletilla de crédito  (Formateador de Facturas)
  • Imprimir la Factura
  • Enviarla por E-Mail
  • Enviarla por E-mail y un link de pago para que el cliente pague mediante TV Virtual.
  • Cobrar la propia Factura 

Facturación. Visual Rack

Pulsando 

  • Factura principal
  • Factura Extra Cliente
  • Factura Anticipada
 
Y a continuación la Habitación que deseemos facturar

Podría salirnos este mensaje si su salida es posterior a la fecha activa.

Facturación.

  • 3.1. Facturación clientes directos
  • 3.2. Facturación agencia/empresa
  • 3.5. Factura anticipada de Clientes
  • 3.6. Factura anticipada de Agencias/Empresa
  • 3.7. Factura anticipada de Reservas

Link 3.Facturación y Cobros

Dividir Factura

Extractado de los apartados de Facturas .

Procedimiento 1: Estamos facturando por primera vez.

Una vez que ya estamos en proceso de facturación 3.1. 3.2., podemos decidir qué cargos vamos a ir poniendo en las diferentes facturas que deseemos hacer y así a realizar tantas facturas como queramos (incluso una por cada cargo).

En la columna de la izquierda seleccionamos los cargos que queremos facturar. Por defecto todos los cargos estarán marcados.

Los cargos que no marquemos quedarán pendientes para otra factura. 

Procedimiento 2: Si ya hemos facturado y tenemos que dividir la factura.

Una vez realizada la factura se puede dividir mediante la opción dividir factura. Entrando en 3.3 Modificación de facturas ponemos el número de factura y pulsamos el icono de división. 

No se puede modificar/anular un CARGO de FECHA anterior a la de HOY.
Los Cargos que anulemos (siempre del día), quedarán reflejados en el AUDITOR de FACTURACIÓN

Marcamos los cargos que queremos dividir. Podemos marcar todos los cargos, desmarcarlos o marcar sólo algunos haciendo doble click en los que nos interesen. Aparece un tic verde en los que vamos a dividir.

Ponemos el número entre los que vamos a dividir la factura y nos muestra el siguiente mensaje.

Esto emite una nueva factura por el importe resultado de la división y deja pendiente el resto de importe y de cargos no divididos.

Opciones de Repetición de Facturas.

Se puede repetir una factura desde la opción 3.9 Diario de facturas emitidas

FAQS

En factura de agencia sale el bono en nº de habitación.

Al facturar a una agencia nos sale el número de bono en el campo de nº de habitación y queremos que salga la habitación, no el bono.

Revisad la parte de configuración de facturas en el B.8-Interfaces, tenéis que tener marcada la opción: Nunca mostrar voucher en hab.:

Diferencia en Totales de Factura de Base porcentaje y cuota de IVA.

Ver artículo

Modificación de Facturas días anteriores.

En esta factura que emitimos el día 24 hay 2 cargos mal, deberían ser 90 y están cargados 100. ¿Cómo podemos hacerlo?

Para modificar una factura, si es el mismo día, se puede realizar los cambios desde la opción, 3.3. Modificación de facturas. Ahora bien, si ya corresponde a días diferentes al actual, sólo puede realizar cambios en facturas usando la cuenta de admin. Una vez iniciada sesión en el PMS con la cuenta admin se realizaran los cambios de la factura en la misma opción, 3.3. Modificación de facturas.

Tenga en cuenta que si ha contabilizado deberá modificar manualmente la Contabilidad.

Permitir añadir servicios a una estancia con factura anticipada

Es necesario tener privilegio activado para usar esta opción.

En las opciones 2.1 o 2.2, en una habitación que haya sido facturada anticipadamente, nos aparecerán unos botones en la parte superior central:
  • Añadir servicios: Si lo clickamos nos aparecerá un popup para añadir cargos de un servicio entre unas determinadas fechas futuras
  • Factura principal: Nos llevaría a facturación anticipada de esa habitación
  • Factura extras clientes: Si la reserva está a nombre de agencia o empresa, nos llevaría a la facturación anticipada de los cargos de cliente
Nota importante: Para aquellos servicios en los que necesitamos controlar su disponibilidad (parking, por ejemplo), además de añadir los cargos, debemos también añadir el servicio en la estancia, para que lo tenga en cuenta a efectos de disponibilidad.
 

Factura de Abono con Fecha anterior a la Actual.

Es posible hacer una factura de Abono con fecha anterior a la fecha activa.

Si se le ha hecho una factura a un cliente que me gustaría cancelar dentro del mismo mes, para que no afecte al IVA. Se entiende que es un caso excepcional y no se debería hacer.

Para hacer lo que vamos a exponer a continuación es necesario ser administrador, y como tal, no es un proceso habitual.

Si no se ha hecho ninguna factura de abono desde la fecha que se desea, es factible, por llevar diferente contador las facturas de abono de las normales. Si no, tendríamos un conflicto de numeración.

  1. Que no esté nadie en el programa de Hotel
  2. Cambiar la fecha activa B.7.1. General Fecha activa.
  3. Hacer la factura de abono con fecha «fin de mes»
  4. Volver a poner la Fecha Activa en su día B.7.1. General Fecha activa.

Facturar a un CLIENTE siempre a FIN de MES.

Hay que hacer varios pasos

  1. Crear una cuenta MASTER (una habitación ficticia permanente para dicho CLIENTE)
  2. Dar de alta en el HOTEL a dicho CLIENTE (CUENTA). Dando una entrada sin reserva 1.8. Llegadas sin Reserva al tipo de habitación ficticia (por ejemplo HF) y a la habitación creada (en el ejemplo 990), desde la fecha de HOY hasta FIN de AÑO (incluso de 2 años dependiendo del tiempo que le vayamos a hacer la factura)
  3. Cuando venga al hotel y se vaya a ir, en vez de facturarle, se hace un volcado de cargos 2.4. Volcar cargos entre habitaciones de la/s habitaciones reales que ocupaba a la habitación FICTICIA 990. Así las veces que sea necesario. Hay que dar salida de la habitación real que ocupaba dicho huésped después de haber hecho el volcado de cargos (Salida sin Cargos)
  4. Fin de Mes. Facturar dicha habitación (990) y no darle salida ya que tenemos que facturarle al mes siguiente.

Adelanto mi SALIDA al día de HOY me hace FACTURA.

Me hace la factura hasta el día de hoy.

Me podría adelantar un estado de MI cuenta.

Realizamos el apartado de impresión de facturas y le decimos que nos ejecute la de la habitación en cuestión, en caso de que se vaya le decimos que SÍ deja la habitación. Si aún sigue, simplemente que no deja la habitación.
Para la factura informativa o extracto de cuenta, en la impresión de la factura se le indica que no es definitiva.

Me hace la FACTURA a nombre EMPRESA.

Si no se imprimió la factura simplemente cuando nos solicite los datos de la personificación decirle (E) de EMPRESA y darle
sus datos. Si ya la hemos impreso la repetimos y en la personificación variamos poniendo (E) y sus datos

Poner una sola persona en la HABITACIÓN.

Si no se imprimió la factura, cuando nos solicita pax, en vez de dar los que nos pone por defecto, daremos una sola persona.
Si la ya hemos impreso la repetimos y en pax damos una sola persona.

Esta operatoria sólo influye a efectos de impresión de la factura, ya que no modifica ningún tipo de estadísticas al quedar
siempre internamente el número real de personas. Es más, si la volviésemos a repetir nos daría el número real de personas
que han ocupado la habitación.

Facturar/Cobrar varias Habitaciones JUNTAS.

Me cobra las habitaciones 102,109, 217 y 305 y me hace factura a nombre de la EMPRESA CLASS ONE, SL .

Marcamos los números de HABITACIÓN solicitados por el CLIENTE y al hacer la factura la personificamos a nombre de
CLASS ONE, SL

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