Procesos de facturación de cargos

Explicamos el funcionamiento de los cargos que se generan en la aplicación y su facturación. Para ampliar información sobre las opciones mencionadas, por favor, accedan a los links facilitados.

Básicamente, hay que tener en cuenta que los cargos pendientes no se mezclan con los cargos facturados.

Hay tres pasos perfectamente separados:

1. Generación de cargos
2. Facturación de los cargos generados
3. Cobro de las facturas

RESERVA

En la reserva se configuran los cargos contratados por el cliente que se van a realizar durante la estancia:

• Habitación
• Régimen
• Servicios extra (Incluidos los que se configuren en Modificadores)

Estos servicios no se pueden facturar puesto que aún no se han prestado. En este punto, sólo se pueden hacer facturas Proforma o emitir una factura NR en el caso de que se cobre al cliente algún importe por adelantado. Este importe será deducido en la factura final con el mismo concepto NR.

ESTANCIA

Una vez se hace checkin y se crea la estancia, los cargos programados se van generando a medida que pasan las fechas con los Cierres de Noche. También los cargos que se añaden manualmente desde la opción 2.1. Carga Manual, los volcados de otra habitación, los que añade el cliente desde su CWM o los que llegan desde otras aplicaciones (POS, SPA, BEO).

Estos cargos se pueden facturar en cualquier momento de la estancia. Si se hace desde las opciones 3.1. Facturación clientes directos y 3.2. Facturación agencia/empresa se facturarán los cargo ya generados, y si se factura anticipadamente desde las opciones 3.5. Factura anticipada Clientes y 3.6. Factura anticipada Age./Emp. también se facturarán los cargos programados.

Una vez que se facturan los cargos (pasados y/o futuros) desaparecen del listado de cargos pendientes, y los cargos futuros no se vuelven a generar con los cierres de noche. Estos cargos pasan a formar parte de la factura correspondiente.

Por lo tanto, en una estancia puede haber cargos facturados y no facturados. Cada uno tiene un tratamiento diferente a la hora de corregir errores.

• Los cargos pendientes se modifican o anulan en la opción 2.2. Modificaciones. Para anular un cargo lo correcto es generar uno negativo. Ninguno de los dos cargos, el positivo y el negativo, aparecen en la factura, quedando una auditoría clara de lo ocurrido.
• Los cargos facturados se modifican o anulan siguiendo el procedimiento automático de «abono de facturas» en la opción 3.3. Modificación de facturas. Primero se genera una factura de abono de la original y seguidamente se genera una nueva factura, con la fecha activa y los mismos cargos que la original, que se puede modificar o corregir antes de confirmarla.

FACTURA – CHECKOUT

En el momento del checkout se facturan los cargos pendientes que tenga la estancia. Igualmente, una vez confirmada la factura, los cargos desaparecen de la estancia y volvemos a la situación anterior.

Modificaciones en facturas.

La modificación de facturas se realiza en la opción 3.3. Modificación de facturas. A partir de la implantación de Verifactu, si se posee otro mecanismo de envío inmediato de facturas a la administración o si la factura es de fecha anterior a la fecha activa, el procedimiento será el automático de emitir una factura de abono y una nueva factura que se modifica antes de confirmar.

Además, existen dos utilidades:

• C.8. Juntar facturas: es un proceso automático que junta el contenido de dos facturas en una. Lo que hace el sistema es generar dos abonos de las facturas originales y emitir una nueva con la suma de todos cargos.
• Dividir factura: Esta operación funciona de varias maneras según el tipo de división que se desee. Se puede dividir la factura en su totalidad o seleccionando los cargos a dividir y el número entre el que se dividirá.