Flujo de cargos, facturación y cobro de una estancia
Cómo se generan los cargos automáticos, manuales y procedentes de los puntos de venta, cómo se gestionan durante la estancia y cuál es el proceso hasta la emisión de la factura y su cobro.
El ciclo completo de un cargo puede resumirse como un flujo en el que intervienen la estancia, la generación de cargos, la facturación y, finalmente, el cobro. Aunque existen distintos puntos de entrada (automáticos, manuales o desde POS), todos terminan convergiendo en el mismo proceso de facturación.
Es importante destacar que antes del checkin no se pueden generar cargos facturables. Para estos procesos de pre-cobros de importes se usan las Facturas No reembolsables o los Anticipos. Ver este manual.
1. Generación de cargos
Todos los cargos terminan almacenándose en la cuenta de la estancia.
A) Cargos automáticos
Se generan con el Cierre de noche, sin intervención del recepcionista. Ejemplos:
- Precio del alojamiento diario.
- Precio del Régimen de la estancia.
- Servicios periódicos programados en el bloque de Servicios o en Modificadores.
B) Cargos manuales
El recepcionista añade un servicio puntual desde 2.1. Carga manual. Ejemplos:
- Parking
- Cuna
- Late Check-out
- Lavandería
- Minibar introducido manualmente
- Servicios de A.6. Fichero de servicios.
Desde la opción 2.2. Modificaciones estos cargos pueden:
* editarse
* eliminarse
* abonarse
* asignarse al cliente (C) o a la agencia/empresa (A).
C) Cargos desde los Puntos de Venta (POS)
Otros departamentos generan cargos que llegan automáticamente a la habitación. Ejemplos:
- Restaurante
- Cafetería
- Bar
- SPA
- Tienda, Supermercado
- Room Service
- Housekeeping (Minibares y Lavandería)
El departamento realiza la venta y el PMS la incorpora automáticamente a la estancia correspondiente.
2. Cuenta de la estancia
Todos los cargos, independientemente de su origen, quedan pendientes de facturar. La estancia actúa como una cuenta corriente del huésped donde se acumulan todos los movimientos.
Cada línea conserva información como:
- fecha
- servicio
- importe
- IVA
- descripción
- habitación
- huésped
- si corresponde al cliente (C) o a la agencia/empresa (A)
Los cargos pendientes se pueden listar desde varias opciones del menú 2. Complementos y servicios.
3. Clasificación de cargos
Antes de facturar, Smart Seven Stars distingue principalmente dos destinatarios:
- Tipo C: Cargos facturables al cliente:
- alojamiento
- restaurante
- minibar
- parking
- extras
- Tipo A: Cargos facturables a:
- empresa
- agencia
- tour operador
Esta separación permite emitir dos facturas distintas para una misma habitación cuando corresponde, según el booker sea un Cliente directo o una Agencia/Empresa.
4. Facturación
La facturación puede iniciarse desde distintos lugares del PMS:
- Facturación de clientes directos
- Facturación de agencias/empresas
- Listado de salidas previstas
- Visual Rack
- Facturación anticipada
- Reserva (proforma o NR)
Todos estos caminos desembocan en la misma pantalla de revisión de cargos. En esta fase el usuario puede:
- seleccionar qué cargos incluir
- excluir determinados conceptos para facturarlos después
- aplicar descuentos
- agrupar conceptos
- dividir la factura
- modificar los datos fiscales
- emitir proformas o facturas definitivas
5. Emisión de la factura
Una vez confirmada:
- los cargos dejan de estar pendientes en la estancia
- pasan a formar parte de una factura
- quedan registrados en el diario de facturación
- pueden imprimirse o enviarse por correo electrónico
6. Cobro
La facturación y el cobro son procesos independientes.
El cobro de la factura permite:
- emitir una factura sin cobrar
- cobrar antes de emitirla (si está configurado)
- cobrar después
- realizar cobros parciales
- utilizar varias formas de pago en la misma factura
7. Modificaciones posteriores
Si es necesario realizar alguna modificación o corrección en las facturas ya emitidas, se realizan desde la opción 3.3. Modificación de facturas, permite:
- añadir cargos
- eliminar cargos
- dividir una factura
- unir facturas
- emitir un abono
- anular una factura.
Smart Seven Stars mantiene siempre la trazabilidad mediante facturas negativas (abonos) y nuevas facturas, conservando el histórico y la auditoría.
Este esquema refleja el flujo funcional y pone de manifiesto un principio fundamental del sistema:
Todos los cargos, con independencia de su origen, convergen primero en la cuenta de la estancia; la facturación transforma esos cargos en un documento fiscal y el cobro liquida posteriormente la deuda, pudiendo realizarse en el mismo momento o en una fase posterior.
