Flujo de cargos, facturación y cobro de una estancia

Cómo se generan los cargos automáticos, manuales y procedentes de los puntos de venta, cómo se gestionan durante la estancia y cuál es el proceso hasta la emisión de la factura y su cobro.

Los cargos de servicios tienen tres estados:

Programado -> Reserva
Generados -> Estancia
Facturados -> Factura

RESERVA

En la reserva se configuran los cargos contratados por el cliente que se van a realizar durante la estancia:

Habitación
Régimen
Servicios extra (Incluidos los que se configuren en Modificadores)

Estos servicios no se pueden facturar antes del Checkin puesto que aún no se han prestado. En este punto, sólo se pueden hacer facturas Proforma o emitir una factura NR en el caso de que se cobre al cliente algún importe por adelantado. Para estos procesos de pre-cobros de importes se usan las Facturas No reembolsables o los Anticipos. Ver este manual.

ESTANCIA

Importante:

Los cargos pendientes no se mezclan con los cargos facturados.
Los cargos pendientes no están pagados.
Un cargo solo puede cobrarse una vez está facturado.

Hay tres pasos perfectamente separados:

Generación de cargos
Facturación de los cargos generados
Cobro de las facturas

El ciclo completo de un cargo puede resumirse como un flujo en el que intervienen la estancia, la generación de cargos, la facturación y, finalmente, el cobro. Aunque existen distintos puntos de entrada (automáticos, manuales o desde POS), todos terminan convergiendo en el mismo proceso de facturación.

1. Generación de cargos

Una vez se hace checkin y se crea la estancia, los cargos programados se van generando a medida que pasan las fechas con los Cierres de Noche. También los cargos que se añaden manualmente desde la opción 2.1. Carga Manual, los volcados de otra habitación, los que añade el cliente desde su CWM o los que llegan desde otras aplicaciones (POS, SPA, BEO). Todos los cargos terminan almacenándose en la cuenta de la estancia.

A) Cargos automáticos

Se generan automáticamente con el Cierre de noche. Ejemplos:

Precio del alojamiento diario de cada habitación.
Precio del Régimen de la estancia.
Servicios periódicos programados en el bloque de Servicios o en Modificadores.

B) Cargos manuales

El recepcionista añade un servicio puntual desde 2.1. Carga manual. Ejemplos:

Parking
Cuna
Late Check-out
Lavandería (también se puede hacer desde limpieza de habitaciones).
Minibar introducido manualmente (también se puede hacer desde limpieza de habitaciones).
Servicios de A.6. Fichero de servicios.

Desde la opción 2.2. Modificaciones estos cargos pueden:

* editarse
* eliminarse
* abonarse
* asignarse al cliente (C) o a la agencia/empresa (A).

Puede haber restricciones a estas operaciones en función de la fecha del cargo y de los permisos que tenga en usuario.

C) Cargos desde los Puntos de Venta (POS)

Otros departamentos generan cargos que llegan automáticamente a la habitación. Ejemplos:

Restaurante
Cafetería
Bar
SPA
Tienda, Supermercado
Room Service
Housekeeping (Minibares y Lavandería)

El departamento realiza la venta y el PMS la incorpora a la estancia correspondiente a través del Cargo Hotel.

D) Cargos desde el CWM del cliente

El cliente puede generar cargos de servicios que estén disponibles en el CWM del cliente.

E) Cargos con fechas futuras

Una estancia puede tener cargos con fechas futuras. Estos cargos se generan cuando se emite una Factura proforma de la habitación que aún tiene más días de estancia, hasta la fecha que se indique en la generación de la proforma. Los cargos futuros quedan generados en la estancia, con su fecha correspondiente a la espera de que sean facturados y se podrán visualizar, por ejemplo, en la opción 2.2. Modificación de cargos.

2. Cuenta de la estancia

Todos los cargos, independientemente de su origen, quedan pendientes de facturar. La estancia actúa como una cuenta corriente del huésped donde se acumulan todos los movimientos.

Cada línea conserva información como:

fecha
servicio
importe
IVA
descripción
habitación
huésped
si corresponde al cliente (C) o a la agencia/empresa (A)

Los cargos pendientes se pueden listar desde varias opciones del menú 2. Complementos y servicios.

3. Clasificación de cargos

Antes de facturar, Smart Seven Stars distingue principalmente dos destinatarios:

Tipo C: Cargos facturables al cliente:
- alojamiento
- restaurante
- minibar
- parking
- extras
Tipo A: Cargos facturables a:
- empresa
- agencia
- tour operador

Esta separación permite emitir dos facturas distintas para una misma habitación cuando corresponde, según el booker sea un Cliente directo o una Agencia/Empresa.

Desde las opciones 2.2. Modificación de cargos, 2.4. Volcar cargos entre habitaciones y 2.5. Volcado masivo de cargos se pueden modificar la imputación de los cargos entre (A) y (C).

FACTURA

4. Facturación

La facturación puede iniciarse desde distintos lugares del PMS:

Los cargos se pueden facturar en cualquier momento de la estancia. Si se hace desde las opciones 3.1. Facturación clientes directos y 3.2. Facturación agencia/empresa se facturarán los cargos ya generados hasta ese momento. Si se factura anticipadamente desde las opciones 3.5. Factura anticipada Clientes y 3.6. Factura anticipada Age./Emp. también se facturarán los cargos programados.

Todos estos caminos desembocan en la misma pantalla de revisión de cargos o pre-factura. En esta fase el usuario puede:

seleccionar qué cargos incluir
excluir determinados conceptos para facturarlos después
aplicar descuentos
agrupar conceptos
dividir la factura
modificar los datos fiscales
emitir proformas o facturas definitivas

Recordamos que al hacer una Factura proforma en una estancia se generarán los cargos a futuro hasta la fecha que se indique en la generación de la proforma. Al ser una factura proforma los cargos quedan generados y pendientes de facturar definitivamente y se podrán visualizar por ejemplo en la opción 2.2. Modificación de cargos.

Del mismo modo, cuando se hace una factura anticipada de una estancia, lo que hace el sistema es un cierre anticipado de la misma. Esto quiere decir que en los Cierres de Noche que se hagan posteriormente, los cargos de esta estancia no se generarán de nuevo. En la opción 2.A. Modificación de estancias se puede observar hasta qué fecha se ha facturado en el campo Fecha último cierre.

Una vez que se facturan los cargos (pasados y/o futuros) desaparecen del listado de cargos pendientes, y los cargos futuros no se vuelven a generar con los cierres de noche. Estos cargos pasan a formar parte de la factura correspondiente y no se pueden «devolver» a la estancia.

Por lo tanto, en una estancia puede haber cargos facturados y no facturados. Cada uno tiene un tratamiento diferente a la hora de corregir errores.

No Facturados: Los cargos pendientes se modifican o anulan en la opción 2.2. Modificaciones. Para anular un cargo lo correcto es generar uno negativo. Ninguno de los dos cargos, el positivo y el negativo, aparecen en la factura, quedando una auditoría clara de lo ocurrido.
Facturados: Los cargos facturados se modifican o anulan siguiendo el procedimiento automático de «abono de facturas» en la opción 3.3. Modificación de facturas. Primero se genera una factura de abono de la original y seguidamente se genera una nueva factura, con la fecha activa y los mismos cargos que la original, que se puede modificar o corregir antes de confirmarla.

5. Emisión de la factura

Una vez confirmada la factura:

los cargos dejan de estar pendientes en la estancia.
pasan a formar parte de una factura.
los cargos futuros no vuelven a generarse con los cierres de noche
quedan registrados en el diario de facturación.
las facturas pueden imprimirse o enviarse por correo electrónico.
los cargos facturados no se pueden «devolver» a la estancia.

6. Cobro

La facturación y el cobro son procesos independientes.

El cobro de la factura permite:

emitir una factura sin cobrar
cobrar antes de emitirla (si está configurado)
cobrar después
realizar cobros parciales
utilizar varias formas de pago en la misma factura
utilizar Anticipos como todo o parte del pago de facturas

7. Modificaciones posteriores

La modificación de facturas se realiza en la opción 3.3. Modificación de facturas. A partir de la implantación de Verifactu, si se posee otro mecanismo de envío inmediato de facturas a la administración o si la factura es de fecha anterior a la fecha activa, el procedimiento será el automático de emitir una factura de abono y una nueva factura que se modifica antes de confirmar, permitiendo:

añadir cargos
eliminar cargos
dividir una factura
unir facturas
emitir un abono
anular una factura.

Smart Seven Stars mantiene siempre la trazabilidad mediante facturas negativas (abonos) y nuevas facturas, conservando el histórico y la auditoría.

Además, existen dos utilidades:

C.8. Juntar facturas: es un proceso automático que junta el contenido de dos facturas en una. Lo que hace el sistema es generar dos abonos de las facturas originales y emitir una nueva con la suma de todos cargos.
Dividir factura: Esta operación funciona de varias maneras según el tipo de división que se desee. Se puede dividir la factura en su totalidad o seleccionando los cargos a dividir y el número entre el que se dividirá.

Este esquema refleja el flujo funcional y pone de manifiesto un principio fundamental del sistema:

Todos los cargos, con independencia de su origen, convergen primero en la cuenta de la estancia; la facturación transforma esos cargos en un documento fiscal y el cobro liquida posteriormente la deuda, pudiendo realizarse en el mismo momento o en una fase posterior.