1. Reservas
1.A. Modificación de estancias
La pantalla de Estancias tiene prácticamente los mismos datos que la de Reservas, pero en una sola pestaña.
Esta opción permite introducir todas las modificaciones que el huésped necesite una vez esté alojado. Desde cambios de habitación, añadir servicios extra, cambio de tarifas, upgrades, upselling, etc.
También tenemos la posibilidad de programar un cambio de habitación para pasados unos días. Ver cómo funciona AQUÍ.
Las observaciones para entrada, salida o estancia se comportan igual que las observaciones de 1.4. Modificación de reservas.
Pulsando en estos «tres puntos» desplegamos una serie de accesos rápidos a opciones más usuales en la gestión de las estancias:
Añadir Cargo.
Podemos añadir un cargo puntual y, si corresponde, podemos asignarlo a la Agencia o al Cliente.
Visualizar Cargos.
Con esta opción vemos los cargos pendientes de facturar que tiene la estancia, diferenciados por a (Agencia/Empresa) y C (Cliente).
Factura Anticipada.
Este punto nos lleva a las opciones 3.5. Factura anticipada Clientes y 3.6. Factura anticipada Age./Emp.
Añadir Anticipos.
Este punto nos lleva a la opción 2.E. Alta de Anticipos/Depósitos.
Ficha de Policía.
Desde aquí podemos terminar de cumplimentar o modificar las fichas de Policía de los huéspedes.
Cambio Habitación Programado.
Esta utilidad nos permite programar un cambio de habitación a futuro de una estancia. Puede seguir estas instrucciones para su uso correcto.
Editar importe NR
Añadir Log.
Con esta opción podemos añadir notas al Log de la reserva. También podemos pulsar «Consultar Logs» para acceder a la opción 1.9. Log extendido de Reservas para ver todo el Log.
Tareas.
Aquí podemos ver las tareas activas asociadas a la estancia/reserva. Podremos añadir una nueva tarea pulsando el botón + y mostrar las tareas borradas y finalizadas.
El caso más común es que un cliente quiera cambiar de habitación.
Una vez seleccionada la habitación actual, cambiamos el tipo de habitación (Tipo hab.) si fuera necesario, y después el número de habitación (Núm. hab.)
Otras modificaciones habituales en la estancia del cliente pueden ser un cambio de tarifa, un cambio de fecha de salida, de régimen, de ocupación, incluir algún servicio extra. En este caso, debe tenerse en cuenta que si se ha hecho una factura anticipada: Ver Factura anticipada a clientes.
Si finalmente el cliente no se aloja y se quiere marchar (si no tuviera cargos), el procedimiento para vaciar la habitación es:
1. Cambiar la fecha de salida a la fecha actual (hoy) y guardar cambios.
2. Opción 1.H. Salida manual de habitaciones, donde seleccionamos la habitación y pulsamos «Vaciar habitaciones» (icono de la papelera).
Podemos encontrarnos con un cliente que desee entrar y salir el mismo día sin pernoctar.
En este caso, para poder cobrar al huésped, podemos hacerlo con la tarifa de la habitación que hayamos cargado en la estancia, en las opciones de facturación anticipada. O bien haciéndole un cargo manual por el importe de los servicios correspondientes.
Ajuntar: Permite subir documentos relacionados con la reserva.
Vaciar habitación: Para poder vaciar una habitación, solamente podremos hacerlo si la fecha de salida es la fecha de hoy (fecha activa) y no tiene cargos pendientes de facturar.
Limpiar: Limpia la pantalla, dejándola sin ningún dato para poder modificar una nueva estancia.
Guardar: Guardamos los cambios.
Muestra una lista informativa de los precios de estancia día por día.
Permite acceder al último huésped al que se le ha pinchado encima.
Se genera un código QR con los datos de la reserva. También se puede enviar por correo electrónico para diversos usos.
1.B. Carga Manual de Reservas Externas
Aquí podemos generar una reserva externa. El procedimiento es el mismo que la carga de reservas normales. La particularidad es que esta reserva por defecto no va a restar disponibilidad ni cupo. Cabe la posibilidad de computar estas reservas en el % de ocupación y la disponibilidad según esté marcado o no el parámetro B.7. Setup – General => Parámetros condicionales => (13) Restar reservas externas en % ocupación y disponibilidad.
No debemos confundirlas con las Reservas No confirmadas o en tentativa.
Esto puede ser útil cuando queremos tener reservas en lista de espera o tenemos reservas dudosas.
1.C. Modificación de Reservas Externas
Esta opción nos permite modificar reservas externas y de manera que pulsando el botón indicado, podemos convertirlas en reservas definitivas.
1.D. Listados de reservas externas.
Este listado informativo muestra las reservas externas que tengamos según los filtros seleccionados.
1.E. Previsión de Comidas/Comensales.
Previsión de comidas: Este listado informativo muestra los regímenes que tenemos contratados en las pernoctaciones que están cada día, sumando estancias y entradas en su caso.
Mostrar Salones: También se puede mostrar la previsión para los salones.
Listado de comensales: Este listado informativo muestra el listado de regímenes por habitación para el día seleccionado, lo podemos ir variando según el tipo de servicio y la fecha por la que filtremos. Cuentan las habitaciones que salen + estancias + entradas pendientes.
Mostrar Salones: También se puede mostrar la previsión para los salones.
Agrupar por Voucher/Reserva: Muestra el listado con las habitaciones ordenadas por número de Voucher / Reserva.
Punteo de comensales: En esta opción podemos llevar un control del uso de los regímenes de cada cliente y habitación. Normalmente esta ventana se abre en la recepción del restaurante/Buffet para ir punteando los comensales que acceden al comedor. Sólo cuenta las estancias activas (habitaciones ocupadas = salidas pendientes de salir + estancias)
De esta forma, cuando pasen por el restaurante, se pueda puntear, haciendo clic sobre la línea correspondiente, y registrar que cada huésped hace uso de su desayuno, comida o cena según corresponda. El sistema controla los servicios que tiene contratados.
Si una habitación tiene régimen SA pero en modificadores hay un día que tiene definido un régimen AD, en el día correspondiente aparecerá esta habitación aunque en la columna «Régimen» esté marcado como SA. También podría darse el caso de que en recepción marcasen un servicio en «Modificadores» y también aparecería en este listado.
Asimismo, si estamos haciendo el punteo desde un dispositivo con cámara, tenemos la opción de escanearlo a través del código QR.
Podemos puntear en función del dispositivo que utilicemos, ya sea un dispositivo con cámara integrada, un escáner físico, una pulsera RFID que lleve el cliente…
- Mostrar sólo estancias con comida seleccionada: Muestra las habitaciones que tienen contratada la comida (desayuno, almuerzo o cena) que está marcada en el filtro.
- Mostrar todo: también nos aparecerán las estancias con «Solo alojamiento».
- Mostrar Salones: También se puede mostrar la previsión para los salones.
- Agrupar por Voucher/Reserva: Muestra el listado con las habitaciones ordenadas por número de Voucher / Reserva.
En el caso que que algún cliente pasara a desayunar (o el servicio que sea) sin tenerlo contratado, al marcarlo en el listado nos aparece un mensaje de aviso de que el cliente no tiene contratado el servicios. Tendría que hacer el cargo manual del importe correspondiente en su habitación.
En la opción del Menú Alternativo => 3.H. Estadística diaria de comidas, se pueden consultar los datos históricos.
NOTA Desayunos:
En el informe de la opción 6.6. Previsión de ocupación (Modelo C.N.) vemos los regímenes contratados en las estancias por cada día.
Sin embargo, en la opción 1.E. Previsión de comidas/comensales, cada día muestra los desayunos que se van a servir. Una MP consta de desayuno y cena. Significa que la cena la cuenta hoy y el desayuno lo cuenta mañana.
Por ejemplo, el informe 6.6. Previsión de ocupación (Modelo C.N.), en un día concreto, podemos tener 36 AD + 51 MP + 2 MEN1 + 3 PER3. En este caso tendremos 36 desayunos + 51 desayunos de la MP + 2 MEN1 + 3 PER3 = 92 desayunos.
El motivo de cada listado es distinto, uno para tener información del tipo de ocupación y el segundo para la organización del restaurante.
1.F. Listado de Salidas Previstas.
Este listado de salidas previstas nos muestra las salidas de la fecha seleccionada.
Desde este listado podemos acceder a la facturación.
El símbolo $ nos indica si la habitación tiene cargos pendientes.
- Núm. hab: de la estancia.
- Tipo de Habitación: de la estancia.
- Régimen: El que haya disfrutado el cliente.
- Hora salida: La que esté indicada en la estancia.
- A/C: Titular de la reserva es AGE/EMP o Directo.
- Booker: A quién va a ser facturada la reserva.
- Voucher: Localizador de la reserva.
- # Reserva
- Huésped: Persona que se alojó en el hotel.
- País: Nacionalidad del huésped.
- Fecha entrada: Fecha en la que entró la estancia.
- Pax: Número de personas que ocuparon la habitación.
- Cargos (A): Importe de los cargos que se facturarán al booker si es Agencia/Empresa.
- Cargos (C): Importe de los cargos que se facturarán al huésped.
- NR: Indica el importe NR que tiene la estancia.
- Cambio habitación anticipado: Indica si la habitación tiene un cambio de habitación programado para la fecha activa. Al confirmar el cambio, se ampliará la estancia en la nueva habitación, pasando todos los cargos pendientes de facturar a esta habitación.
- Observaciones: Las que hayamos indicado en el apartado Observaciones de salida.
1.G. Auditoría de Reservas
En esta opción podemos ver el histórico de creación, modificación o anulación de cada reserva.
Podemos aplicar diferentes filtros para acotar la información a buscar. Hemos filtrado una reserva al azar a modo de ejemplo.
En ella, podemos ver:
En la columna «Operación», vemos cuándo se creó, las modificaciones y el momento en el que la reserva ha pasado a ser una estancia a través del check-in.
Si hacemos doble click en cualquiera de las líneas, nos abre una ventana y nos marca los datos modificados.
En esta imagen, vemos que el campo modificado ha sido el Núm. hab.
1.H. Salida Manual de Habitaciones
Con esta opción podremos dar de baja aquellas habitaciones que ya hayan salido y no tengan cargos pendientes de cobro.
Consejo: Cuando hay un bloqueo programado y se factura la habitación que sale ese mismo día, si no se vacía la habitación en el porceso de facturación, se puede vaciar con la opción 1.H. Salida Manual de habitaciones.
1.I. Histórico de Reservas/Estancias
En función de los filtros aplicados, este listado nos muestra el histórico de reservas/estancias y el motivo de su borrado.
También podemos filtrar las Reservas Solo Canceladas marcando el check-box.
En el caso del histórico de reservas, si hacemos doble clic en cualquiera de ellas, veremos el motivo del borrado de la misma y tendremos la opción de recuperarla.
Pulsando el botón que señalamos en la siguiente imagen recuperaríamos la reserva.
IMPORTANTE: En caso de recuperar la reserva, las fechas de la misma se modificarán a las actuales.
Pulsando el botón señalado en la imagen, se puede ver el valor total de la reserva cancelada.
Los datos que muestran las columnas son:
- Fecha de borrado
- # Reserva
- Fecha de entrada
- Fecha de salida
- Fecha de alta: cuando se creo la reserva
- A/C: si el booker de la reserva/estancia era una Agencia/Empresa o un directo.
- Booker
- Voucher
- Huésped
- País
- Número de habitación
- Tipo de habitación
- Tarifa
- Régimen
- Pax
- Motivo del borrado
