Primera instalación Smart Seven Stars

PROCESO LOGICO EN LA CREACION DE UN HOTEL

Entendiendo la preocupación que posee un Hotel de poner al día sus datos, sin embargo debemos decir, que para la operatoria de los sistemas Class One, los pasos a seguir deben ser en otro sentido a como se piensa por parte del Hotel.

En primer lo más preocupante es conocer por parte del Hotel el nuevo sistema que se va a instalar y de alguna forma desvincular el nuevo sistema del antiguo sistema que se posee, está claro que siempre en la mente de los operarios existirá la comparación con el viejo sistema, ya que queramos o no, lo han estado usando durante un cierto tiempo, por ello es muy importante olvidarse del sistema viejo, y en este caso las instrucciones en Class One son claras, (no se admitirán sugerencias relacionadas con el viejo sistema hasta haber pasado la fase de funcionamiento del nuevo sistema, más/menos mes y medio 2 meses); la explicación es obvia, ya que hasta que no se conozca el nuevo sistema por parte del Hotel, con su nueva mecánica, no se puede opinar si son correctas dichas observaciones (ello no implica que puedan ser correctas), además de desviar la atención a como se debe proceder en el sistema nuevo. Para que la instalación sea más eficaz se aconseja que el cliente suministre o compruebe antes de la fase real de instalación rellenadas las hojas adjuntas:

Formularios PRE instalación.

2. FICHERO MAESTROS

A continuación se da un ejemplo de cómo rellenar las tablas incluidas en los anexos, que determinarán las características de su hotel.

ANEXO .A. Tabla TIPO DE HABITACIONES.
ANEXO .B. Tabla CARACTERÍSTICAS.
ANEXO .C. LISTA DE HABITACIONES.
ANEXO .D. Tabla CARACTERISTICAS DE SALONES y Tabla SALONES.
ANEXO .E. Tabla de COMIDAS y Tabla REGÍMENES.
ANEXO .G. (Tabla GRUPO DE SERVICIOS.). Tabla SERVICIOS
ANEXO .H. (Tabla de TIPOS DE PAGO). Tabla FORMAS DE PAGO.
ANEXO .J. Tabla SEGMENTOS DE MERCADO
ANEXO .K Tabla de MONEDAS.

A continuación veamos como se debe proceder desde los primeros pasos a realizar la primera toma de contacto con el sistema Smart Seven Stars, y a su vez dar los primeros datos del Hotel.

Nota. Si las hojas anteriores se han estudiado con debida antelación, dichos datos deberían estar ya creados en el el servidor, por lo tanto se revisarían los mismos con el cliente.

• Creación de regímenes: H, AD, MP, PC, AI.
• Creación de Habitaciones: D, I, JS, … (Se aconseja tener las menos posibles, por efecto visual en booking’s). Tipo Hab.: DOBLE vistas MAR, DOBLE vistas MONTAÑA, …
  • Iguales precios -> Habitaciones iguales y posibles características diferentes.
    • Booking estricto por diferentes características -> Diferentes Tipos Hab.
    • Booking normal y en asignación si características -> Iguales Tipos Hab.
  • Diferentes precios -> Diferentes tipos de Habitación.
• Creación de SALONES. Se deben crear aquí entre 5-10 Habitaciones Ficticias para los diferentes juegos de facturación que nos puedan surgir.
• Creación de SERVICIOS: A, DES, TLF, LAV, CF, GAR, (normalmente sin IVA incluido), BAR, REST, (Normalmente con IVA incluido).
• Creación de MONEDAS: USD.
• Creación de FORMAS de PAGO: EFE ó C (Contado), VISA, INV (Invitación), CC (Cobro por Contabilidad= no genera ningún asiento contable, ya lo realiza Administración), …
• Creación de segmentos de Mercado, IMPORTANTE si va a hacer encadenamiento USALI por segmentación
• Creación de Canales de Venta.

Ver Cómo empezar la Instalación de UN HOTEL. Manual RAPIDO. 

Normalmente en Class One si no es Hotel en apertura y previamente se ha contratado las siguientes Tablas se suelen importar de los sistemas antiguos:

• Creación de EMPRESAS: Crear Class One, S.L. con todos sus datos.
• Creación de CLIENTES: Darse uno mismo de alta con todos sus datos y a modo de ej.
• Creación de AGENCIAS: Crear una AGENCIA y si este Hotel va a tratar CUPOS y RELEASE, darlos para la AGENCIA que más trabaje con este Hotel.

El siguiente paso es la creación de los precios, este es un apartado fundamental y que se debe entender perfectamente por el Hotel, ya que es donde radica su principal operatoria. Antes de dicha creación hacer un análisis de los precios con el responsable del Hotel. 

• Creación de TARIFAS. Crear la tarifa DIR (Rack Rate ó Tarifa Oficial de Precios).

Otras acciones a efectuar en la primera fase

• Meter alguna HABITACION FICTICIA en ESTANCIA TODO el AÑO.
• Revisar parámetros de CONTROL:
  • parámetros generales
  • parámetros condicionales
  • parámetros opcionales
  • valores por defecto. los que procedan.
  • Cuentas enlace contable: comprobar
    • Tabla de Impuestos: tipo 1=10%, 2=21%, y 3=0, 4 y 5= 0%.
  • Modelo de Reservas

Otras acciones a efectuar superada la primera fase

En el apartado de parámetros de CONTROL:

• Privilegios y Granulación. La dirección o la propiedad debe tener perfectamente claro la accesibilidad a las diferentes opciones que posee el sistema Smart Seven Stars, quienes pueden acceder y a que apartados e incluso su granulación, todo esto se define en las opciones de Privilegios. Se debería de dedicar una sesión a este apartado y a su vez crear algunos de los usuarios a acceder a la misma. Ejemplo de una configuración de Roles: Cómo ROLES – Setup
• Opciones del Cierre de Noche
• Primera revisión Programador de Tareas.

Acciones a realizar por parte de los responsables paralelamente a lo anterior.

Es importante la definición de los diferentes formatos que podemos poseer, Class One al ser un sistema abierto obliga a que se definan los mismos por parte del Cliente. Apartado B.8. Setup – Formatos/Interfaces

• Facturas. Formateador de Facturas
• Entrar en Modelo CONTRATO de HOSPEDAJE
• Parte de viajeros, Policía, …

Si es la primera vez, para que queden todos los ficheros “digamos limpios”, se deben pasar los siguientes procesos:

• Recalculo del Booking (opción .1.5.)
• Vaciado y limpieza de Habitaciones. (opción 5.5.)
• Regenerar índice de Clientes (Opción B.G.)