F. Averías y Mantenimiento
Índice de contenidos
Consideraciones previas
La configuración de este módulo requiere crear primero los maestros correspondientes de «Tipos de Averías«, «Departamentos«, «Máquinas» y «Otros«.
Seguidamente, debemos crear los usuarios y empleados e identificarlos como «Servicio Técnico«.
Debido a que este módulo se comunica por email con el Servicio técnico, se deben indicar los emails a los que queramos comunicar dicha información en «Parámetros de control«. Ver su funcionamiento aquí.
1. Gestión de Averías
Para añadir una avería pulsamos en el signo + y se abre una ventana para introducir los datos de la avería con un número que se asigna automáticamente.
Una vez se ha reparado la avería, el técnico debe acceder a esta opción y pulsando el icono de la herramienta. Con su clave de empleado debe indicar el importe de la reparación y la solución adoptada.
- Fecha: Toma automáticamente la fecha y la hora al crear la Avería.
- Usuario: Toma automáticamente el usuario que crea la Avería.
- Tipo: de avería. Pulsando la barra espaciadora se muestran todos los tipos para elegir el que corresponda.
- Número: Lo toma automáticamente si así está configurado en F.E. Parámetros de control => N° avería automático.
- Prioridad que tenga la avería.
- Tipo Master elegimos el que corresponda.
- Núm. hab. Se puede indicar la ubicación de la avería en función del fichero de Tipo Master configurado.
- Fecha límite: de reparación.
- Fotos: Se pueden añadir archivos de fotos y audio al crear la avería. Se necesita activar previamente un parámero desde la opción F.E. Parámetros de control para que se muestre el botón de abrir la grabadora.
- Observaciones que se crean oportunas.
2. Gestión de Mantenimientos
En esta opción definimos las tareas de mantenimiento preventivo. Las tareas repetitivas deben tener definidos los intervalos de tiempo que queramos para su repetición. También podemos asignar niveles de prioridad.
- Fecha: Toma automáticamente la fecha y la hora al crear el Mantenimiento.
- Usuario: Toma automáticamente el usuario que crea el Mantenimiento.
- Tipo: de Mantenimiento.. Pulsando la barra espaciadora se muestran todos los tipos para elegir el que corresponda.
- Prioridad que tenga la avería.
- Tipo Master elegimos el que corresponda.
- Núm. hab. Se puede indicar la ubicación del Mantenimiento en función del fichero de Tipo Master configurado.
- Intervalo: Cada cuántos días se realiza el Mantenimiento.
- Fecha Desde/Hasta: entre las que se realiza el Mantenimiento.
- Fotos/Adjuntos: Se pueden añadir archivos de fotos y audios al crear la avería. Se pueden añadir archivos de fotos y audio al crear la avería. Se necesita activar previamente un parámero desde la opción F.E. Parámetros de control para que se muestre el botón de abrir la grabadora.
- Observaciones que se crean oportunas.
3. Seguimiento de Averías
Esta opción nos muestra los mantenimientos a realizar próximamente. Los datos son los que hayamos introducido en las opciones F.1 Gestión de averías y F.2 Gestión de Mantenimientos.
Podemos aplicar diferentes filtros como Prioridad, Averías / Mantenimiento, Rango de fechas, etc.
La visualización de columnas es:
- Estado
- Tipo
- Prioridad
- Número
- Tipo de Avería
- Localización
- Número habitación
- Fecha
- Usuario
- Observaciones
- Fecha límite
- Fecha Reparación
- Técnico
- Importe: Si se indicó algún importe.
- Observaciones Reparación
- Adjuntos: Archivos que se adjuntaron al dar de alta la avería. Se pueden visualizar de nuevo.
- Adjuntos reparación: Archivos que se adjuntaron al reparar la avería. Se pueden visualizar de nuevo.
4. Planning de mantenimiento
En esta opción podemos de manera muy gráfica, los mantenimientos que tenemos programados.
Si pulsamos en cualquier aviso nos mostrará los detalles del mismo.
5. Fichas de actuación
En función del rango de fechas que elijamos, y los filtros que apliquemos, nos mostrará un listado de actuaciones llevadas a cabo en las distintas ubicaciones que tengamos definidas en Habitaciones, Departamentos, Maquinas y Otros.
La primera columna nos indica si la operación aparece en el Histórico (H), si está pendiente de realización (O = Online) o si se ha Borrado (B). La segunda columna nos intica si es Averís (A) o Mantenimiento (M).
6. Análisis de actuación
En este informe, similar al anterior, obtenemos los datos de actuaciones pero por Tipo de avería, Usuario o Técnico.
La primera columna nos indica si la operación aparece en el Histórico (H), si está pendiente de realización (O = Online) o si se ha Borrado (B). La segunda columna nos intica si es Averís (A) o Mantenimiento (M).
9. Estadísticas
Podemos elaborar estadísticas de las actuaciones de averías y mantenimiento.
A. Maestro tipos de avería
En esta opción definimos los Tipos de avería y el email de la persona encargada de resolverla.
C. Maestro máquinas
En esta opción definimos los Maestros de máquinas
- Código: Alfanumérico de 5 caracteres.
- Descripción: Nombre de la máquina.
- Email: de la persona encargada de su mantenimiento.
- Grupo de máquinas: Grupo al que se asocia la máquina.
- Localización: Descripción de su ubicación.
- Nº de serie
- Observaciones
Pulsando en el enlace Maestro grupo de máquinas se accede a este maestro para crear los grupos de máquinas, como se muestra en la siguiente imagen.
D. Maestro otros
En esta opción definimos los Maestros de otros:
- Código: Alfanumérico de 5 caracteres.
- Descripción: Nombre de la otros.
- Email: de la persona encargada de su mantenimiento.
- Grupo de otros: Grupo al que se asocia.
- Localización: Descripción de su ubicación.
- Nº de serie
- Observaciones
Pulsando en el enlace Maestro grupo de otros se accede a este maestro para crear los grupos de otros, como se muestra en la siguiente imagen.
E. Parámetros de control
Esta opción configuramos los emails de los responsables a los que se les comunicará las incidencias.
- Nº avería automático: Genera el número de avería automáticamente.
- Email Averías: Email al que se enviará la comunicación de una nueva avería.
- Email Mantenimientos: Email al que se enviará la comunicación de un nuevo Manteniemnto.
- Email reparación Averías: Email al que se enviará la comunicación de la reparación de una avería.
- Email Reparación Mantenimiento: Email al que se enviará la comunicación de la reparación de un mantenimiento.
- URL PMS: Introducimos la URL del PMS para añadir links directos a «Editar avería» y «Reparar avería» en el email enviado.
- Permitir bloquear habitación al añadir una avería: Podemos marcar la opción de bloqueo de habitación al añadir una avería.
- Mostrar botón abrir grabadora audio: Permite añadir un audio a las averías.
En la sección «Avería Desde Limpiar Habitación» indicamos el tipo de avería que queremos asociar a las averías que se comunican desde la limpieza de habitaciones. Posteriormente se debe modificar al tipo correcto para tener mejor control de las averías.
Al indicar en este campo un tipo de avería, se habilita el botón «Avería» en la tablet de limpiadoras, cuando se está limpiando una habitación.
F. Asignación de departamentos
En esta opción podemos asignar los departamentos correspondientes a cada empleado.
I. Control de suministros externos
Este módulo nos permite llevar un control de los distintos suministros externos dado su peso económico, cuyo tratamiento, aunque complejo, sí es estandarizable (como ejemplo la importancia del tratamiento de la lencería, ya sea propia o alquilada, en lo que respeta a consumo y/o lavandería). Contadores de gas, agua, botellas de gas, cloro de la piscina, etc. Cualquier consumo susceptible de ser medido y controlado.
Otra de las características implícitas a este apartado es su vinculación contable al ser posible conocer cuáles son las repercusiones de los suministros externos en costes. Por ejemplo: el considerar la repercusión que tiene lavandería en las estancias del Hotel, es decir, se pueden contrastar los costes diarios de lo que se lleva a lavandería contra lo estimado por cada estancia, ya que deben estar en relación directa.
I.1. Diario Movimientos Sumin. Externos
En esta opción anotamos las medidas, compras, etc. de los suministros externos. Pulsando barra espaciadora saldrán todos los elementos que sean de Carga de suministros.
Reaprovisionamiento: el contador siempre será en modo decreciente. Cuando hagamos un reaprovisionamiento (llenar la caldera de Propano, Gasóleo, …), debemos ir al artículo y modificar el contador con el nuevo valor que poseamos.
I.2. Desviación Presupuestaria
Esta opción nos permite llevar un control de los suministros comparados con lo presupuestado.
I.3. Comparativo Artículos-Suministros
Genera un informe y una gráfica del consumo de los suministros por familia y/o artículos.
I.A. Fichero de Familias de suministros
El primer paso será crear las familias de suministros y las cuentas contables en las que se imputarán estos gastos.
La segunda pestaña nos permite definir un presupuesto de gastos de suministros de esta familia. Estos datos nos servirán para ver desviaciones de gastos.
B. Fichero de Artículos Suministro
Tras crear las familias, creamos los Artículos de Suministros.
Para controlar los consumos existen tres métodos:
- Contadores crecientes. por ejemplo Electricidad
- Contadores decrecientes: por ejemplo Gasoleo
- Por unidades. por ejemplo Kilos de ropa Lavandería
