7.F. Policía/C.Hospedaje/Cartas/Rack
ATENCIÓN: Nueva normativa para el envío de las Fichas de Policía a SES.HOSPEDAJES.
ATENCIÓN: Nueva normativa para el envío de las Fichas de Policía a la Ertzaintza.
1. Gestión de Fichas de policía
Nos indica aquellas que se han realizado con un check en verde y las que no poseen ficha con una aspa en rojo.
Si hacemos doble clic en una línea nos abrirá la ficha de policía del primer huésped de la habitación. Pulsando en las flechas marcadas en la imagen, podemos acceder a la ficha del resto de ocupantes de la habitación.
Es importante indicar bien el «Tipo de documento» en el proceso de check-in, ya que puede ocasionarnos errores a la hora de enviar los listados a la Policía.
Los tipos de documentos son:
- D – DNI
- P – Pasaportes
- C- Permiso de conducir
- I – Documento de Identidad
- N – Permiso de residencia emitido por España
- X – Permiso de residencia emitido por países de la Unión Europea.
En la casilla «Comunidad«, al detectar el país, nos da las comunidades correspondientes a dicho país. Igualmente, el la casilla «Provincia» nos da las provincias de la comunidad elegida.
Están todas las comunidades y provincias del mundo según normativas NUTS o ISO.
Si tenemos instalado un scanner de documentos lo podemos usar desde aquí.
Los documentos generados se guardan en Menú Alternativo > E. LVDE
4. Imprimir partes de entrada de viajeros.
Emitimos un PDF con todos los partes de entrada individuales de viajeros en función de las fechas introducidas.
5. Listado resumido fichas policía.
Emite sendos listados, resumido o ampliado, de fichas de policía en función de las fechas introducidas. Quedas registrados en el LVDE.
6. Generar fichas policía para envío web
SES.HOSPEDAJES
ATENCIÓN: Nueva normativa para el envío de las Fichas de viajeros a SES.HOSPEDAJES.
Ertzaintza
ATENCIÓN: Nueva normativa para el envío de las Fichas de viajeros a la Ertzaintza.
Mossos d'Esquadra
ATENCIÓN: Nueva normativa para el envío de las Fichas de viajeros a los Mossos d'Esquadra.
Nueva normativa
Durante el periodo de adaptación hasta el 31 de enero de 2025, se pueden seguir enviando los datos a los Mossos en cualquiera de los dos formatos.
La nueva normativa, RD 933/2021 (https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2021-17461) incluye la obligatoriedad de recoger más datos que hasta ahora. Además, no solo se enviarán los datos de los partes de viajeros, sino que habrá que enviar los datos de las reservas que se creen en el sistema.
Datos obligatorios de la reserva:
- Numero de reserva
- Fecha de alta
- Fecha entrada/salida
- Tipo de pago: Se define una «Por defecto» en B.8. Setup – Formatos Interfaces => Police Comunication. La tipo elegido será común para toda la reserva.
- Datos de al menos un viajero
- Nombre
- Apellido
- Email o teléfono
En el envío de reservas de Agencias y Empresas, en primer lugar se envían los datos del primer huésped. Si no hay datos se enviarán los de la Agencia o Empresa.
Datos obligatorios del parte de viajeros (en azul-negrita los campos introducidos en esta nueva normativa):
- Número de reserva
- Fecha de alta: en el parte de viajeros se indica la fecha de checkin o alta del contrato.
- Fecha entrada/salida
- Tipo de pago: Seleccionar entre la que corresponda en desplegable:
- Efectivo
- Tarjeta
- Plataforma (Paypal, Bizum o similares)
- Transferencia
- Teléfono móvil
- Tarjeta regalo
- Pago en destino
- Otros
- Datos de todos los huéspedes (incluidos menores de edad, para los menores de 14 años no será obligatorio tener los datos del documento pero todos los menores deben estar igualmente en el registro de viajeros. El sistema detecta automáticamente que es menor por la fecha de nacimiento)
- Nombre
- Apellidos
- Tipo de documento (DNI, pasaporte, etc.)
- Número de documento
- Número de soporte del documento, obligatorio sólo para DNI y NIE
- Fecha de nacimiento
- Dirección
- Municipio
- Código postal
- País
- Teléfono o Email
- Parentesco: Si el huésped es menor de edad será obligatorio asignarle un parentesco en el desplegable. Opcionalmente se puede definir para todos los ocupantes.
Para la recogida de estos campos, se han adaptado las interfaces con los escáneres de documento para recoger los máximos datos posibles y se ha modificado el CWM para poder requerir el mayor número de datos posibles y que el check-in en la recepción sea lo más rápido posible. Lógicamente, al hacer el check-in se comprueban y validan estos datos, de tal forma que no haya problemas en el envío posterior de los datos.
Nuevos campos Ficha de Policía.
Configuración en B.8. Setup - Formatos Interfaces => Police Comunication => Pestaña General
- RD 933/21: Check para activar el envío de datos con la nueva normativa. Además, al activar este check la validación de las fichas de policía se regirá por la nueva normativa y nos exigirá rellenar más campos
- Email para errores: No es necesario indicar horas ya que el envío sigue siendo manual.
- Enviar Email comodín en reservas sin datos: Se envía una dirección de correo electrónico comodín para las reservas que no lo tienen cumplimentado.
- Forma de pago por defecto: Se puede definir una forma de pago por defecto para las reservas.
- Enviar reservas del día anterior: No es necesario indicar horas ya que el envío sigue siendo manual.
- Enviar partes de viajeros del día anterior: No es necesario indicar horas ya que el envío sigue siendo manual.
Configuración en B.8. Setup - Formatos Interfaces => Police Comunication => Pestaña Mossos
Cuando se activa el nuevo formato, en la opción 7.6. Generar fichas policía para envío web, se muestran dos check nuevos.
- Fecha: Normalmente se indica la del día anterior a la fecha activa.
- Núm. orden: Se muestra el siguiente al último listado enviado. No modificar a menos que sea necesario.
- Ocultar fichas en blanco: No incluirá en el listado las fichas que no estén totalmente cumplimentadas.
- Incluir reservas: Se incluirán en el listado las reservas del día anterior.
- Formato antiguo: Emitirá el listado solo con los datos que eran obligatorios hasta la entrada en vigor del RD 933/2021. Ejemplo de Formato antiguo. Ejemplo de Formato nuevo.
En función de la aplicación que tengamos para el check-in o lector de documentos, los siguientes pasos pueden no ser necesarios.
Una vez pulsamos en OK, nos genera un listado como el que sigue, que es el que tenemos que enviar.
Situamos el ratón sobre el listado y, con el botón derecho, guardamos en una carpeta del ordenador con el que estamos trabajando.
Posteriormente, en la carpeta donde hemos guardado el listado, eliminamos la extensión .txt como se muestra en la siguiente image.
Una vez hecho esto, podemos enviar el documento desde la extranet de la Policía.
Si por algún motivo nos devolviera algún error en el envío, debemos abrir el fichero que tenemos en nuestro PC con el Bloc de Notas (Windows) y editarlo para corregir el error. Guardamos y volvemos a enviarlo.
IMPORTANTE: No volver a emitir el listado desde el PMS. Cada listado emitido lleva un número de orden que controla la extranet de la Policía y esto nos generará más errores.
8. Estadísticas para el INE
Con esta opción elaboramos un documento para enviarlo al INE desde su extranet. Previamente debe estar configurado el número que nos asigna el INE en el apartado de B.8. Setup – Formatos/Interfaces – INE.
Ve toda la configuración en este manual.
Una vez pulsamos en OK, nos genera un listado como el que sigue, que es el que tenemos que enviar.
Situamos el ratón sobre el listado y, con el botón derecho, guardamos en una carpeta del ordenador con el que estamos trabajando.
Una vez hecho esto, podemos enviar el documento desde la extranet del INE.
Para el envío del fichero puede consultar esta página del INE
A. Contrato Hospedaje (Bienvenido)
Esta opción emite un listado de estancias para imprimir sus «Bienvenidos» individuales según la opción que elijamos: la línea marcada o todos. (En la siguiente imagen elegimos imprimir sólo el seleccionado)
Estos documento se definen en el apartado B.8. Setup – Formatos/Interfaces > Contrato de Hospedaje.
Si pulsamos el OK nos genera un PDF con el Bienvenido para imprimirlo.
B. Contrato Hospedaje anticipado
El funcionamiento es igual que el apartado anterior con la particularidad de que podemos elegir la fecha de entrada futura moviéndonos con las flechas señaladas en la imagen anterior.
D. Fichas del Rack
Elabora un listado con todas las estancias que tenemos.
E. Listado de aniversarios clientes
Tenemos un listado con los cumpleaños de los huéspedes alojados. Se puede obtener diariamente si lo configuramos en B.7. Setup-General > Cierre de noche.
F. E-mail de reservas confirmadas
Seleccionamos la reserva y elegimos la plantilla a enviar. Las plantillas las definimos en el apartado F.G. Modelos de e-mail.
Una vez elegida la reserva, nos muestra los datos de la misma con el detalle de los servicios contratados. Es posible tener una previsualización del mensaje tal como le llegará al cliente.
Pulsando «Enviar Email» nos permite escribir el asunto del email.
Desde la Modificación de reservas podemos acceder a esta utilidad desde el botón Email confirmación que señalamos.
Asume la Reserva de donde ha venido y pregunta que plantilla se quiere enviar. Las plantillas son interesantes ya que aunque sea para Email confirmación de Reserva, pueden llevar diferentes textos, e incluso puede tener diferentes plantillas según idiomas.
G. Modelos de email
En el ejemplo vemos un modelo. Podemos programar los campos de la reserva usando los códigos que tenemos en la parte de abajo (Leyenda).
Para tener una pre-visualización del email pulsamos el icono de impresora y nos la muestra
La plantilla PDF se configura de manera similar a la de email. Si la dejamos en blanco no se adjunta nada al email.
