Todo sobre E-mail
Configuración E-mail
Debido a que desde Smart Seven Stars se emiten diferentes correos, tanto internos como externos, debe solicitar a su proveedor que le dé los datos para este apartado, si no están debidamente configurados no les funcionarán el envío de los correos.
- Host: Nombre del Host del correo (ejemplos: smtp.gmail.com)
- Puerto: Normalmente por defecto la mayoría de las aplicaciones tienen el 25, aconsejable que sea el 587
- Usuario: Muchas aplicaciones el usuario suele ser la propia cuenta de correo
- Contraseña: Su contraseña de correo
- From: Desde que cuenta va enviar todos los correos. Lo normal sería que poseyese una cuenta corporativa tal como hotel@hotel.com
- No Usa TLS: Habilitar este bullet en el caso de que NO se utilice el protocolo de seguridad TLS
- TLS 1.2: Habilitar este bullet en el caso de que SÍ se utilice el protocolo de seguridad TLS
TEST: Para enviar un email de prueba y comprobar que la configuración es correcta.
NOTA: Tenga en cuenta que el proveedor de correo puede tener limitaciones en cuanto al envío de emails.
E-mail Cierre de Noche y Departamentos
En este apartado definiremos:
Los diferentes Departamentos con los emails asociados recibirán aquellos report en «pdf» que tengan marcados en el Cierre de Noche.
Ver este manual.
E-mail Facturación
- Enviar la Factura por E-Mail
- Enviar la Factura por E-mail y un link de pago para que el cliente pague mediante TV Virtual
Pago directo del cliente
Una agencia de viaje, un cliente, una reserva, un No reembolsable, etc., si se quiere que pague una factura (anticipada, No Reembolsable, etc.), desde el propio cliente. En primer lugar se debe hacer dicha factura. Posteriormente pulsar el icono de imprimir la factura.
Enviará al destinatario un email con un link y un adjunto que es la propia factura. Pulsando dicho link, por parte del cliente podrá proceder a hacer el pago de la factura. El link tiene una vigencia de 24 horas.
Es necesario tener contratado y parametrizada una pasarela de pagos que permita este servicio.
La factura se dará como pagada en el sistema Smart Seven Stars
Debe estar correctamente configurada la interface de Medios de Pago en la opción B.8. Medios de Pago
E-mail Manual
Envío Manual desde Menu iconico
E-mail Confirmación de Reserva
Desde la opción 1.4. Modificación de reservas, seleccionando la reserva a confirmar, desde la pestaña General, se encuentra el botón Email Confirmación señalado en la siguiente imagen. También es válido `para cualquier comunicación que se quiera tener con el cliente.
Previamente, es necesario definidas las Plantillas de cada Email (7.G. Modelos de E-mail)
También puede hacer el mismo procedimiento accediendo directamente desde la opción 7.F. E-mail de reservas confirmadas y seleccionando el número de Reserva a la que se quiere enviar el e-mail.
Definiremos los diferentes modelos de E-mail que deseemos, incluso es conveniente definirlos en idiomas si queremos mejor personificar.
E-mail Cartas de Remesa/Acuse de Recibo
Desde la opción 3.F. Cartas remesa/Acuse recibo, se pueden enviar emails con las plantillas que previamente deben estar definidas en 7.G. Modelos de E-mail.
El email tendrá adjunto el documento en pdf con la remesa de facturas.
E-mail Autorizaciones CLIENTES
Para que se puedan enviar E-mails promocionales o publicitarios a los clientes, estos deben autorizar el envío de los mismos. La autorización debe estar marcada en el Cardex. Si no está marcado no se puede hacer ninguna acción de marketing a dicho Cliente.
Este check se marca también si en el checkin el cliente marca la Cláusula 3 (Marketing) que debe estar definida en el Contrato Digital o en el parte de policía.
Aceptaciones en Formatos a firmar por el Cliente
Tanto físicamente como digitalmente. En el caso de usar tablets para la firma de los documentos, las cláusulas solo deben cumplimentarse en uno de los documentos que se firman: Ficha de Policía, Parte de viajeros o Contrato de hospedaje digital. Si el cliente marca la casilla, automáticamente se actualiza la autorización en su cárdex.
Parte de Viajeros.
Debe aceptar la clausula «3» para que se le pueda mandar E-mails
Parte de Viajeros con ficha de policía.
Debe aceptar la clausula «3» para que se le pueda mandar E-mails
Contrato de Hospedaje.
Debe aceptar la clausula «3» para que se le pueda mandar E-mails
Opciones envío Marketing.
En la opción B.8. Formatos Interfaces => Email marketing pestaña Común, debe estar correctamente configurado el check Sólo Autorizados E-mail.
CWM - Customer Web Mobile
Opción «QR» y Reconocimiento facial
Debemos configurar correctamente las opciones de este apartado para que el sistema se comporte como el Hotel tenga configurado su operativa del Customer Web Mobile.
Se incluye en este apartado por tener opción de envío al propio Cliente, censado en CWM
CWM – E-mail Entradas Previstas
Configurar E-mail automático para las Entradas Previstas
CWM – E-mail en Estancia
Configurar E-mail automático para cuando el Cliente esté en Estancia
CWM – E-mail a la Salida
Configurar E-mail automático para cuando el Cliente esté en Estancia
CRM - Customer Relationship Management
Menú Alternativo Opción 7. CRM. Desde estas opciones se generan bases datos que son exportables a los diferentes sistemas de Marketing (Interfaces).
Para configurar los E-mail a enviar directamente desde Smart Seven Stars se disponen las siguientes opciones:
Una vez que hayamos hecho una selección de destinatarios, tanto en la opción ALT.7.1. Query Clientes (Cardex) como en la opción ALT.7.4. Query Clientes (Histórico), y tener activado unas de Interfaces de Marketing, el sistema nos ofrece la posibilidad del envío de la Base de Datos que hemos obtenido.
Podemos programar que los envíos sean automáticos a las diferentes Interfaces desde el Programador de Tareas.
