4. Cierre DIARIO
Auditoría Nocturna
Uno de los PUNTOS más interesantes de las aplicaciones de HOTELES está en lo que se llama CIERRE de DÍA, o también AUDITOR de NOCHE.
Este proceso es de EJECUCIÓN OBLIGATORIA cada día, ya que representa la finalización de una jornada y el paso a la siguiente.
El hecho más importante que se ejecuta, es la CARGA AUTOMÁTICA de conceptos de CARGO a las HABITACIONES, según las condiciones que se hayan dado a las mismas. Más importantes: CARGO HABITACIÓN, CARGO DESAYUNOS, ALMUERZOS, CENAS, Servicios programados, y todos aquellos CARGOS repetitivos que se hayan dado en la CARGA de la ESTANCIA.
Es conveniente, antes de efectuar el CIERRE, hacer un “pre-cierre”, para ello SEVEN STARS, lo contempla con la opción 2.A. DIARIO de GASTOS CONTRATADOS. Esta opción emite un report que es donde se detallan todos los servicios que van a producirse en el cierre del día. Dado que este proceso no efectúa el cierre en sí, puede ejecutarse repetidas veces sin temor a producir algún tipo de modificación.
De hecho, es muy interesante pedir este listado justo antes del cierre, porque constituye un método muy práctico para comprobar cómo va a ser el cierre. Si nos hemos olvidado de entrar en algún cliente, si le falta por definir algún servicio, o simplemente, para comprobar los precios aplicados.
El sistema nos pide que le demos un código numérico, para tener la seguridad de que realmente se quiere efectuar el CIERRE.
Tras introducir el código, nos lanza los listados de operaciones que quedan pendientes del día: qué hacer con los NO SHOWS, Salidas pendientes, etc.
Si poseemos estancias que tendrían que haber salido, el sistema nos lo indica y no nos deja continuar. Si alguna es SALIDA sin CARGOS, nos la marcaría y al resto nos da la opción de prolongar su ESTANCIA, y en este caso si dejaría efectuar el CIERRE marcando la casilla de Ampliar.
Aún así, nos podría dar unos mensajes indicándonos que las habitaciones que alargan la estancia pueden estar ya pre-asignadas a alguna reserva. En este caso, habría que variar dichas habitaciones en las reservas indicadas.
En el caso de Time Sharing se amplia automáticamente a un día más, siempre que este no sea el día de salida.
El siguiente paso es proceder al cierre de noche.
Saldrán en pantalla y se enviarán por email aquellos listados que estén programados para ello en la opción B.7. Setup – General – Cierre de Noche
Si tiene habilitado el Control Meteorológico nos aparecerá la siguiente ventana.
Nos solicitará los siguientes datos
•Puede dar los siguientes datos: Lluvia, Viento, Calor y Sol de 0 a 4, e indicar hasta 4 grados de temperatura.
•Puede decir que hubo uno/dos Eventos o que fue Festivo e indicar cual fue
•Indicar hasta 3 observaciones de lo que ha pasado ese día
Estos datos introducirlos en el cierre de Noche le pueden llevar un minuto al conserje de noche, pero nos pueden indicar unos datos muy útiles en un futuro.
En resumen:
Las operaciones que conlleva el CIERRE son las siguientes:
- Comprobar si ha quedado alguna factura por emitir, correspondiente a clientes que hayan abandonado o debían abandonar el hotel, según su fecha de salida.
Si se detectasen facturas abiertas no permitirá hacer el CIERRE y se informará en pantalla qué habitaciones han salido y deben ser facturadas. Debe procederse a facturarlas todas. - Comprueba si existe alguna reserva con entrada el día de hoy. En caso afirmativo, nos permite volver atrás para poder hacerle el check-in. En caso contrario la marcamos como NO SHOW. ¡¡Atención!! El NO SHOW anula TODA la reserva. Si esta reserva tuviese habitaciones con fecha de entrada posteriores, también las anula.
- Tratar el fichero de estancias para imputar cargos fijos a las estancias según las condiciones contratadas de alojamiento, régimen, servicios de carácter fijo, etc.
- Una vez hechos todos los cargos, marcará la fecha del cierre en cada registro de la estancia, de manera que el cierre no pueda repetirse mas que una vez por día. (Si se realiza otro cierre, volverá a pasar al siguiente día)
- Se produce el cambio de día y se presenta el final del cierre con la nueva fecha activa. Esta fecha representa la referencia para la mayoría de los procesos: carga de servicios, facturación, etc.
- Elabora una serie de informes según lo programado en B.7. Setup – General Cierre de noche y envía los emails correspondientes.
- Seguidamente, procede a revisar las llegadas previstas del nuevo día.
- Se genera el informe auxiliar de estados de habitaciones para el control de limpieza por parte de la Gobernante y del departamento de pisos.
- Se generan los asientos contables de la producción.
- Se actualizan los auxiliares de marketing, etc.
¡¡¡ AVISO !!! A PARTIR DE ESTE MOMENTO SE PUEDE OPERAR EN CUALQUIER PANTALLA. SE PUEDE DECIR QUE SE HA ACABADO EL CIERRE. ESTE ES UN PROCESO RÁPIDO. NO DEBE DURAR NUNCA MÁS DE 10 MINUTOS.
De manera excepcional, se puede hacer que el Cierre de Noche se haga automáticamente (aquellos hoteles que cierran por temporada), o que no abren determinados días de la semana.
En este caso, para que se envíen los listados de cierre, también se debe activar el Envío de listados de cierre en la opción Programador de tareas, indicando que se haga unos minutos más tarde que el cierre.
Además, debe marcar los listados a enviar en la columna Prog. Tareas de la opción Cierre de noche.
En el caso de hacer un Cierre de noche manual antes de la hora programada, este no se volverá a hacer de manera automática.
Si por error realizamos el CIERRE dos veces, es decir, ponemos el sistema en el día siguiente a la fecha actual en la que estamos trabajando, necesitaríamos realizar el procedimiento que se describe en el siguiente enlace:
