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Índice de contenidos.
Estancia
Una vez hecho el pre-checkin, y si la configuración lo permite, el huésped puede hacer checkin en la habitación. A partir de este momento se activa la opción de Mi Estancia en el menú. Para abrirla la primera vez, es necesario hacerlo desde el link enviado por email o a través de los QR que el hotel pueda tener en las habitaciones o en la recepción, de manera que el cliente accede a su estancia directamente escaneando este código.
El acceso a la aplicació
Cuando el cliente se loguea de nuevo en el CWM, si tiene una estancia activa, el sistema lo detecta y abre directamente la estancia. Si saliera al Menú principal, podrá ir a la estancia pulsando el botón Inicio en el menú inferior o en el menú hamburguesa de la esquina superior izquierda.
A continuación se muestra una tira de imágenes del proceso de checkin desde el CWM.
Al acceder a Mi Estancia cambian las dos opciones del menú inferior a derecha e izquierda del botón Hotel. Estos dos botones se pueden configurar en la opción Configuración CWM => Hoteles => Personalización del Menú. Cada hotel podrá configurar un alto y un ancho distinto para cada botón de la página de Estancias. Por lo que cada hotel podrá tener una estética única, junto con la personalización de los colores y los iconos, que ya existía anteriormente. El color afecta al color del icono en vez de al color del fondo.
Cuando los huéspedes se encuentran en una estancia tienen unas necesidades especiales que el CWM les puede ayudar a resolver. Por ello, al realizar el Check-in en el hotel se le enviará automáticamente un correo electrónico con el se enlazará su estancia actual con el CWM. Desde ese momento hasta que realice el Check-out tendrá acceso a un menú con nuevas funcionalidades que podrán ayudarle a tener un estancia más agradable.
Otra opción de acceso a Mi Estancia es a través de un QR que esté en la habitación, por ejemplo. Los QR se obtienen de la configuración en B.9. Setup – CWM => QR Estancias.
Una vez dentro de Mi Estancia, para acceder a la página principal del CWM, pulsar el menú hamburguesa de la esquina superior izquierda y luego Menú General.
Estancia. Estado Habitación
El huésped podrá conocer en todo momento el estado de limpieza en el que se encuentra su habitación.
Estancia. Ver Cargos
En Ver Cargos podrá consultar los cargos que tiene pendiente pago y visualizar una Proforma de los mismos. El huésped podrá realizar el Pago anticipado de la factura si está habilitada alguna pasarela de pago anticipado y se permite el pago de la factura.
Estancia. Servicios
Como hemos visto durante el proceso de configuración, podemos ofrecerle a nuestros huéspedes una serie de Servicios para su contratación online cuando se encuentran en una estancia.
En este apartado podrán visualizar el catálogo de servicios que les ofrecemos y seleccionar el Número de los mismos que desean contratar. Una vez confirmada su selección podrán consultar el listado de Servicios Contratados. El huésped no podrá eliminar un servicio contratado desde la aplicación, para ello deberá contactar directamente con el personal de recepción, pero sí podrá añadir más servicios del mismo tipo.
En el momento en el que el cliente añade un servicio a su estancia queda reflejado en su listado de cargos pendientes.
Al mismo tiempo, en la campana señalada en la siguiente imagen, aparece un mensaje (con fondo azul como No Leído) con el aviso. Una vez gestionado, pulsar el icono del ojo azul para marcarlo como gestionado.
Los mensajes que aparecen en esta campana de avisos se configuran el la opción B.9. Setup – CWM => Conectividad => Avisos CWM gestión necesaria.
Estancia. Shuttle
El cliente puede reservar los traslados que facilite el hotel. Una vez confirmados por el cliente, los verá ordenados por hora de salida, pudiendo modificarlos o cancelarlos.
En el PMS se irán generando las reservas en la opción F.G. Gestión de Shuttle.
Requiere una configuración previa en la opción B.8. Setup – Formatos/Interfaces => Shuttle
Estancia. Contacto Recepción
El apartado de contacto abrirá, de forma automática, la aplicación de Whatsapp en el smatphone del huésped para comunicarse con el departamento correspondiente.
Los números de contacto de cada departamento se configuran en la opción Configuración CWM => Hoteles => Departamentos WhatsApp.
En el caso de no tener definido ningún departamento se mostrarán los datos de contacto del hotel.
Estancia. Comunicar avería
Para una comunicación más efectiva y fluida con nuestros huéspedes, estos podrán dar de alta directamente todas las averías que encuentren en las instalaciones del establecimiento durante su estancia. Para dar de alta una avería tendrá que añadir una descripción del problema encontrado y, adicionalmente, adjuntar una fotografía del mismo. Una vez confirmada la creación de la avería podrán consultar el estado de resolución en el que se encuentra.
La comunicación de las averías al PMS se ven en la Campana de avisos, en el Visual Rack y en la Gestión de averías, como se ve en las siguientes imágenes.
Cuando un huésped da de alta una avería, esta se da alta de forma automática en el PMS para su gestión, con la prioridad que le hayamos asignado en la configuración del CWM.
Cuando la avería es reparada por el servicio técnico, cambia su estado a «Terminada».
Estancia. WiFi
En WiFi el huésped tendrá acceso a toda la información relativa a la red WiFi de nuestro establecimiento, nombre, formas de acceso, claves o diferentes tarifas, etc.
Estancia. Noticias y Actividades del Hotel
En Actividades del Hotel el huésped estará al tanto de las últimas novedades de nuestro establecimiento.
Las Noticias y las Actividades se crean en la Configuración CWM => Noticias y Actividades.
Adicionalmente, se pueden enviar estas Noticias y Actividades por email a los clientes configurando las correspondientes plantillas en la opción Configuración CWM => Plantilla de Email.
Estancia. Agenda telefónica
La Agenda telefónica, contendrá la agenda definida en la opción I.1. Agenda telefónica del propio Hotel, agrupada por categorías. El huésped podrá obtener información de restaurantes cercanos, servicio de taxis o todas las recomendaciones que les queramos ofrecer. Por tanto, será conveniente tener nuestra agenda actualizada con el nombre, teléfono y los datos de ubicación de los diferentes establecimientos.
Estancia. Compartir
En la sección Compartir, el cliente puede compartir la ubicación del hotel con quien quiera a través de WhatsApp.
Al hacer clic en la opción, se abrirá su aplicación de WhatsApp directamente con la tarjeta de ubicación del hotel para compartir con sus contactos
Estancia. Archivos adjuntos
En Archivos adjuntos el huésped podrá acceder a todos los archivos asociados a su estancia, como puede ser por ejemplo su Contrato de Hospedaje. También se mostrarán los adjuntos que se añadan a la estancia desde el PMS y que se les marque el check Adjuntar como ficheros públicos
Estancia. Encuesta
La Encuesta de Calidad del Hotel estará disponible para nuestros huéspedes desde el día anterior a su fecha de salida y durante los días marcados en el parámetro Días máximos desde Check-out para permitir enviar encuesta, de la opción B.9. Setup – CWM => Control de Calidad. En ella podrán responder a las distintas cuestiones que le planteemos y añadir todas las observaciones que consideren oportunas.
Puede ver la configuración aquí.
Estancia. Check Out
Desde el apartado de Check Out, el huésped podrá solicitar la factura de sus Cargos Pendientes y realizar el abono de la misma haciendo uso de los diferentes medios de pago que pondremos a su disposición, o con un anticipo si dispone de alguno. Del mismo modo tendrá a su alcance el listado de todas las facturas de su estancia, tanto abonadas como pendientes (en rojo), que figuren a su nombre y podrá realizar el pago de las pendientes.
Una vez se encuentre libre tanto de cargos como de facturas pendientes podrá proceder a realizar el Check Out de su habitación, siempre y cuando la fecha se corresponda con la fecha de salida de su Estancia.
En el caso de tener cargos pendientes de agencia o de otros huéspedes de la estancia se redirigirá al huésped al contacto directo con el personal de recepción.
Estancia. Meteorología
Este widget de meteorología enlaza con la ubicación del hotel para mostrar la previsión meteorológica del destino.
Su configuración se hace en la opción Configuración CWM => Meteorología.
Estancia. Turnos de servicio
Cuando la estancia tiene un régimen distinto al Solo Alojamiento, el cliente puede elegir el turno de desayuno y comidas. Este servicio estará disponible configurándolo en la opción Menú Alternativo => 6.1. Configuración de turnos.
Estancia. Reseñas
Este apartado muestra la Valoración general del hotel y las reseñas públicas.
Estancia. Conexión Restaurante del Hotel
Nuestro CWM, sería incompleto si no lo conectásemos a nuestros sistemas de Restaurantes (es necesaria la aplicación «Corporate»). Al igual que la posibilidad de conectarse a una red de Restaurantes colaboradores de la zona. Debemos de Configurar los Restaurantes a los que se va a acceder de cada hotel relacionado en el CWM => Hoteles => Reservas / Pedidos Corporate.
Se van dando las distintas confirmaciones, al igual que en el Restaurante del Hotel. Y se envía email de confirmación del Pedido. Es importante saber que si se decide Cargo Hotel y no tiene la debida autorización el huésped, se anulará dicho pedido.
Estancia. Restaurantes “amigos”
Se conectará al sistema StarCrS con aquellos Restaurantes que se tengan acuerdos, pudiendo reservar, pedir, etc.
Mis Reservas
En Mis Reservas el cliente podrá acceder al listado completo de sus futuras reservas en el hotel. En caso de multi-hotel, a las de todos los hoteles de la cadena.
Desde cada una de las reservas del listado podrá acceder directamente a la opción de Pre-checkin de la misma, donde completará sus datos y podrá configurar, como ya hemos visto, las distintas opciones de su futura estancia.
Mis Estancias
En Mis Estancias el cliente podrá acceder al histórico de todas sus estancias en el hotel. En cada elemento del listado podrá consultar las Facturas de esa estancia y consultar o completar la Encuesta de calidad del Hotel, en caso de no haberlo hecho con anterioridad.
La encuesta de calidad únicamente estará disponible para su edición durante los días siguientes al Check out definidos en B.9. Setup – CWM => Control de Calidad => Días máximos desde Check-out para permitir enviar encuesta. Transcurrido ese tiempo únicamente se podrá consultar.
En caso de multi-hotel también se puede mostrar el enlace directo con su Motor de Reservas, para facilitar de este modo la Reserva en un hotel en que ya se haya alojado con anterioridad.
