Todo sobre Estancias

Check-In

Un Huésped puede entrar en el Hotel por diversos procedimientos:

  • Mediante una Reserva, que a su vez pudo darse directamente o mediante otros procesos externos (OTA’s, Motor de Reservas, TTOO, …)
  • Directamente en la propia Recepción. 1.8. Llegadas sin Reserva
  • Con check-In automático desde nuestro CWM – Customer Web Mobile

1.6. Listado de Entradas Previstas

Desde este mismo apartado podemos seleccionar la reserva a entrar (o modificarla)

1.7. Llegadas con Reserva

(El listado de 1.6. Entradas previstas), este report lo deberíamos poseer a primera hora de la mañana, es decir, sería uno de los listados que debería emitir automáticamente el CIERRE de NOCHE, las llegadas previstas para el DÍA.

Una vez localizada la reserva se nos posiciona siempre en el campo de la Habitación para que se la asignemos, o podría estar asignada con anterioridad. 

Es importante saber que al dar el Check-In podemos cambiar cualquier dato de la Reserva

  • Si la Habitación que deseamos asignar está aún ocupada el sistema nos lo indica y no nos deja asignarla.
  • Si la Habitación no está aún Limpia o Revisada (dependiendo de el condicionante que hayamos puesto en Configuración), también nos lo indica y nos nos deja asignarla.
  • Si la Habitación que deseamos asignarle ya está asignada a otra reserva nos lo indica.
  • Podemos consultar las habitaciones del tipo de la reserva que están libres, incluso por optimización de huecos.
  • Si no tenemos ninguna habitación del tipo que quiere el cliente aquí mismo le podemos variar el Tipo.

En los casos de los GRUPOS con las HABITACIONES ya pre-asignadas y todos los datos complementados, dando la tecla de CHECK-IN EXPRESS, nos dará de alta a todos el Grupo, por lo que suprimimos las colas en los momentos que realmente se producen

La pantalla de Estancias tiene prácticamente los mismos datos que la de Reservas (vea apartado de Reservas)

Si los Datos anteriores son correctos el siguiente paso es solicitarnos las Ficha para los datos de Policía. Puede recepcionar los datos mediante Scaner

Al realizar el Check-In se realizan una serie de procesos automáticamente algunos de ellos en background

  • Apertura de líneas teléfono.
  • Emisión de llaves puertas.
  • Firma por parte del cliente de los diversos documentos
  • Parte de Viajeros
  • Envío a Policía (si Partee)
  • Envío de llave a Smartphone Cliente
  • Contrato de Hospedaje.

Error en Ficha de policía: Cada vez que introducimos ficha policía al checkin nos aparece este error

El problema está en que el contrato de hospedaje no está definido en la opción B.8. Setup – Formatos/Interfaces -> Contrato de hospedaje. Entonces, para que no salga esta excepción, desactivar esa función y marcar «Parte de viajeros» o/y «Policía y viajeros«, que son opciones definidas por defecto.
En caso de querer cambiar el contenido de estas últimas dos mencionadas, en la misma opción del Setup – Formatos/Interfaces, están para modificarlas.
Te muestro captura de dónde se activa y desactiva estas opciones en el B.7. Setup – General:

1.8. Llegadas sin Reserva

Es como si rellenásemos la Reserva y la Estancia en el mismo momento. Todas las opciones que tenemos en Reservas estarían disponibles en este apartado

Estancias

1.A.Modificación de Estancias

Primero podemos localizar la estancia que deseemos

Mediante esta opción podemos modificar los datos de cualquiera de la habitaciones que tengamos alojadas en el Hotel. 

El primer dato que nos solicita es el número de Habitación a modificar, podemos darlo directamente o consultar con la lupa.

Muy similar a Modificación de Reservas.

Ya tenemos al CLIENTE dentro del Hotel, pero como bien sabemos el CLIENTE manda y resulta que quiere:

  • Que se le facture a la EMPRESA y no a él particularmente
  • Que le cambiemos la TRAIFA aplicada y/o los precios
  • Que adelanta o atrasa su fecha de Salida
  • Que quiere cambiar de régimen ya que ahora quiere pensión completa
  • Que quiere en vez de habitación USO individual DOBLE USO, vino su mujer
  • Que quiere dar el nombre del segundo huesped.
  • Que quiere se le incluya diaramente un Garaje
  • No le gusta la habitación y quiere que le demos otra

Y un extremo más que el cliente le dimos de alta llegó a ver la habitación y resulta que no es lo que el quiere y como no podemos darle otra, nos dice que sin más se va, por lo que debemos darlo de baja sin factura y sin nada, al no tener cargos en este mismo apartado existe la posibilidad de SALIDA SIN CARGOS

Otros accesos a Modificación de Estancias

Visual Rack

Planning por Habitación 

Pulsando en la Habitación, que en este ejemplo, está en color «azulado» se nos abre la pantalla de modificación de Estancias en una nueva Pestaña

Pulsando en la Habitación, que en este ejemplo, está en color «azulado» se nos abre la pantalla de modificación de Estancias en una nueva Pestaña

Imputación de Cargos a las Estancias

Por Carga directa Automática

Los cargos correspondientes a Habitación, Ocupación y Regímenes, se efectúan en el cierre de Noche.

Los Cargos de MENORES (MEN1, MEN2 y MEN3), al igual que los de PERSONAS EXTRAS (PER3, PER4), se cargarán automáticamente en el CIERRE de NOCHE si están indicados en el apartado de SERVICIOS.

Por otro lado podemos tener una serie de SERVICIOS que se efectúen automáticamente el el CIERRE de NOCHE, estos figurarán igualmente en la pestaña de SERVICIOS. En el ejemplo CUNA y SUPLEMENTO de GALA

Smart Seven Stars, tiene la opción de Modificadores, mediante la cual podemos programar que se efectúen unos Cargos determinados en un día en concreto de su estancia en el CIERRE de NOCHE.

 

En el ejemplo una CENA el 13.03.2019

Pueden existir otros Cargos automáticos provocados por las diferentes Interfaces que tengamos, el ejemplo más inmediato es los Cargos de Teléfono.

Imputación de Cargos a las Estancias

Por Carga Manual

En el Programa de Hotel, se efectúan en el apartado 2. 

En el mismo día podemos modificar/anular cualquier cargo, siempre que el rol de usuario lo permita.
No se pueden modificar anular Cargos de días anteriores. Ver generar Cargos Negativos (Anular)

En caso de que nos equivoquemos de Habitación, o que sean Cargos a la Agencia y no al Cliente y viceversa, …, poseemos la opción de volcar Cargos entre Habitaciones.

Otra de las utilidades es cuando un cliente se va y va a volver pero nos deja Cargos Pendientes, la operatoria sería la siguiente Volcar los Cargos pendientes de su Habitación a una Habitación Ficticia (Cuenta Master), para recuperarlos cuando vuelva al Hotel.

Pueden existir otros Cargos automáticos provocados por las diferentes Interfaces incluso propias de Class One.

En este caso vemos un Cargo desde POS, pero también los puede haber de igual forma desde BEO (Banquetes, MICE, …) SPA.

El Tratamiento contable en estos casos es una más menos producción (se debe poner una cuenta puente en ambos casos (POS y Hotel), ya que la Producción se efectúa en POS pero se cobra en Hotel. Al Hotel debe ir el Cargo SIN IVA (configurar correctamente el servicio asociado) 

FAQS

Anticipo de un Grupo que ya está en Estancia

Podemos observar que la Reserva 1682, corresponde a dos habitaciones, la 42C y 42D. Si le diésemos el anticipo a una de ellas no podríamos aplicarlo en la otra, …, por lo que debemos proceder de la siguiente forma. Ir al apartado de Anticipos y asignárselo a la Reserva 1682, que aunque no exista, quedará dicho anticipo para las dos Habitaciones

No me permite hacer Cargos en una HABITACION FICTICIA.

Necesito hacer unos CARGOS para una determinada operatoria en una HABITACION FICTICIA, y no me deja hacerlos.

Por qué?

Por que no tiene estancia

Solución

Realizar una ESTANCIA hasta el 31/12 (ya que se utilizará probablemente más veces) a dicha habitación por la opción .1.8.

Cuando realice la factura de dichos CARGOS, al preguntarle si desea vaciar la habitación, lógicamente debe contestar en este caso que NO, ya que lo normal es que utilice dicha/s habitaciones ficticias en diversas problemáticas.

Estamos realizando una OBRA aquí cerca y queríamos comer/cenar todos los días en el Restaurante del Hotel. 

Soy el vecino, desayuno y llamo por teléfono/fax todos los días …

Es una solución similar al caso anterior. Se da de alta la Empresa, el vecino, …, en una habitación ficticia a la cual se le cargan todos esos cargos y cuando se precise se factura la misma

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