¿Puedo facturar una cantidad NR a un cliente si su reserva es de Agencia?

En el caso de que la reserva tenga una agencia como booker, si quieres emitir una factura NR a nombre del cliente, primero tendrías que emitirla normalmente (a nombre de la agencia) y luego, en la opción 3.3. Modificación de facturas, cambiar el titular a nombre del cliente.

Si la agencia también tiene facturas NR, ambos importes se sumarán en la reserva y se tendrán en cuenta a la hora de emitir la factura final, añadiendo un cargo en negativo por el total de los importes NR.

Para saber qué parte de este importe pertenece a la agencia y qué parte al cliente se puede anotar en «observaciones».

Al facturar a una agencia nos sale el número de bono en el campo de nº de habitación y queremos que salga la habitación, no el bono.

Revisad la parte de configuración de facturas en el B.8-Interfaces, tenéis que tener marcada la opción: Nunca mostrar voucher en hab.

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En esta factura que emitimos el día 24 hay 2 cargos mal, deberían ser 90 y están cargados 100. ¿Cómo podemos hacerlo?

Para modificar una factura, si es del mismo día, se puede realizar los cambios desde la opción, 3.3. Modificación de facturas. Ahora bien, si ya corresponde a días diferentes al actual, sólo puede realizar cambios en facturas usando la cuenta de admin. Una vez iniciada sesión en el PMS con la cuenta admin se realizaran los cambios de la factura en la misma opción, 3.3. Modificación de facturas.

El procedimiento es el siguiente. Tendríamos que hacer una factura negativa de la que queremos modificar en el día de hoy,  y una positiva, también en el día de hoy. El sistema tiene la herramienta que, en un sólo paso, se hace la factura negativa y a continuación nos pone con fecha de hoy la anterior factura para que se pueda modificar, añadir o quitar los cargos que se deseen.

Si la factura original estaba cobrada, el proceso cobra las facturas generadas automáticamente. Si no estuviesen cobradas, tanto la original como la negativa (de abono) tendrían que ser cobradas con la misma forma de pago para que cuadre también los cobros.

Tenga en cuenta que si ha contabilizado deberá modificar manualmente la Contabilidad.

Es necesario tener privilegio activado para usar esta opción.

• Añadir servicios: Si lo clickamos nos aparecerá un popup para añadir cargos de un servicio entre unas determinadas fechas futuras
• Factura principal: Nos llevaría a facturación anticipada de esa habitación
• Factura extras clientes: Si la reserva está a nombre de agencia o empresa, nos llevaría a la facturación anticipada de los cargos de cliente

Es posible hacer una factura de Abono con fecha anterior a la fecha activa.

Si se le ha hecho una factura a un cliente que me gustaría cancelar dentro del mismo mes, para que no afecte al IVA. Se entiende que es un caso excepcional y no se debería hacer.

Para hacer lo que vamos a exponer a continuación es necesario ser administrador, y como tal, no es un proceso habitual.

Si no se ha hecho ninguna factura de abono desde la fecha que se desea, es factible, por llevar diferente contador las facturas de abono de las normales. Si no, tendríamos un conflicto de numeración.

1. Que no esté nadie en el programa de Hotel
2. Cambiar la fecha activa B.7.1. General Fecha activa.
3. Hacer la factura de abono con fecha «fin de mes»
4. Volver a poner la Fecha Activa en su día B.7.1. General Fecha activa.

Hay que hacer varios pasos

1. Crear una cuenta MASTER (una habitación ficticia permanente para dicho CLIENTE)
2. Dar de alta en el HOTEL a dicho CLIENTE (CUENTA). Dando una entrada sin reserva 1.8. Llegadas sin Reserva al tipo de habitación ficticia (por ejemplo HF, MAST, o como la tengan definida) y a la habitación creada (en el ejemplo M001), desde la fecha de HOY hasta FIN de AÑO (incluso de 2 años dependiendo del tiempo que le vayamos a hacer la factura)
3. Cuando venga al hotel y se vaya a ir, en vez de facturarle, se hace un volcado de cargos 2.4. Volcar cargos entre habitaciones de la/s habitaciones reales que ocupaba a la habitación FICTICIA M001. Así las veces que sea necesario. Hay que dar salida de la habitación real que ocupaba dicho huésped después de haber hecho el volcado de cargos (1.H. Salida Manual de Habitaciones)
4. Fin de Mes. Facturar dicha habitación (M001) sin vaciarla, ya que tenemos que facturarle al mes siguiente.

Desde las opciones de facturación (3.1 / 3.2) facturamos la habitación o habitaciones en cuestión y le decimos que SÍ deja la habitación para que quede libre.

El sistema nos avisa que la fecha de salida es posterior a la de hoy.

Caso de un cliente que tiene una estancia de 5 noches facturadas y pagadas con un anticipo.

A la segunda noche el cliente decide marcharse, por lo que tenemos que modificar la factura (de fecha anterior) y devolver la parte del anticipo correspondiente a las noches no disfrutadas.

• Debemos anular la factura anticipada que hicimos generando una negativa y una positiva, ambas con fecha de hoy.
  • En la opción 3.3. Modificación de facturas o en la 3.9. Diario de facturas emitidas buscamos la factura original y pulsamos en el signo menos (-).
  • Decimos que sí queremos generar una factura de abono.
  • Decimos que sí queremos modificar la factura para que nos genere una nueva factura positiva con fecha de hoy.
• Este proceso elimina automáticamente el cobro de la factura original con su anticipo, por lo que el anticipo aparecerá con el importe «usado» a cero en la opción 2.F. Gestión de Anticipos.
• En la factura positiva que se ha generado hoy, eliminamos las noches (cargos) que no ha disfrutado, dejando la factura con el importe real de lo consumido.
• Hacemos el cobro de esta factura usando el anticipo original por el importe total de la factura. Esto implica que nos sobra dinero del anticipo.
• En la opción 2.F. Gestión de Anticipos buscamos el anticipo y hacemos la devolución mediante el signo menos (-) de los iconos superiores.

Desde las opciones de facturación (3.1 / 3.2) facturamos la habitación o habitaciones en cuestión y le decimos que NO deja la habitación para que mantenga la estancia.

El sistema nos avisa que la fecha de salida es posterior a la de hoy.

Desde las opciones de facturación (3.1 / 3.2) facturamos la habitación o habitaciones en cuestión. Para la factura informativa o extracto de cuenta, en la impresión de la factura se le indica que NO es definitiva (Proforma).

Si no se imprimió la factura simplemente cuando nos solicite los datos de la personificación decirle (E) de EMPRESA y darle
sus datos. Si ya la hemos impreso, la repetimos y en la personificación variamos poniendo (E) y sus datos.

Si no se imprimió la factura, cuando nos solicita pax, en vez de dar los que nos pone por defecto, daremos una sola persona.
Si la ya hemos impreso la repetimos y en pax damos una sola persona.

Esta operatoria sólo influye a efectos de impresión de la factura, ya que no modifica ningún tipo de estadísticas al quedar
siempre internamente el número real de personas. Es más, si la volviésemos a repetir nos daría el número real de personas
que han ocupado la habitación.

Para el caso de habitaciones de Clientes directos, desde el listado de salidas previstas o desde Facturación, marcamos los números de HABITACIÓN solicitados por el CLIENTE (veremos un «visto» verde a la izquierda) y emitimos la factura. Podemos cambiar los datos de cabecera si es necesario.

Si las habitaciones son de Agencia/Empresa, dependerá del valor indicado en B.7. Setup – General => Por defecto => (08)Agrupación de facturas automática

• Fecha: hay que seleccionar las habitaciones que deseamos facturar.
• Voucher: seleccionamos una de las habitaciones que queremos facturar y agrupará al resto de habitaciones que tengan el mismo número de voucher.

Desde la opción 3.6 FACTURA ANTICIPADA AGE./EMP, al cerrar hoy la factura de un grupo que tiene varias habitaciones con salida en fecha posterior vemos que faltan los cargos.

Se debe modificar el campo «Factura hasta» y poner la fecha de la última noche de estancia.