Todo sobre Reservas

Parámetros de Comportamiento de las Reservas

Según los valores que tengan estas pantallas se comportará la secuencia de input de los datos de la Reserva.
Cada hotel puede definir de forma genérica cuales van a ser los campos que tenga una reserva. –> Configuración

Reservas. Pestañas 

Todas las Reservas y Estancias constan de dos pestañas:

  • Reservas. General. Donde figuran los datos genéricos y del Booker (Reservador)
  • Reservas. Rooming List. Los datos particulares de cada Habitación de la Reserva
La reserva consta de dos partes: General o Booker. Quien hace la reserva y sus datos, Rooming List. Quienes forman parte de la Reserva.
 
Al estar en dos partes diferenciadas el Booker del Rooming List, nos permite en la propia entrada tener diferentes fechas de entrada y de salida para una misma reserva de Grupo.

Reservas. Pestaña General.

Cabecera.

Explicación Campo a Campo de todos los valores.

En Alta de Reservas

  • Booker. Se contemplan 3 posibilidades: Cliente, Agencia o Empresa.
    • Si es Cliente: Nombre/ Apellidos. En este caso busca en nuestro Cardex su existencia, si no lo  queremos dar pulsando Intro obtendremos un nuevo Cliente.
    • Si es Agencia o Empresa, nos busca la misma por el código. Pulsando el Icono Maestro A/E, abriéndosenos una nueva pestaña en el navegador donde podemos dar de Alta en este mismo proceso una Agencia y/o Empresa.
  • Cardex. Acceso al Cardex (tanto para comprobar como para dar de alta)
  • Retroceso / Avance (Retroceder/avanzar en los cardex )
  • Acceder a la Base de Datos de Corporativo. Valido para aquellas cadenas de Hoteles que poseen el sistema GHS (Corporativo). Se accede a un cliente que no habiendo estado en el hotel si haya estado en cualquier hotel de la cadena.
  • NIF. Podríamos acceder igualmente por su NIF.
  • Tarjeta Corporativa. En el caso de los hoteles posean una Tarjeta Corporativa se podría acceder al Carex por la misma.
  • Matricula del Coche. Se podría acceder por la matricula del coche, esta opción un tanto peculiar se puede utilizar en Moteles, o Hoteles de Ruta.

En Modificación de Reservas

  • Retroceder/Avanzar en/por Voucher.
  • Retroceder/Avanzar Alfabeticamente
  • Retroceder/Avanzar por Número de Reserva.
  • Modificación, Si se ha modificado la Reserva.
  • Email Confirmación. Enviar directamente desde la Reserva un email de confirmación de la misma.
  • Anticipos. Valor de Anticipos. Se contempla pulsando el siguiente icono de Cargar un nuevo anticipo (se abre nueva pantalla en el navegador)
  • Fecha de alta de la Reserva.
  • Voucher. Codigo de Voucher, Número de Vale, Número de Rooming List, Bono,  Identificador de Grupo. Este campo nos puede valer para hacer agrupaciones de Facturas. Este campo puede ser automático si así se ha indicado en configuración. En el caso de efectuar una RESERVA a una AGENCIA es muy importante para su CONTROL que no se dé más de una vez y todos sabemos lo despistados que son las propias AGENCIAS, y además que intervienen en recepción más de una persona para dar las RESERVAS, por ello se deben de identificar las RESERVAS de AGENCIAS por su código de
    ROOMING LIST, VOUCHER o número de VALE detectándose la duplicidad si esta se produce. Si usted posee el modulo de efactura (Factura Electrónica), es fundamental el número de VOUCHER, y que esté correcto, ya que sino lo rechaza la AGENCIA. 
  • OTA ID.  Si la Reserva tuvo o tiene origen en una OTA, Channel, Booking Engine,…, en este campo estará dicha Identificación, necesaria para cualquier cambio que se haga de forma automática sobre la Interface de incorporación automática de Reservas.
  • Número de Reserva. En el caso de Altas la dará el proceso automáticamente, en modificación la podemos pulsar si la conocemos, o sino pulsando el siguiente icono podemos acceder a las Reservas cargadas en el sistema.
  • Lupa de acceso a las reservas.
  • CIF/DNI/CNPJ/CPF
  • Last. Acceso a última reserva cargada en el sistema.
  • Tarjeta. TC, y acceso a Tarjeta de Crédito, para ello debe:
    • Su rol tener acceso
    • Conocer el algoritmo para desencriptar el contenido. 
  • Contacto de la Reserva.
  • Tarifa. Nos toma automáticamente la Tarifa que figura en el Cardex (hasta 5 Tarifas), o si el usuario está autorizado puede tomar cualquier Tarifa de la Base de Datos. Es uno de los campos más importantes de la Reserva, nos va a determinar el importe del la misma. Conste de 3 campos:
    1. La propia Tarifa
    2. Descuento sobre dicha tarifa
    3. Bullet que indica si dicha Tarifa es NO REEMBOLSABLE.
  • Full Credit. Nos afecta fundamentalmente a la aplicación de POS, los Valores son:
    • S= SI. Ya que los CLIENTES vienen por EMPRESA y/o AGENCIA, hay que saber si el resto de los CARGOS (BAR, TELEFONO, RESTAURANTE,…), de forma automática se cargarán en la cuenta del CLIENTE o bien en la cuenta de la EMPRESA/AGENCIA, en una palabra el término FULL CREDIT.
    • N= No
    • 0 = No se le puede hacer ningún Cargo a la Habitación. Podemos optar por negarle a un CLIENTE el crédito a HABITACIÓN desde cualquier POS, es decir, debe pagar la CONSUMICIÓN al momento y no dejársela a CREDITO a la HABITACIÓN. Es la opción CERO (0). 
  • Email del Booker.
  • Condiciones Especiales. Hasta 3 condiciones especiales (véase apartado). Donde puede dar un mayor descuento, un 7×6, 14×12, …
  • Tipo de Pago, es referencial, no ejecutivo:
    • 1. Contado
    • 2. Crédito
    • 0. Gratuidad
  • Reserva Confirmada. (S/N) u otros valores (1-9 Se pueden tipificar las Reservas). En el caso de Reservas no Confirmadas poseemos un Booking donde nos indica aquellas que están «en tentativa».
  • Fecha Delay. Máxima Fecha Delay, por defecto pone una fecha según configuración, es para aquellas Reservas no confirmadas.
  • Agrupador de Facturas. Este concepto puede resolver muy variadas situaciones y de una forma fácil y clara. Un agrupador es un concepto que hace que la impresión física de una factura adquiera una forma diferente de acuerdo a las necesidades del cliente, aunque siempre (INTERNAMENTE), permanezca inalterable, es más, si ustedes repiten la factura sin el agrupador saldrá impresa con todos los conceptos iníciales.

OTA ID

Lupa Acceso Reservas

Acceso Reservas

Acceso Restringido TC

Acceso por DNI

Acceso por Tarjeta

Por otro lado puede ser que la mecánica del recepcionista o de la encargada de RESERVAS, sea consultar cualquiera de los DATOS de la ficha de EMPRESA y/o AGENCIA, sería la misma operativa que dar una nueva Alta

Se nos abre una ventana nueva para que podamos crear la Empresa / Agencia

Consulta de Tarifas

Agrupador de Facturas

Condiciones Especiales

Agrupador de Facturas.

En el ejemplo vemos el agrupador AIRE, hará que todos los conceptos que figuren de HABITACIONES, REGIMENES y los SERVICIOS de H=Rapel de Habitación, 20=Minibar, y 55=Café Break los agrupe en un único concepto
llamándole al mismo HABITACIÓN.

Entrada/Salida.

La RESERVA tiene que poseer una fecha de entrada en el HOTEL y una fecha de Salida o unos días desde la Fecha de Entrada. Smart Seven Stars admite una vez dada la Fecha de Entrada, cuando nos está pidiendo la Fecha de Salida, dando ESC, le podemos dar el número de DIAS de la estancia, calculándose la Fecha de Salida automáticamente. Este procedimiento es importante en HOTELES VACACIONALES ya que los TTOO suelen enviar Fecha de Entrada y número de noches.

Además en determinados hoteles es necesario saber la vía tanto de ENTRADA como de SALIDA, es decir, llegan en el AVION delas 3.00 am y salen en el AUTOBUS de las 8.00 am
(este es un dato para HOTELES VACACIONALES o HOTELES de CONVENCIONES)

Tipo / Cantidad de Habitaciones.

Ya “sólo” nos falta decir cuantas habitaciones queremos, que régimen se va a aplicar y como se van a ocupar las habitaciones.

Una RESERVA no tiene por que ser de UNA SOLA HABITACIÓN, ni de un solo tipo de HABITACIÓN o REGIMEN o OCUPACIÓN por ello podemos dar todos aquellos que
necesitemos, COMBINADOS por RESERVA.

Algunos hoteles permiten que además se pueda variar la política de precios, variando o asignando en este punto unos precios diferentes a los que su TARIFA nos asigna para PRECIO HABITACIÓN y/o REGIMEN. En el caso de la NO HABILITACIÓN de esta opción, solamente nos informa de los precios que le corresponden para este TIPO de HABITACIÓN / REGIMEN / OCUPACIÓN. El acceso al precio manual depende de si en configuración se ha habilitado o no.

Otro hecho muy importante (depende de los HOTELES), es en la propia Reserva saber que disponibilidad tenemos en el HOTEL, por ello existe el ICONO para acceder a dicha función y nos permite acceder al BOOK POSITION del periodo que queramos. A esta función se puede acceder en los distintos pasos de la RESERVA.

Canales/Segmentos/Comisionistas.

El uso de Canales y segmentos es cada vez más obligado en todos los Hoteles, si se quiere hacer una buena política de «Revenue».

Antes de comenzar una nueva implantación sería bueno que se dedicase un tiempo a re-estudiar estas dos tipificaciones.

Vea este artículo: Cómo operar con Segmentos de Mercado

Otro de los factores que nos puede influir en las Reservas y cada vez más habituales son los Comisionistas, por ejemplo OTA’s, Motores de Reserva, …, que a posteriori nos envían una factura correspondiente a dichas comisiones. Para poder chequearlas deben de ponerse en las Reservas (si las Reservas se cargan automáticamente se toman los valores por defecto que se indique en el cardex del comisionista). 

Ademas teniendo correctamente estos valores en los KPI’s y otros apartados se podrán calcular correctamente los Netos (ADR, RevPAR y ARR) 

Reservas. Pestaña Rooming List.

En Altas los primeros datos son arrastrados de la pestaña anterior. En Modificaciones veremos los posibles valores  

Smart Seven Stars posee un potente módulo de Modificadores, mediante el cual se puede programar diferentes comportamientos de una Reserva en los diferentes días en los que se va a hospedar.

Por ejemplo podemos decir, que el 4º día no cena ya que se va de PICNIC, a su vez incluirle en el 5º día una CENA de GALA, el 6º día cambiar la ocupación por que viene su mujer, …

Reservas. Notas.

Proceso de Reservas. Asignación Rooming List.

Habrá HOTELES que ya en la RESERVA conocen el ROOMING LIST y por lo tanto quieren darlo, Smart Seven Stars nos solita que le demos los NOMBRES (Asumiendo sus datos si ya estuvieron en el CARDEX), PAIS, DNI, y las OBSERVACIONES particulares de cada CLIENTE. Es importante saber que en cualquier momento nos podemos salir o dejar de dar NOMBRES porque necesitamos realizar otras funciones y posteriormente podemos retomar en cualquier momento en el punto en que hemos quedado.

Además de los NOMBRES también en este punto se le pueden asignar a cada reserva de Habitación SU HABITACIÓN FUTURA, servicios EXTRAS fijos de Cargo DIARIO, citemos un GARAGE, una CUNA (CUNA), una TERCERA PERSONA (PER3), un MENOR EXTRA (MEN1, MEN2, MEN3), etc. Consultar el Manual en lo referente a la creación de SERVICIOS y su creación.

Tenemos en Smart Seven Stars otros DOS métodos de PRE-ASIGNACIÓN de HABITACIONES en la RESERVA

  • AUTOMATICO. Mediante este método se busca por OPTIMIZACIÓN de HUECOS las HABITACIONES ideales para la PRE-ASIGNACIÓN. Así dicho suena perfecto pero muchas veces la realidad es otra, es decir, puede ser que las HABITACIONES más adecuadas puede que no sean las más idóneas, por que quedan en PLANTAS separadas, no tienen todas las mismas características que se necesitan para la RESERVA, …
  • POR ORDENES de TRABAJO. Es decir, nosotros decimos las HABITACIONES que nos CONVIENEN para una determinada RESERVA y Smart Seven Stars se encarga de casarlas.

Porque la PRE-ASIGNACIÓN. En primer lugar sabemos que es una preocupación muy importante por parte de los Hoteles los GRUPOS, y su correspondiente CHECK-IN, está claro que con una PRE-ASIGNACIÓN del día anterior, o de horas antes, el CHECK-IN es INMEDIATO.

Resumiendo:

  1. Se obtiene un listado para saber cuales son las HABITACIONES que están libres en  las fechas que deseamos.
  2. Sobre este listado marcamos las que nos conviene asignar.
  3. Creamos la orden de trabajo para que nos case automáticamente las HABITACIONES con la RESERVA.
  4. Ejecutamos dicha Orden de Trabajo.
  5. Comprobamos el buen funcionamiento de dicha PRE-ASIGNACIÓN.

Cuando demos el Rooming List en la RESERVA, se admitía la posibilidad de SALIRSE en cualquier momento para retomar dicha RESERVA se posee un apartado especial, de, nunca mejor dicho,  completar RESERVAS, actualmente en la versión WEB 4.0 ya no es necesario, ya que se visualiza la Reserva y se accede a partir de donde deseamos.

Hemos vista las particularidades de una RESERVA de AGENCIA/EMPRESA, pues bien para las de un CLIENTE DIRECTO, son prácticamente las mismas, eso si, adaptadas a que es un CLIENTE y no una AGENCIA/EMPRESA

Reservas Externas

Llamamos Reservas Externas o Borrador de Reservas, a las Reservas que no las consideramos para efectos del Booking. Se puede aplicar para varios casos, por ejemplo:
• si deseamos dar de baja una reserva pero no queremos perder los datos ya que a lo mejor la reactivan, (al darla de baja nos pregunta si deseamos pasarla al Borrador de Reservas.
• Nos llaman para pedirnos un presupuesto pero que aún no lo tienen claro si lo van a hacer.
• Estamos con overbooking y queremos tener las reservas por si nos falla alguna reserva de última hora.

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