Smart Seven Stars - Grupo Class One

1. Reservas

Índice de contenido

1.1. Carga de Reservas

1.2 Planning de Salones StarBEO

1.3. Asignación Rooming List

1.4. Modificación de Reservas

1.5. Actualización del Booking

1.6. Listado de Entradas Previstas

1.7. Llegadas con Reserva

1.8. Llegadas sin Reserva

1.9. Log extendido de reservas

1.A. Modificación de Estancias

1.B. Carga Manual de Reservas Externas

1.C. Modificación de Reservas Externas

1.D. Listado de Reservas Externas

1.E. Previsión de Comidas/Comensales

1.F. Listado de Salidas Previstas

1.G. Auditoría de Reservas

1.H. Salida Manual de Habitaciones

1.I. Histórico de Reservas/Estancias

1.4. Modificación Reservas.

En este apartado podremos editar los diferentes campos de la reserva. Puedes ver una descripción más detallada de los mismos en el apartado 1.1 Carga de Reservas.

Con el uso del buscador, pulsando en la lupa, podemos buscar reservas usando los filtros disponibles.

Asimismo, contamos con un botón Last, que nos permite cargar en pantalla la última reserva creada.

Los iconos situados en la parte inferior de la pantalla son los siguientes:

Tokenización de la tarjeta. De esta forma, en sucesivos cobros no habrá necesidad de volver a repetir sus datos.

Factura Proforma. Abre una ventana nueva donde se genera una factura proforma y sus campos a introducir (voucher, datos del cliente, email, etc).

Factura NR (no reembolsable). Creamos una factura por el importe no reembolsable de la reserva. Posteriormente, cuando facturemos la estancia, este importe aparecerá en negativo para restarlo de la factura final. El importe adelantado o prepagado se indica en el campo Anticipo/NR y entre paréntesis el importe cobrado. Esto es útil para aquellos hoteles que usen Pay by link para cobrar las NR y así comprobar si realmente se han pagado las facturas NR o no.

Adjuntar archivos. Podemos adjuntar ficheros a la reserva.

Borrar la reserva. 

Limpiar. Elimina los campos introducidos.

Duplicar la reserva. Crea una reserva nueva con los mismos datos que la reserva de origen.

Mandar a reservas externas. Lleva la reserva a un listado de reservas externas, que son reservas que no las consideramos para efectos del Booking.

Guardar. Guardar la reserva.

En esta sección de la pestaña General vemos el estado económico de la reserva.

  • Modificación: si el bullet está marcado significa que la reserva original ha sido modificada.
  • Email confirmación: Podemos enviar la confirmación de la reserva al cliente por email eligiendo un modelo de los que tengamos creados en la opción 7.G. Modelos de e-mail.
  • Anticipos/NR: Podemos crearlos con el botón a la derecha del importe. Nos llevará a la opción 2.E. Alta de Anticipos/Depósitos para generar un importe adelantado de la reserva, que podremos descontar a la hora de cobrar la factura final.
    En el campo de Anticipos/NR entre paréntesis el importe cobrado. 
  • Fecha de alta: cuándo se creó la reserva.
  • Total: El importe total de la reserva. Si hacemos modificaciones que afectan a los precios, pulsando el botón podemos refrescar/actualizar el importe total.

Si usamos multi-moneda veremos los importes en las monedas utilizadas para la reserva. Ver cómo funciona AQUÍ

En el caso de que queramos cancelar una reserva que tenga anticipos pagados, nos avisará con una alerta.

Las flechas permiten avanzar o retroceder alfabéticamente por número de Voucher si se tratara de una reserva de Agencia o por nombre de Huésped.  El último apartado permite desplazarte a la anterior o a la reserva posterior.

¡Importante! Los tres puntos verticales añaden posibilidades adicionales,

Creación de alertas

Se añade la posibilidad de crear alertas o popups con información relevante para el resto de usuarios de la aplicación acerca de una reserva. De esta manera, se consigue algo parecido a las propias observaciones de la reserva, pero de una manera más «llamativa», ya que estas alertas aparecerán cuando se entre en una reserva, en el apartado de modificación de reservas y/o en el apartado de Llegadas con reserva.
 
Para añadir una alerta, simplemente vamos a una reserva en el apartado de modificación de reservas y en el botón de la esquina superior derecha que es un icono de 3 puntos verticales, nos aparecerá un desplegable en el que pincharemos en «Alertas» (ver captura). Una vez pinchado, nos aparece un popup donde podemos introducir el texto de la alerta, definir un color e indicar si queremos que aparezca en la opción de modificación de reservas, en la de check-in, o en ambas. Además, también aquí podremos ver el histórico de todas las alertas para esa reserva. (ver capturas)
 
Una vez que hayamos creado alguna alerta, al entrar en la reserva correspondiente ya nos aparecerá un popup con dicha alerta (ver captura). Tenemos dos botones, uno de «cerrar» que simplemente cierra el popup y otro de «marcar como gestionado» que deshabilitaría la alerta para que no aparezca más aunque quedaría igualmente en el histórico de las alertas de esa reserva. Si una reserva tuviese más de una alerta, se mostraría por orden cronológico de creación, y al ir cerrando o marcando como gestionadas las alertas se nos irían mostrando las distintas alertas.

Copiar los datos de las habitaciones

Como indicábamos en el punto 1.1 Carga de reservas, existe una opción llamada «Copiar datos a todas las habitaciones«. Se puede encontrar en el menú de tres puntos verticales situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Si se pulsa en ese botón, aparece un popup que da a marcar de entre varios parámetros de la reserva, correspondientes a los datos de una habitación dentro de la reserva. Según lo que marquemos, el programa copiará los datos de la habitación en la que estemos actualmente al resto de las habitaciones de la reserva. Es muy útil para reservas de grupo.
 
Es importante remarcar que los datos deben estar grabados previamente en la reserva. Por ejemplo, si queremos añadir una observación, deberemos primero escribirla, luego guardarla (clicando en el botón de la flecha de la parte inferior), volver a colocarnos sobre dicha habitación y en este momento clicar en la opción de «Copiar datos a todas las habitaciones». Ahí se marcaría la observación que queremos copiar y pulsamos en el botón verde de confirmar. Si hemos seguido estos pasos, todas las habitaciones de la reserva tendrán ahora las mismas observaciones.

Editar importe NR

Otra de las utilidades es Editar importe NR. Esta opción se activa en B.7. Setup – General => Privilegios menú principal => Privilegios especiales. La utilidad abrirá un popup en el que podemos modificar el nuevo importe que queremos reflejar como importe negativo en el concepto NR de la factura final de la reserva.
 

Añadir logs

Podemos añadir culaquier nota o dato relevante que se sumará al 1.9. Log extendido de Reservas. Además tenemos un botón para acceder a esta opción directamente.

Tareas

Aquí podemos ver las tareas activas asociadas a la estancia/reserva. Podremos añadir una nueva tarea pulsando el botón + y mostrar las tareas borradas y finalizadas.

Pestaña Rooming list

En este apartado podemos tratar cada habitación de la reserva independientemente. Pueden tener fechas de entrada y salida distintas, tarifas, descuentos, servicios, etc.

Pulsando el candado junto al Núm. hab. se marca en rojo el campo para indicar que esta preasignación no debe moverse. OJO, no la bloquea, solo es un aviso.

En las reservas de grupos de habitaciones, pulsando en el contador situado abajo, en la pestaña Rooming List, muestra un popup con el listado de habitaciones del grupo. Con los iconos de la izquierda se puede acceder a la ficha de cada habitación y con la X de la derecha se puede borrar individualmente.

En el bloque de servicios, es posibile «bloquear» los servicios de reserva, para que, en caso de una modificación que llegue a través de una OTA, estos servicios se conserven y no desaparezcan.

1.5. Actualización del Booking.

Como su nombre indica, esta opción recalculará el booking de habitaciones a partir de Reservas, Estancias, Bloqueos, etc.

1.6. Listado de Entradas Previstas.

Un Huésped puede entrar en el Hotel por diversos procedimientos:

  • Mediante una Reserva, que a su vez pudo darse directamente o mediante otros procesos externos (OTA’s, Motor de Reservas, TTOO, …)
  • Directamente en la propia Recepción. 1.8. Llegadas sin Reserva
  • Con check-In automático desde nuestro CWM – Customer Web Mobile.

Desde este mismo apartado podemos seleccionar la reserva a entrar (o modificarla).

Este listado lo deberíamos poseer a primera hora de la mañana, es decir, sería uno de los listados que debería emitir automáticamente el CIERRE de NOCHE, las llegadas previstas para el DÍA.

Si la reserva tiene fecha de entrada posterior a la fecha activa, al hacer un doble click en la reserva seleccionada, nos moveremos a la misma para poder modificarla (nos dirige al 1.4 Modificación de Reservas).

En la opción «Visualización» podemos elegir qué columnas queremos ver en la tabla:

  • Fecha entrada / salida.
  • Fecha de alta: La fecha de creación de la reserva.
  • Vía de entrada: Si la hemos indicado en la reserva.
  • # Reserva
  • Confirmada: S/N
  • Origen: Cómo se hizo la reserva. desde 
  • A/C: Titular de la reserva es AGE/EMP o Directo.
  • Booker: A quién va a ser facturada la reserva.
  • Voucher: Localizador de la reserva.
  • Núm. hab: Si la hemos asignado en la reserva. 
  • Huésped: Persona que se alojará en el hotel.
  • Otros alérgenos / discapacidades: Tomará los valores que estén definidos en el cardex del cliente.
  • VIP: Tomará el valor que esté definido en el cardex del cliente.
  • País: Nacionalidad del huésped.
  • Empresa: Código de AGE/EMP asociada al huésped.
  • Última visita: Tomará el valor tenga este campo en el cardex del cliente.
  • Tarifa: Código de la tarifa que aplicamos a la reserva.
  • Precio (Ha): Precio por día de la habitación.
  • Descuento:  Si hemos aplicado algún descuento.
  • Canal / Segmento: Los que hayamos definido en la reserva.
  • Tipo hab.: Tipo de habitación reservada.
  • Tipo hab. Alt.: Si hemos usado un tipo de habitación alternativa.
  • Régimen: El que haya contratado el cliente.
  • Pax: Número de personas que ocuparán la habitación.
  • Observaciones: Las que hayamos indicado en el apartado Observaciones de entrada.
  • Modificadores: Si la reserva tiene modificadores o no.
  • Pre-Checkin: Indica si el cliente ha hecho el Pre-Checkin desde el CWM (Customer Web Mobile)
  • NR: Indica el importe NR que tiene la reserva
  • Anticipos: Indica el importe de anticipos que tiene la reserva
  • Tareas: Indica el número de tareas que tiene la reserva.

1.7. Llegadas con Reserva

Este es el listado de reservas con entrada en la fecha activa (hoy).

Una vez localizada la reserva se nos posiciona siempre en el campo Número Habitación para que se la asignemos o podría estar pre-asignada con anterioridad. Pulsando en la lupa aparece un popup con las habitaciones disponibles del tipo que tiene definido la reserva, además del estado de limpieza, si está ocupada o libre y las características de cada habitación. El orden en que se muestra es por el número de habitación pero se puede configurar otro distinto en la opción A.2. Fichero de habitaciones pestaña Orden de Asignación.

En el caso de que la reserva tenga el Pre-Checkin cumplimentado, aparecerá un popup para avisarlo.

Es importante saber que al dar al Check-In podemos cambiar cualquier dato de la Reserva:

  • Si la Habitación que deseamos asignar está aún ocupada el sistema nos lo indica y no nos deja asignarla.
  • Si la Habitación no está aún Limpia o Revisada (dependiendo de el condicionante que hayamos puesto en Configuración opción B.7. Parámetros opcionales – opción 02 -Cond. mínima de asignación de habitación, también nos lo indica y no nos deja asignarla.
  • Si la Habitación que deseamos asignarle ya está asignada a otra reserva, nos lo indica.
  • Podemos consultar las habitaciones del tipo de la reserva que están libres, incluso por optimización de huecos.
  • Si no tenemos ninguna habitación del tipo que quiere el cliente aquí mismo le podemos variar el Tipo.

¡Importante! En los casos de los grupos con las habitaciones ya pre-asignadas y todos los datos de huéspedes cumplimentados con el pre-checkin (nombre, apellido y país de cada ocupante), dando al botón de Check-in Express, hará el check-in a todo el grupo, por lo que suprimimos las colas en los momentos que realmente se producen.

En el momento que realizamos el check-in, la reserva se transforma en estancia.  Por este motivo, todas las modificaciones que se realicen posteriormente, se harán desde el apartado 1.A. Modificación de estancias.

Este listado se puede ordenar por cualquiera de las columnas pulsando sobre el nombre de cada columna.

En este apartado rellenamos la ficha de policía, necesaria para completar el check-in.

En el caso de que el hotel tenga un lector de documentos, pulsando el icono correspondiente, pedirá que se sitúe el documento en el lector para su lectura.

Pulsamos el tick verde, y en función de los parámetros que tengamos configurados en el apartado B.7. Parámetros opcionales se iniciará el procedimiento de firma del viajero. 

⇒ Ver configuración del Contrato de hospedaje digital AQUÍ 

⇒ Ver funcionamiento de la firma en tablet AQUÍ

⇒ Ver funcionamiento del check-in desde CWM AQUÍ

Este proceso es idéntico para el resto de huéspedes.

En el caso de que el hotel se encuentre en una ciudad con tasa turística, en este apartado se añade la misma a la estancia.

El icono a la derecha del tick verde (icono de persona en la cama) nos permite cargar la tasa turística en la cuenta de la habitación. El tick verde nos lleva al pago directo, y nos indicará las formas de pago definidas para liquidar. Ver este manual para la configuración de la Tasa Turística.

Posteriormente, si el hotel dispone de grabador de llaves, se pedirá que se sitúe la tarjeta en el grabador.

1.8. Llegadas sin Reserva

Este proceso enlaza el alta de reserva y el check-in consecutivamente.

El menú y los campos a rellenar son idénticos a la opción 1.1. Carga de Reservas y a la opción 1.7. Llegadas con Reserva.

1.9. Log extendido de Reservas

Se ha creado un nuevo log de reservas, más extendido y que registra los siguientes eventos:
  • Emisión de factura.
  • Creación de anticipo.
  • Uso de anticipo.
  • Cobro.
  • Check-in.
  • Check-out.
  • Cambio de habitación.
  • Log manual.
  • Creación de reserva.
  • Modificación de reserva (para ver más detalles de la modificación en la auditoría de reservas)
  • Cancelación de reserva
  • Envío de email de confirmación de reserva
  • Envío de email del CWM (precheckin, check-in o check-out)
  • Creación de una alerta en la reserva.
  • Fichero adjunto añadido a la reserva.
  • Fichero adjunto eliminado de la reserva.
  • Acción desde el CWM (para más detalles ver las notificaciones CWM).
  • Pasar la reserva definitiva a reserva externa(tentativa) o viceversa.
  • Envío de la factura por email.
  • Tokenización de tarjetas.
Para añadir un log manual, se puede hacer tanto desde la modificación de reservas como desde la modificación de estancias.
 
Se muestran varias capturas que ilustran dónde los podemos encontrar.

Solo PayByLink: Filtro para mostrar solo los relacionados con los pagos online (PayByLink y tokenización)

Class One
Chatbot Image

Powered by artificial intelligence, the bot can make mistakes. Consider checking important information.