B.8. Setup. Formatos/Interfaces
PROCESOS DE OFICINA (BACKOFFICE)
B.8. Setup. Formatos/Interfaces
El Panel de A BORDO
Parámetros opcionales
Facturas
Campos extra ficha policía
Parte de viajeros
Policía y viajeros
Contrato de hospedaje
Contrato de hospedaje digital
Wacom
Partee
INE
Centralita
Voxel
Keycard
Scanner
Medios de pago
Revenue Management
Galería Firma de Viajero
Email Marketing
Check-in QR
Reconocimiento Facial
Shuttle
Wifi
Meteorología
FlexMyRoom
E-factura
HiJiffy
Cambio de moneda
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Parámetros opcionales
Opción Time-Sharing: Activando esta opción se podrán definir los parámetros, por defecto, de este modelo (segmento, canal, tarifa, régimen, ocupación y cuenta contable)
NOTA: Obligatoriamente debe tener contratado el módulo Time-Sharing
Enlazar la Grabadora de Tarjetas con Check-in: Si se activa, se podrán definir las horas de entrada y salida, y el número de grabaciones.
Separador CSV tablas: definimos el carácter separador para las tablas CSV.
Tarjetas Pulsera RFID: Elegimos el tipo de uso de las pulseras.
Formateador de Facturas. Configuración
En este apartado configuramos la personalización del formato de facturas.
Tenemos un botón de “Test” para ver, en cada momento, cómo queda la configuración o modificación que hayamos hecho.
Los márgenes están medidos en pixels.
En esta sección definimos los logos y la imagen corporativa del hotel.
Personalización de los datos de cabecera del hotel que quiera mostrar en la factura.
Definimos el tamaño y márgenes de los datos de cabecera, tanto del hotel cómo del cliente. Marcando el bullet “Mostrar Cuenta Cliente” aparecerá en la factura el código de cuenta que tengamos definida para cada cliente.
Configuración de la Cabecera del cuerpo: Layout (filas, columnas). Lo más importante es saber cómo queremos definir nuestra cabecera previa al cuerpo de la factura. Ejemplo 1. Una sola línea de 6 columnas Ejemplo 2. Tres líneas de 3 columnas. Si pulsamos el botón verde, se modificarán los campos a los que arrastramos las cajas con los diferentes literales. Bajo estos literales aparecerán los datos correspondientes de cada factura.
Los literales puede ponerlos como desee, le pueden ocupar una o dos líneas dependiendo de las longitudes y los fonts. Si quiere forzar dos líneas deje blancos desde uno a otro literal.
Si marcamos el bullet “Columna de Saldo” nos muestra una columna a la derecha con el saldo de cada línea de la factura. Poco usado en España.
Definimos el tamaño y márgenes de los datos de cabecera, tanto del hotel cómo del cliente. Marcando el bullet “Mostrar Cuenta Cliente” aparecerá en la factura el código de cuenta que tengamos definida para cada cliente.
En este apartado configuramos el texto del email para el envío de facturas. Podemos personalizar cada email al nombre del cliente.
Esto es igual para la siguiente sección “Link de pago”.
Repetir el procedimiento por cada idioma que se necesite.
Campos extras Ficha de Policía
Con esta opción creamos los campos extras que deseemos añadir en el contrato. Es una opción de texto libre. Ver más información aquí.
Parte de viajeros
En estas opciones editamos los textos de las Fichas de Policía y el Contrato de hospedaje. Se trata de editores de texto comunes. Tenemos un botón “TEST” para ver cómo va quedando la edición.
Texto legal que debe aparecer en las fichas de policía. Los tres espacios de “Acepto” generan bullets con las cláusulas que deseemos establecer.
Podemos hacer que el típico contrato de Hospedaje y personificarlo como nosotros queramos.
Este impreso es el típico donde se suele dar la llave de la habitación.
Policía y viajeros
Los diferentes estados o naciones exigen que los huéspedes estén identificados y además diariamente se les envíe una relación de los mismos.
En Class One contemplamos que los formatos los pueda definir el Hotel según la reglamentación correspondiente.
A estos apartados se debe asociar las lecturas de los documentos identificativos del cada país (DNI, RG, INE Pasaporte, …).
Para más información:
http://manuales.shms.es/ssipolicia/
Contrato de hospedaje
Podemos personalizar a medida el contrato de Hospedaje, de manera que al realizar el check-in del cliente, se imprima automáticamente.
Este impreso es el típico donde se suele entregar la llave de la habitación.
Los campos que se nos indica en dicho formateador los podemos situar en las coordenadas que deseemos, al igual que otra serie de parámetros al estilo del formateador de facturas, e incluso el literal que se suele poner en uno de los márgenes.
Contrato de hospedaje digital
Si utiliza Tablet para la firma del viajero, aquí puede definir y dar formato al texto que aparecerá en pantalla.
En el momento de crear el html para el contrato de hospedaje digital, es importante definir bien el tamaño que se quiere aplicar al recuadro de la firma ya que por defecto va ocupar el 100% del ancho del documento, por lo que si queremos que no salga tan grande hay rodearlo de un contenedor que ajuste este ancho.
Veamos que opciones nuevas tenemos en Parámetros opcionales B.7. Setup-General
Hay que tener en cuenta que ahora, si existe más de un documento, se van a poner en cola a la espera de ser firmados.
Indicaciones a considerar en el uso de los documentos:
- Se puede tener activo uno de entre los partes de viajeros y el contrato de hospedaje digital, entonces se generan para firmar tantos partes de viajeros/ficha de policía igual al número de huéspedes y un único contrato de hospedaje, teniendo en cuenta que la información que sale en el contrato de hospedaje son los datos del primer huésped.
- En este caso vemos que están marcados el Parte de viajeros y el Contrato de hospedaje digital, es importante que las cláusulas solo estén definidas en un formato, para evitar que se solapen. Por ejemplo si en el parte de viajeros sólo tenemos definido la cláusula 1, no debemos usarla en el contrato de hospedaje digital pero si podríamos usar la cláusula 2 y 3.
- Los formatos de documentos contra la firma se usan tanto en checkin, en la opción 7.1. Gestión de fichas de policía y en el 7.A. Contrato de hospedaje (bienvenido).
- Las imágenes que se incluyan en el texto html de la plantilla, han de ser externas (http://…) y hay que tener en cuenta que si se ponen muchas imágenes o mucho contenido, se podrá notar cierta lentitud en la generación del PDF a partir de la plantilla.
(07-b) Contrato de hospedaje Digital
Sirve para diseñar nuestro propio contrato de hospedaje mediante plantilla html o texto plano. A su vez, activando esta opción y si se posee la aplicación del Customer Web Mobile, el cliente podrá firmarlo en su smartphone y recibirlo en su dispositivo.
Se añade la opción de que el cliente pueda aceptar o no, mediante un check, las diferentes cláusulas que podamos tener. Incluso una tercera cláusula de Marketing destinada a comunicaciones de promociones o newsletter. Si el cliente marca esta cláusula después de firmar, nos da autorización de email y SMS en el cardex del cliente.
(08-a) Mostrar PDF aunque esté configurada la firma del viajero
Esta opción nos permite sacar por pantalla el documento que al mismo tiempo le sale al cliente en la tablet para firmar.
(08-b) Forzar espera por la firma
Al hacer la ficha de la policía y al darle al check verde para que el cliente pueda firmar en la tablet, nos muestra un pop up «Esperando firma…». Hasta que el cliente no haya firmado no desaparecerá.
Wacom
Wacom es una interface para firma del parte de viajeros. No es compatible con el contrato digital.
Partee
Partee es una interface de lector de documentos en el check-in.
Para más información, accede a:
INE
INE: Debemos cumplimentar todos los campos, necesario para mandar las encuestas del Instituto Nacional de Estadísticas.
Los datos finales de Personal no remunerado, fijo y remunerado eventual deberá cambiarlos cada mes, al emitir dichos informes para el INE.
Enlace para más información:
http://manuales.shms.es/ssiine/
Centralita
Centralita: Debemos de realizar el mapping correcto de nuestro PMS con respecto a la Centralita.
Hay que hacer las equivalencias de las Habitaciones, extensiones y Limpiadoras si se fuera a utilizar el servicio de hmobile de Room Status.
STAND-BY.
Cuando una CAMARERA ha fichado ya la entrada en la habitación, pero tiene que hacer otra función y deja la Habitación en Stand-By. Hora de Entrada: la que ha entrado en la Habitación. Hora de Salida: como aún no salió estará 9999 Código de Stand-By en este caso es 41. Se activará cuando el PMS reciba de la Centralita una trama Room Status (Tipo “R”), y el código que venga a continuación en el ejemplo 39.
LIMPIEZA INCONDICIONAL.
Se activará cuando el PMS reciba de la Centralita una trama Room Status (Tipo “R”), y el código que venga a continuación corresponda con el ejemplo 39
LIMPIEZA STANDARD. Con control de Camareras.
Se activará cuando el PMS reciba de la Centralita una trama Room Status (Tipo “R”), y el código que venga a continuación no coincida con los anteriores La primera pasada, cuando la Hora de Inicio esté a 9999, le pondrá la hora de Inicio la actual y añadirá el código de Camarera en su control, además pondrá la hora de fin a 9999 y el código de la Revisión (GOBERNANTA) sin valor. La segunda vez (ya tendrá valor la hora de inicio) y la hora de fin estará a 9999, Limpia la Habitación y pone la hora de fin con su valor. La tercera vez (revisión), estarán con valor hora de inicio y fin, y la hora de revisión con valor 9999, pondrá el código de la Gobernanta (el que venga a continuación) y la hora de revisión.
BLOQUEO DESBLOQUEO de habitaciones
Se activará cuando el PMS reciba de la Centralita una trama Room Status (Tipo “R”), y el código que venga a continuación coincida con el parámetro de DESBLOQUEO. La desbloqueará, actualizará booking y la pasará a LIMPIA.
Para más información, accede al enlace:
http://manuales.shms.es/ssictf/
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Voxel
Voxel: Seven Stars tiene implementado la facilidad de trabajar con factura electrónica por defecto, es decir, en el momento de facturar a una agencia o empresa, Seven Stars genera automáticamente una factura electrónica con modelo VOXEL, que la pueden recuperar a través del libro de decisiones estratégicas (LVDE) seleccionando la opción de “Factura Electrónica”.
Para más información, accede al enlace:
Keycard
Las keycard son las llaves que permiten el acceso a las habitaciones.
Para obtener más datos de cada proveedor de servicios, accede a:
http://manuales.shms.es/ssillaves/
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Scanner
Para obtener más datos de cada proveedor de servicios, accede a:
http://manuales.shms.es/ssiscaner/
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Medios de pago
Aquí configuramos el email que enviamos al cliente con el enlace de pago. Es común para cualquier pasarela.
Cada proveedor nos debe facilitar los datos de configuración de su pasarela.
Información importante sobre la normativa PSD2:
http://manuales.shms.es/sspsd2/
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Revenue Management
En este apartado configuramos los diferentes agregadores de datos que tengamos contratados.
Para más información:
Galería Firma de Viajero
Esta utilidad permite cargar un carrusel de fotos en la tablet a modo de salvapantallas, mientras no se use para firmar.
Email Marketing
Esta sección permite configurar los diferentes proveedores de email marketing.
Para mayor información:
Checkin QR
Para más información, accede a:
http://www.reservahotel.com/90/indexSevenStars/SSesnew2007QR.pdf
Reconocimiento Facial
Podemos hacer uso de la tecnología de reconocimiento facial.
Shuttle
Configuramos los servicios de Shuttle/Transfer/Traslados que se realizan a/desde el hotel.
Estos servicios los usamos en la opción F.G. Gestión de Shuttle
Wifi
Configuración de proveedores de tecnología Wifi para clientes del hotel.
Meteorología
Pulsamos en +info y nos lleva a la eb del proveedor de información meteorológica.
Pulsamos +info para encontrar las coordenadas del hotel.
FlexMyRoom
Configuramos el enlace con la compañía de seguros FlexMyRoom.
Más info en https://flexmyroom.com/flexmyroom/
E-Factura
Configuramos los datos comunes para los receptores de facturas electrónicas.
HiJiffy
Datos de conexión que tiene que facilitar este proveedor.
Cambio de moneda
Configuración del proveedor de datos de cambio de moneda. Ver funcionamiento de la Multimoneda AQUÍ
