B.8. Setup. Formatos/Interfaces
PROCESOS DE OFICINA (BACKOFFICE)
B.8. Setup. Formatos/Interfaces
El Panel de A BORDO
Parámetros opcionales
Facturas
Campos extra ficha policía
Parte de viajeros
Policía y viajeros
Contrato de hospedaje
Contrato de hospedaje digital
Wacom
Police Comunication
ROAT
Partee
INE
Centralita
Voxel
Keycard
Scanner
Medios de pago
Gestión de efectivo
Revenue Management
Galería Firma de Viajero
Email Marketing
Check-in QR
Reconocimiento Facial
Shuttle
Wifi
Meteorología
FlexMyRoom
E-factura y TicketBai
Cambio de moneda
APIs
OpenApi
HiJiffy
Jaippy
Minibar / Lavandería
TigerTMS
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Parámetros opcionales
Opción Time-Sharing: Activando esta opción se podrán definir los parámetros, por defecto, de este modelo (segmento, canal, tarifa, régimen, ocupación y cuenta contable)
NOTA: Obligatoriamente debe tener contratado el módulo Time-Sharing
Enlazar la Grabadora de Tarjetas con Check-in: Si se activa, se podrán definir las horas de entrada y salida, y el número de grabaciones.
Separador CSV tablas: definimos el carácter separador para las tablas CSV.
Tarjetas Pulsera RFID: Elegimos el tipo de uso de las pulseras.
Formateador de Facturas. Configuración
En este apartado configuramos la personalización del formato de facturas.
Tenemos un botón de “Test” para ver, en cada momento, cómo queda la configuración o modificación que hayamos hecho.
Los márgenes están medidos en pixels.
En esta sección definimos los logos y la imagen corporativa del hotel.
Personalización de los datos de cabecera del hotel que quiera mostrar en la factura.
Definimos el tamaño y márgenes de los datos de cabecera, tanto del hotel cómo del cliente. Marcando el bullet “Mostrar Cuenta Cliente” aparecerá en la factura el código de cuenta que tengamos definida para cada cliente.
Configuración de la Cabecera del cuerpo: Layout (filas, columnas). Lo más importante es saber cómo queremos definir nuestra cabecera previa al cuerpo de la factura. Ejemplo 1. Una sola línea de 6 columnas Ejemplo 2. Tres líneas de 3 columnas. Si pulsamos el botón verde, se modificarán los campos a los que arrastramos las cajas con los diferentes literales. Bajo estos literales aparecerán los datos correspondientes de cada factura.
Los literales puede ponerlos como desee, le pueden ocupar una o dos líneas dependiendo de las longitudes y los fonts. Si quiere forzar dos líneas deje blancos desde uno a otro literal.
Si marcamos el bullet “Columna de Saldo” nos muestra una columna a la derecha con el saldo de cada línea de la factura. Poco usado en España.
Definimos el tamaño y márgenes de los datos de cabecera, tanto del hotel cómo del cliente. Marcando el bullet “Mostrar Cuenta Cliente” aparecerá en la factura el código de cuenta que tengamos definida para cada cliente.
En este apartado configuramos el texto del email para el envío de facturas. Podemos personalizar cada email al nombre del cliente y, si tiene que pagarnos la factura, podemos incluirle el “Link de pago” apra que proceda al mismo a través de la pasarela de pagos que tengamos contratada.
Repetir el procedimiento por cada idioma que se necesite.
Campos extras Ficha de Policía
Con esta opción creamos los campos extras que deseemos añadir en el contrato. Es una opción de texto libre. Ver más información aquí.
Parte de viajeros
En estas opciones editamos los textos de las Fichas de Policía y el Contrato de hospedaje. Se trata de editores de texto comunes. Tenemos un botón “TEST” para ver cómo va quedando la edición.
Texto legal que debe aparecer en las fichas de policía. Los tres espacios de “Acepto” generan bullets con las cláusulas que deseemos establecer.
Podemos hacer que el típico contrato de Hospedaje y personificarlo como nosotros queramos.
Policía y viajeros
Los diferentes estados o naciones exigen que los huéspedes estén identificados y además diariamente se les envíe una relación de los mismos.
En Class One contemplamos que los formatos los pueda definir el Hotel según la reglamentación correspondiente.
A estos apartados se debe asociar las lecturas de los documentos identificativos del cada país (DNI, RG, INE Pasaporte, …).
Para más información:
http://manuales.shms.es/ssipolicia/
Contrato de hospedaje
Podemos personalizar a medida el contrato de Hospedaje, de manera que al realizar el check-in del cliente, se imprima automáticamente.
Este impreso es el típico donde se suele entregar la llave de la habitación.
Los campos que se nos indica en dicho formateador los podemos situar en las coordenadas que deseemos, al igual que otra serie de parámetros al estilo del formateador de facturas, e incluso el literal que se suele poner en uno de los márgenes.
Para ubicar cada campo a imprimir lo definimos a través de «coordenadas cartesianas» expresadas en píxeles. Las cuatro medidas que debemos introducir en las columnas se refieren a un «recuadro imaginario» en el que marcamos dónde se sitúa la esquina superior izquierda, en la que la X es la distancia desde el margen izquierdo y la Y es la distancia desde el margen superior, y la esquina inferior derecha.
Contrato de hospedaje digital
Si utiliza Tablet para la firma del viajero, aquí puede definir y dar formato al texto que aparecerá en pantalla.
En el momento de crear el html para el contrato de hospedaje digital, es importante definir bien el tamaño que se quiere aplicar al recuadro de la firma ya que por defecto va ocupar el 100% del ancho del documento, por lo que si queremos que no salga tan grande hay rodearlo de un contenedor que ajuste este ancho.
Veamos que opciones nuevas tenemos en B.7. Setup-General =>Parámetros opcionales
Hay que tener en cuenta que ahora, si existe más de un documento, se van a poner en cola a la espera de ser firmados.
Indicaciones a considerar en el uso de los documentos:
- Se puede tener activo uno de entre los partes de viajeros y el contrato de hospedaje digital, entonces se generan para firmar tantos partes de viajeros/ficha de policía igual al número de huéspedes y un único contrato de hospedaje, teniendo en cuenta que la información que sale en el contrato de hospedaje son los datos del primer huésped.
- En este caso, vemos que están marcados el Parte de viajeros y el Contrato de hospedaje digital. Es importante que las cláusulas solo estén definidas en un formato para evitar que se solapen. Por ejemplo, si en el parte de viajeros sólo tenemos definido la cláusula 1, no debemos usarla en el contrato de hospedaje digital, pero sí podríamos usar la cláusula 2 y 3.
- Los formatos de documentos contra la firma se usan tanto en checkin, en la opción 7.1. Gestión de fichas de policía y en el 7.A. Contrato de hospedaje (bienvenido).
- Las imágenes que se incluyan en el texto html de la plantilla, han de ser externas (http://…) y hay que tener en cuenta que si se ponen muchas imágenes o mucho contenido, se podrá notar cierta lentitud en la generación del PDF a partir de la plantilla.
(07-b) Contrato de hospedaje Digital
Sirve para diseñar nuestro propio contrato de hospedaje mediante plantilla html o texto plano. A su vez, activando esta opción y si se posee la aplicación del Customer Web Mobile, el cliente podrá firmarlo en su smartphone y recibirlo en su dispositivo.
Se añade la opción de que el cliente pueda aceptar o no, mediante un check, las diferentes cláusulas que podamos tener. Incluso una tercera cláusula de Marketing destinada a comunicaciones de promociones o newsletter. Si el cliente marca esta cláusula después de firmar, nos da autorización de email y SMS en el cardex del cliente.
Este parámetro se usará en las exportaciones a distintas plataformas de marketing por email como Mailchimp, Sendinblue, etc, pudiendo configurar que solo se envíen a los que han aceptado esta cláusula. Para usarlo simplemente rellenando el campo con el texto legal correspondiente, automáticamente aparecerá al firmar la ficha de policía en el CWM. También saldrá en los PDF de los partes de viajero/fichas de policía/contratos de hospedaje, pero obviamente si se imprimen y el huésped las marca «a mano» no tenemos forma de relacionarlo con el parámetro del cárdex descrito anteriormente.
(08-a) Mostrar PDF aunque esté configurada la firma del viajero
Esta opción nos permite sacar por pantalla el documento que al mismo tiempo le sale al cliente en la tablet para firmar.
(08-b) Forzar espera por la firma
Al hacer la ficha de la policía y al darle al check verde para que el cliente pueda firmar en la tablet, nos muestra un pop up «Esperando firma…». Hasta que el cliente no haya firmado no desaparecerá.
Wacom
Wacom es una interface para firma del parte de viajeros. No es compatible con el contrato digital.
Police Comunication
ATENCIÓN: Nueva normativa para el envío de las Fichas de Policía a SES.HOSPEDAJES.
ROAT
Normativa que afecta al Principado de Andorra.
Partee
Partee es una interface de lector de documentos en el check-in.
Para más información, accede a:
INE
Marcando el check Generación por canal, se genera la estadística en función del canal que tenga definido cada estancia. Es necesario definir a qué categoría del INE pertenece cada canal, en la opción A.I.1. Fichero de canales y los segmentos que se asociarán a Grupos en A.8. Fichero de segmentos.
INE: Debemos cumplimentar todos los campos, necesario para mandar las encuestas del Instituto Nacional de Estadísticas.
Los datos finales de Personal no remunerado, fijo y remunerado eventual deberá cambiarlos cada mes, al emitir dichos informes para el INE.
Enlace para más información: http://manuales.shms.es/ssiine/
Centralita
Centralita: Debemos de realizar el mapping correcto de nuestro PMS con respecto a la Centralita.
Hay que hacer las equivalencias de las Habitaciones, extensiones y Limpiadoras si se fuera a utilizar el servicio de hmobile de Room Status.
STAND-BY.
Cuando una CAMARERA ha fichado ya la entrada en la habitación, pero tiene que hacer otra función y deja la Habitación en Stand-By. Hora de Entrada: la que ha entrado en la Habitación. Hora de Salida: como aún no salió estará 9999 Código de Stand-By en este caso es 41. Se activará cuando el PMS reciba de la Centralita una trama Room Status (Tipo “R”), y el código que venga a continuación en el ejemplo 39.
LIMPIEZA INCONDICIONAL.
Se activará cuando el PMS reciba de la Centralita una trama Room Status (Tipo “R”), y el código que venga a continuación corresponda con el ejemplo 39
LIMPIEZA STANDARD. Con control de Camareras.
Se activará cuando el PMS reciba de la Centralita una trama Room Status (Tipo “R”), y el código que venga a continuación no coincida con los anteriores La primera pasada, cuando la Hora de Inicio esté a 9999, le pondrá la hora de Inicio la actual y añadirá el código de Camarera en su control, además pondrá la hora de fin a 9999 y el código de la Revisión (GOBERNANTA) sin valor. La segunda vez (ya tendrá valor la hora de inicio) y la hora de fin estará a 9999, Limpia la Habitación y pone la hora de fin con su valor. La tercera vez (revisión), estarán con valor hora de inicio y fin, y la hora de revisión con valor 9999, pondrá el código de la Gobernanta (el que venga a continuación) y la hora de revisión.
BLOQUEO DESBLOQUEO de habitaciones
Se activará cuando el PMS reciba de la Centralita una trama Room Status (Tipo “R”), y el código que venga a continuación coincida con el parámetro de DESBLOQUEO. La desbloqueará, actualizará booking y la pasará a LIMPIA.
Para más información, accede al enlace:
http://manuales.shms.es/ssictf/
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Voxel
Voxel: Seven Stars tiene implementado la facilidad de trabajar con factura electrónica por defecto, es decir, en el momento de facturar a una agencia o empresa, Seven Stars genera automáticamente una factura electrónica con modelo VOXEL, que la pueden recuperar a través del libro de decisiones estratégicas (LVDE) seleccionando la opción de “Factura Electrónica”.
Para más información, accede al enlace:
http://manuales.shms.es/ssivoxel/
http://manuales.shms.es/ssibsfe/
Se ha añadido un parámetro para, en la generación del XML, redondear a dos decimales línea por línea e ir sumando a los totales. Útil si se detectan bloqueos por parte de Voxel de facturas por errores de redondeo. Los totales de las facturas enviados a Voxel pueden no coincidir con los totales reales de la factura.
Keycard
Las keycard son las llaves que permiten el acceso a las habitaciones.
Para obtener más datos de cada proveedor de servicios, accede a:
http://manuales.shms.es/ssillaves/
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Scanner
Para obtener más datos de cada proveedor de servicios, accede a:
http://manuales.shms.es/ssiscaner/
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Medios de pago
Aquí configuramos el email que enviamos al cliente con el enlace de pago. Es común para cualquier pasarela.
Cada proveedor nos debe facilitar los datos de configuración de su pasarela.
- No guardar tokens de reservas en cárdex: Si se marca, la tokenización de tarjetas para una reserva sólo afectará a esa reserva y no se guardará en el cardex del cliente asociado a la reserva.
Información importante sobre la normativa PSD2: http://manuales.shms.es/sspsd2/
Configuración de las distintas pasarelas de pago: http://manuales.shms.es/conexion-datafonos/
Nota importante: En el caso de que el hotel tenga los programas en «Cloud» será necesario tener un IP pública fija.
Gestión de efectivo
- Host:
- Usuario: Lo facilita CashDro
- Contraseña: La facilita CashDro
- Forma de pago: Debemos definir una forma de pago del tipo «Efectivo» en A.D. Fichero de formas de pago. Si se dispone de más de una máquina de efectivo, se debe configurar una forma de pago para cada una.
- Activo: Para activar el servicio.
Revenue Management
En este apartado configuramos los diferentes agregadores de datos que tengamos contratados.
Para más información:
Galería Firma de Viajero
Esta utilidad permite cargar un carrusel de fotos en la tablet a modo de salvapantallas, mientras no se use para firmar.
Email Marketing
Esta sección permite configurar los diferentes proveedores de email marketing.
Para mayor información:
Checkin QR
Para más información, accede a: https://manuales.shms.es/tratamiento-qr/
Reconocimiento Facial
Podemos hacer uso de la tecnología de reconocimiento facial.
Shuttle
Configuramos los servicios de Shuttle/Transfer/Traslados que se realizan a/desde el hotel.
Estos servicios los usamos en la opción F.G. Gestión de Shuttle
Es posible deshabilitar la opción de Shuttle en el CWM para que el cliente no tenga acceso a ella.
Wifi
Configuración de proveedores de tecnología Wifi para clientes del hotel.
Actualmente tenemos integración con Faber, Hotelinking y Aruba ClearPass.
Meteorología
Pulsamos en +info y nos lleva a la eb del proveedor de información meteorológica.
Pulsamos +info para encontrar las coordenadas del hotel.
FlexMyRoom
Configuramos el enlace con la compañía de seguros FlexMyRoom.
Más info en https://flexmyroom.com/flexmyroom/
E-Factura
Configuramos los datos comunes para los receptores de facturas electrónicas.
TICKETBAI
La integración de nuestras aplicaciones al sistema TicketBAI tiene una serie de implicaciones que se explicarán en el siguiente documento. Todas ellas están derivadas del modo de funcionamiento de TicketBAI, que en resumen implica que a partir del momento en que se emite una factura o ticket, éste ya no podrá ser modificado nunca más (aunque sea del mismo día). Se ha intentado alterar la operativa anterior lo menos posible, aunque en algunos casos ha sido imposible y la normativa TicketBAI implica nuevas limitaciones que antes no existían. Además, el proceso de emisión de una factura lleva consigo una serie de procedimientos (creación de fichero TicketBAI firmado con certificado digital, creación de QR identificativo, etc.) que pueden ralentizarlo. Nuestras estimaciones son de 1 segundo aprox. según nuestras pruebas, dependiendo del servidor.
Las aplicaciones afectadas por esta normativa son aquellas que pueden emitir una factura o ticket: POS, PMS y BEO. Además, aquellos clientes que usasen nuestro programa de contabilidad y estuviesen enviando los datos al SII desde Allar ya no tendrán que enviar los datos al SII, sino que tendrán que enviarse el LROE (Libro Registro de Operaciones Económicas). Aquí hay que destacar que, a diferencia del SII, serán las propias aplicaciones de POS, PMS y BEO las que envíen los datos al LROE ya que se necesita la información generada para TicketBAI. Sin embargo, las facturas recibidas deberán enviarse desde Allar hacia el LROE.
Los XML de las facturas generadas se guardan en una carpeta en el LVDE.
La documentación oficial de TicketBAI se encuentra en https://www.batuz.eus/es/inicio
PMS
Como decíamos al principio, el cambio más importante con esta normativa es que una vez emitida una factura, ésta no se puede modificar. Esto implica que en las facturas no se pueden añadir ni borrar las líneas, ni modificar el importe de una línea. De la cabecera, no se puede modificar el nombre, documento, tipo de documento ni país. Además, no se podrá dividir una factura una vez emitida ni cambiar el descuento, ya que modificaría el importe de la factura.
En esta nueva versión se introduce un nuevo campo en la factura que es el tipo de documento. Aquí, se podrá elegir entre NIF, Pasaporte, NIE, etc. Al emitir la factura, se validará el formato del NIF o NIE si tiene más de 3 caracteres, para evitar errores posteriores. También se ha añadido este selector en los maestros de agencias/empresas/clientes, de la misma manera que en facturas.
Una vez emitida la factura, en la parte inferior del PDF aparecerá un código QR que es el identificador de TicketBAI, mediante el cual el receptor de la factura puede verificar que la factura es válida y se ha generado correctamente de acuerdo a la normativa TicketBAI.
Además de generar el identificador TicketBAI, para cumplir con la normativa es necesario enviar todas las facturas generadas al LROE. En este caso, se realizará a través de la tarea programada que se ha configurado en el B.8.E-invoice -> Común. El proceso típico sería, pues, que durante un día se van generando las facturas correspondientes y, al día siguiente, la tarea programada envía las facturas generadas el día anterior. Si todo va bien, las facturas se recibirán en la hacienda vasca y el hotelero no tendrá que hacer nada más. Si alguna de las facturas contiene algún error, la hacienda vasca nos devolverá un error y este será enviado por correo electrónico a la dirección configurada.
Para corregir este error, deberemos ir a la opción “G.E.Facturación electrónica”, donde podremos comprobar si las facturas están marcadas como “Enviadas”, si se han enviado correctamente, o “pendientes”. Si tenemos alguna que ha fallado en el proceso automático, podremos intentar enviarla de nuevo a través de esta opción. Es probable que, al intentar enviarla de nuevo, sigamos recibiendo el mismo error. Esto querrá decir que la factura se habrá generado de manera incorrecta deberemos generar una factura de anulación, enviar ambas facturas pulsando el botón de “LROE sin software garante” y después emitir una nueva factura ya correcta y enviarla normalmente. Este procedimiento está indicado en la FAQ 160 de Batuz y solo podrá ser ejectuado por usuarios administradores.
En cuanto al enlace contable generado y exportado a Allar, hay una diferencia con respecto a cómo funcionaba previamente, y es que los movimientos de IVA generados ya se envían como “exportados” de tal manera que en Allar no se vuelvan a enviar por duplicado al LROE.
Configuración en B.8.E-factura (Común y Ticket BAI):
- Los primeros parámetros (Licencia TBAI, NIF y nombre entidad desarrolladora y version), así como la QR URL y URL LROE serán suministrados por Class One.
- El hotel únicamente deberá configurar los parámetros de “Descripción factura”, “NIF hotel” y “Razón social hotel”, así como la Ruta al certificado.
- El certificado debe tener formato p12 sin contraseña
- En la pestaña de Común se configurar a qué hora se van a enviar los datos al LROE y un email donde se manden los posibles errores de este envío, al igual que se hacía en Allar con el envío al SII. Se envían las facturas de días anteriores, según se indique en el parámetro de días.
- El botón de “Comprobar” debe devolver que el certificado está OK
- El botón de “Test firma” sirve para comprobar que el proceso de generación del fichero TicketBAI está configurado correctamente.
- Alinear QR a la derecha
- Modificación temporal de factura al anular factura: Marcar este bullet para que nos permita hacer correcciones en la factura generada tras una de abono, antes de firmarla digitalmente.
POS
Los parámetros de configuración son idénticos a los vistos en PMS. En este caso, están la opción B.7.E-invoice.
La opción de envío manual es idéntica a la de PMS, en este caso opción C.E. El proceso de envío automático al LROE es también idéntico al explicado en PMS.
Aquí vemos un ejemplo de cómo quedaría un ticket con el QR e identificador de TicketBAI. En la factura en PDF, el QR también aparecería en la parte inferior del documento.
Debemos explicar un par de peculiaridades de esta aplicación, que afectan al TicketBAI:
- Para los tickets cobrados con cargo hotel no se generará TicketBAI, ya que el IVA se devenga en hotel. Esto también implica que, si cobramos un ticket con efectivo, por ejemplo, después no podremos cambiarle la forma de pago a cargo hotel.
- Para generar un ticket o factura con datos fiscales habrá que hacerlo de la siguiente manera:
- Cargar los platos/artículos
- Dejar el ticket como pendiente de cobro
- Pulsar en el botón rojo de lista de tickets pendientes de cobro
- Establecer los datos fiscales
- Cobrar el ticket (en este momento se genera el TicketBAI y a partir de este momento ya no se puede modificar)
BEO – Eventos
Los parámetros de configuración son idénticos a los vistos en PMS. En este caso, están la opción B.7.E-invoice.
La opción de envío manual es idéntica a la de PMS, en este caso opción C.E. El proceso de envío automático al LROE es también idéntico al explicado en PMS.
En el PDF de la factura, el QR y el identifcador TicketBAI también aparecerían en la parte inferior del documento.
Se ha añadido un maestro de países (Opción A.E), y un campo de código de país en las facturas.
Como en el caso de PMS, tampoco se podrá modificar una factura después de ser emitida ni podrá ser dividida o repartida en varias facturas.
Para el cargo hotel, lo que se hará será generar automáticamente una factura negativa y otra positiva cobrada con cargo hotel (y sin TicketBAI).
Allar
En este caso, se ha implementado el envío de facturas recibidas al LROE. No es necesario enviar desde aquí las facturas emitidas porque, como hemos visto en los apartados anteriores, son las propias aplicaciones que emiten las facturas las que lo hacen.
Para la adaptación, lo único que tendremos que hacer será sustituir, en la opción B.7.Conectividad, el check de “Bizkaia” por el de “Bizkaia – LROE” y el endpoint de Facturas recibidas por el correspondiente al del LROE (debería ser https://sarrerak.bizkaia.eus/N3B4000M/aurkezpena). La operativa es prácticamente idéntica a la que se estuviese llevando a cabo con el SII.
OpenApi
Datos de conexión que tiene que facilitar este proveedor.
HiJiffy
Datos de conexión que tiene que facilitar este proveedor.
- Token
- Incluir Niños Precheckin: para tener en cuenta o no los menores para el precheckin.
Jaippy
Datos de conexión que tiene que facilitar este proveedor.
Cambio de moneda
Configuración del proveedor de datos de cambio de moneda. Ver funcionamiento de la Multimoneda AQUÍ
Minibar / Lavandería
Indicar los códigos de los departamentos para lavandería y minibar que estén definidos en POS. Se debe tener en cuenta que los departamentos utilizados deben incluir el IVA en los precios de sus artículos. Además deben tener correctamente configurado el cargo a hotel.
TigerTMS
Datos de conexión que tiene que facilitar este proveedor.
