B.7. Configuración
PROCESOS DE OFICINA (BACKOFFICE)
B.7. Registros de Control (Setup – General).
El Panel de A BORDO
Vamos a tratar ahora uno de los temas importantes de Smart Seven Stars, según customicemos los diferentes apartados el programa se comportará de diferente manera. Realmente es el punto donde el sastre le cambia el traje «prêt a porter» por su traje «a medida«.
Class One por defecto le hemos dejado unos valores que «entendemos más usuales», pero evidentemente cada Hotel es diferente.
El acceso a esta parte de programa deberá ser siempre restringido para que ningún usuario pueda cambiar los parámetros del «piloto automático» que nos conducirá todos los días a «buen aeropuerto«.
En informática «la de antes» les solíamos llamar a estos apartados «registros de Control«, a continuación exponemos cuales son y sus valores más habituales.
Es conveniente que cuando se modifique algún valor importante de estos apartados los usuarios se salgan del programa y vuelvan a entrar para que tome correctamente todos estos valores.
Podemos acceder directamente pulsando el icono de configuración, o por la opción B.7, o por el menú hamburger
Accede al manual pulsando encima de cada opción.
General
Conectividad
StarBEO
Privilegios – Menú Principal
Privilegios – Menú Alternativo
Contadores
Parámetros Condicionales
Parámetros Opcionales
Allar
Impuesto
Por defecto
Reservas
Cierre de noche
Idiomas
Business Intelligence
Programador de tareas
Triggers
Revenue
Limpieza de clientes
Gestor de Tareas
Actualizar
B.7. Setup - General Allar
Se deben indicar las cuentas contables de ámbito generl para que, al crear algún registro que necesite cuenta contable, en primer lugar le asigne la que figura en estos apartados.
Indicar el código de la contabilidad con la que se va a encadenar el año. Todos los años, el día 1 de enero, debe actualizarse este dato.
Unidades Dimensionales.
Allar no es un programa más de gestión contable, contempla en varios generadores la posibilidad de incluir las diferentes unidades de dimensión del Hotel (Habitaciones, Durmientes, Huespedes de Sólo Alojamiento, con Desayuno, Media Pensión, Pensión completa y Todos incluido)
Ver el tratamiento de Redondeos y Propinas en este manual.
Se obtienen informes de este tipo, ejemplo, en el que podemos ver valores como el GOPPAR
B.7. Setup - General Impuesto
La presencia de esta tabla facilita la inmediata adaptación del sistema a los cambios legales sobre los impuestos sin tener que interactuar en ningún otro lado.
Veamos que existen hasta tres porcentajes, es evidente que en hoteles en España no tiene objeto, sin embargo es necesario para otros países, como es el caso de USA, Canadá, Brasil, …, al ser el primer porcentaje el que se aplica al Estado (Inter-City) y el segundo es el que se aplica a todo el territorio nacional. Incluso hay un país que necesita tres como es el caso de Republica Dominicana.
No se descarta la posibilidad de que en un futuro exista un impuesto para la Comunidad económica Europea, otro para la Comunidad autónoma correspondiente y un tercero para el Estado Español.
En literal, por ejemplo en el caso de Canarias se pondrá IGIC
Definiremos los Impuestos (IVA, IGI, IGIC, TBA, VAT, ISS, GST, tax, con su nombre, tenemos la posibilidad de habilitar hasta 3 impuestos diferentes ( caso de que se utilicen el segundo y el tercero, previamente se deben de habilitar po parte de Class One)
Lo normal es utilizar Impuesto 1. donde tenemos la posibilidad de hasta 5 tipos diferentes.
Normalmente el tipo 5 suele ponerse a cero para aquellos servicios cuyo impuesto sea cero (SUPLIDOS), y es necesaria para generar correctamente los apuntes de impuestos, al igual que su contabilización
IRPF. Existen una serie de facturas especiales en algunos hoteles por alquiler de locales, para la realización de estas facturas son necesarios estos datos:
- % de IRPF,
- la cuenta de IRPF con la que se asocia,
- la serie para estas facturas
- y un contador de numeración de las mismas
Tasa Turística, Tasa ecológica, City Tax. Puede darse la circunstancia que sea doble (Tasa de la ciudad y la Tasa del país)
- Servicio al que se asocia dicha tasa (debe estar creado en el Maestro de Servicios .A.6.),
- Modo (los que figuran),
- Importe
B.7. Setup - General Valores por defecto
(01)-(09) Valores por defecto en general. En determinadas opciones, el programa asume estos valores para mayor comodidad. Siempre se pueden editar en cada opción.
En el caso del campo (01) Tarifa afectará:
- Para calcular el Yield
- En el manager flash es la rack rate
- En nueva reserva es la tarifa por defecto.
- En la opción de F.7 lo mismo
- Esa tarifa siempre está disponible en reservas, aunque no tengan el privilegio de «Abrir» tarifas en reservas
(10) Código parking. Este servicio tiene que estar creado en A.6 Fichero de servicios. Se usa para el booking de plazas de aparcamiento y en algún Bienvenido.
(11) Código Cuna. Este servicio tiene que estar creado en A.6 Fichero de servicios (Al crear el servicio debemos marcar la casilla «Houskeeping» si queremos que nos aparezca en los listados del departamento de pisos). Debemos especificar aquí el servicio para que nos lo tenga en cuenta en cada reserva que lo contrate y aparezca en los listados correspondientes.
(12) Código de país teléfono. Prefijo telefónico del país.
(13) Asunto (Anticipo). Este literal aparecerá por defecto en los recibos emitidos por este concepto. Es editable.
(14) Asunto (Depósito). Este literal aparecerá por defecto en los recibos emitidos por este concepto. Es editable.
(15) Idioma. Importante para las estadísticas del INE. Sin este dato no puede funcionar. El código debe estar creado en el A.E. Paises/Grupos/Comunidades
(16) Código Late Check-out. Este servicio tiene que estar creado en A.6 Fichero de servicios.
(17) Código Early Check-in. Este servicio tiene que estar creado en A.6 Fichero de servicios.
(18) Días fin de semana. Elegimos los días que consideramos como fin de semana: V-S o S-D
B.7. Setup - General Reservas
- Permitir Se pueden hacer reservas sin disponibilidad
- No permitir: % max. Overbooking global Se pueden hacer reservas sin disponibilidad hasta un % sobre el máximo de ocupación de todos los tipos de habitación.
- No permitir: % max. Por tipo habitación Se pueden hacer reservas sin disponibilidad hasta un % sobre el máximo de ocupación de cada tipo de habitación.
- Canal/Segmento obligatorio
- Sólo Canal
- Sólo comisionista
- Ninguno
Customización de Reservas. Según los valores que tengamos definidos en este apartado, al cargar reservas irá pidiendo datos parándose en los campos que queramos, al igual que tomando datos por defecto si procede.
Concepto Habitación Alternativa.
En una reserva/Check-in podemos asignar un tipo de habitación (p.e. una Suite) pero que opere como si le hubiésemos asignado otro tipo (p.e. una Doble). Esto afecta sobre todo a la tarifa aplicada. En el ejemplo, si a una habitación tipo Suite le indicamos como Tipo Alt. una Doble, cobrará la tarifa de la Doble aunque el cliente haya ocupado una Suite.
B.7. Setup - General Cierre de Noche. Auditoría nocturna
El Cierre de Noche es una de las tareas que se pueden programar como «automática» en el Programador de Tareas. En el caso de que el cierre se haga manualmente antes de la hora programada, el Programador no lo volverá a hacer. Sin embargo, si el Programador de tareas ha hecho el Cierre de Noche y lo intentamos hacer de nuevo, el programa nos avisa de que ya se ha hecho un cierre.
Es importante que las personas y/o departamentos poseen la información sin necesidad de solicitarla. Para ello, Smart Seven Stars nos suministra un sistema email mediante el cual un Departamento o una serie de personas, reciben determinados informes generados en la aplicación. Definiendo los departamentos se les enviará por email dicho informe en cada cierre de noche.
También tenemos la opción de incluir datos meteorológicos en el cierre que nos amplíe la información de «cómo fue el día».
Ver más del Cierre de Noche
B.7. Setup - General Idiomas
B.7. Setup - General Business Intelligence
B.7. Setup - General Programador de Tareas
Backup: Definimos la ruta local y/o remota, host, Usuario, Puerto…
En esta pestaña podemos definir las diferentes programaciones que queramos que se realicen automáticamente, por ejemplo, realizar un backup en una determinada hora y día, que el cierre de noche se haga automático, que nos exporte los datos a contabilidad, etc.
B.7. Setup - General Triggers
Triggers: Triggers o disparadores. Sirven para realizar una determinada función.
Configurado en esta pestaña, el programa nos puede avisar, por ejemplo, que nos salte una alarma al alcanzar una determinada ocupación, un determinado precio medio, que nos avise cuando el parking llegue al 80% entre otras varias.
Es totalmente configurable por parte del usuario y se pueden configurar las que estén disponibles.
Es necesario marcar el check «Periódico» para que se envíen los emails de aviso que estén configurados.
B.7. Setup - General Revenue
Definimos los rangos y colores para cada tramo de las variables para el estudio de Revenue Management: % Ocupación, Precio Medio, RevPAR, Ingreso Medio por Habitación y Producción Total.
Estos valores son útiles para elaborar los resultados en los calendarios de la opción Alt.1.8. Mapa de calor corporativo y el la opción Alt.1.7. Forecast Ocupación / Producción, como vemos en las imágenes anteriores.
Tarifa Uso casa. Tarifa no comercial que usemos.
Tarifa Gratis. Tarifa no comercial que usemos para habitaciones gratuitas.
Ocultar Producción No reembolsable. Marcamos para que esta producción (importes NR) no aparezca en los informes correspondientes.
Id. Presupuesto de referencia.
Mostrar Factor Geopolítico. Para usarlo en el Calendario de Eventos.
Agrupar por País Previsión/Pickup. La activación de este parámetro afecta a los resultados de Forecast y Pickup. Ver más AQUÍ
B.7. Setup - Limpieza de Clientes
Ver artículo Limpieza de Datos
B.7. Setup - Gestor de tareas
Marcando este bullet se muestra el icono del «libro» en la esquina superior derecha de la pantalla. Este icono es un acceso directo al Menú Alternativo => 9. Gestión de tareas
Actualizar
Esta utilidad permite al cliente actualizar sus aplicaciones cuando lo crea necesario y en el momento que menos interfiera en la operativa del negocio.
